Phân tích công việc là một trong những công tác quản lý nhân sự, nó là nhiệm vụ, trách nhiệm của phòng Tổ chức Nhân sự. Phân tích công việc là một công tác phức tạp, liên quan tới mọi công việc, mọi người lao động và tất cả các phòng, ban trong Công ty. Nó chỉ thực hiện được và thực hiện tốt khi có sự phối hợp, cùng tham gia của các phòng, ban khác trong Công ty, nhưng vai trò chính phải thuộc về phòng Tổ chức Nhân sự. Phòng Tổ chức Nhân sự phải khẳng định được vai trò trung tâm của mình trong phân tích công việc. Phòng Tổ chức Nhân sự có nhiệm vụ:
- Xác định trình tự tiến hành phân tích công việc
Trình tự tiến hành phân tích công việc ở các đợt khác nhau sẽ khác nhau, phòng Tổ chức Nhân sự phải xác định ở mỗi đợt thì phân tích công việc có trình tự thực hiện cụ thể như thế nào.
Với lần đầu tiên Công ty thực hiện công tác phân tích công việc thì phân tích công việc nên thực hiện theo trình tự như sau:
+ Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phải phân tích.
+ Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công tích công việc và lựa chọn cán bộ tham gia phân tích công việc, gồm cán bộ phân tích công việc và
Luận văn tốt nghiệp 69
người cung cấp là những người lao động ở các phòng, ban khác.
+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin.
+ Tiến hành thu thập thông tin.
+ Xây dựng các văn bản phân tích công việc. + Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ.
Với những đợt tiếp theo Công ty thực hiện phân tích công việc thì mẫu văn bản phân tích công việc đã được xây dựng và cán bộ phân tích công việc đã được xác định, nên không cần thực hiện bước này. Và nếu các biểu mẫu thu thập thông tin đã được xây từ đợt phân tích công việc trước còn phù hợp với đợt phân tích công việc sau thì ở các đợt sau không nhất thiết phải thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin khác.
- Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phải phân tích.
- Lựa chọn cán bộ phân tích công việc: Phòng Tổ chức Nhân sự cần cử một nhân viên của phòng kiêm nhiệm công tác phân tích công việc, đó chính là cán bộ phân tích công việc. Công tác phân tích công việc của Công ty từ đó về sau sẽ do cán bộ này phụ trách. Cán bộ phân tích công việc phải thực hiện các nhiệm vụ:
+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin.
+ Tiến hành thu thập thông tin, giải thích cho người cung cấp thông tin hiểu rõ mục đích của việc thu thập thông tin, hướng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin; kiểm tra, thẩm định lại tính chính xác, đầy đủ của thông tin.
+ Viết các văn bản phân tích công việc.
+ Gửi các văn bản phân tích công việc tới người lao động, người quản lý các phòng, ban trong Công ty lấy ý kiến đóng góp. Tập hợp các ý kiến
Luận văn tốt nghiệp 70
đóng góp lại, chỉnh sửa văn bản phân tích công việc cho hợp lý. Gửi văn bản đã được phê duyệt tới các phòng, ban, người lao động.
+ Định kỳ phải kiểm tra, rà soát lại tất cả các công việc trong Công ty để kiểm tra sự phù hợp của các văn bản phân tích công việc với công việc thực tế.
Ngoài ra, ở mỗi đợt phân tích công việc phòng Tổ chức Nhân sự cần huy động những người lao động khác cùng tham gia để cung cấp thông tin và viết văn bản phân tích công việc.
- Phòng Tổ chức Nhân sự phải tập huấn, đào tạo cho cán bộ tham gia phân tích công việc.
- Tổ chức các cuộc họp, hội thảo(nếu cần) theo yêu cầu đặt ra trong quá trình thực hiện.
- Đưa văn bản phân tích công việc vào sử dụng: áp dụng những thông tin trong văn bản phân tích vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty.
Như vậy phòng Tổ chức Nhân sự lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lý, điều phối toàn bộ quá trình thực hiện phân tích công việc.