công việc của người lao động và các hoạt động quản lý nhân sự khác tại Công ty
Công tác phân tích công việc tiến hành chưa đầy đủ đã có những ảnh hưởng rất lớn mang tính chất không tích cực tới sự hiệu quả trong thực hiện công việc của người lao động và các công tác khác của quản lý nhân sự. Việc ứng dụng các thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ nhằm phục vụ cho các hoạt động quản lý nhân sự khác của Công ty hầu như chưa có.
Luận văn tốt nghiệp 58
Với sự thực hiện công việc của người lao động
Bản phân công công việc/nhiệm vụ được gửi tới các phòng, ban; các phòng, ban phổ biến văn bản này tới những người lao động của mình, nên người lao động có thể nắm được, hiểu rõ mình và những người khác làm những nhiệm vụ gì, làm như thế nào, giới hạn quyền hạn ra sao. Như vậy trong thực hiện công việc của người lao động giảm thiểu được những trường hợp chồng chéo, đùn đẩy nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc là thực hiện những việc vượt quá quyền hạn cho phép của mình.
Nhưng có phần phân công công việc/nhiệm vụ nêu ra thông tin không rõ ràng, chung chung, như phần phân công công việc cho Tổ Hành chính Điện nước nêu trên, làm cho người lao động có những sự lúng túng nhất định trong thực hiện công việc, họ thực hiện công việc theo những nhiệm vụ phát sinh hàng ngày hoặc theo sự phân công của người quản lý trực tiếp.
Hiện tại, tiền lương của Công ty được trả theo thời gian, không tính đến kết quả thực hiện công việc, Công ty có áp dụng chương trình khuyến khích tài chính: “Tiền thưởng”. Tiền thưởng được chi trả không định kỳ, áp dụng khi người lao động hoàn thành công việc một cách xuất sắc, vượt mức công việc được giao, có đề xuất, sáng kiến trong quá trình thực hiện công việc... Nhưng do bản phân công công việc/nhiệm vụ không nêu ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc, người lao động không biết kết quả thực hiện công việc của mình như thế nào được đánh giá là chưa hoàn thành, hoàn thành, hoàn thành xuất sắc công việc nên phần nào đã không động viên, khuyến khích được người lao động cố gắng, nỗ lực hết mình để thực hiện công việc tốt hơn. Nhưng nói chung đội ngũ lao động của Công ty là những người trẻ tuổi có sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, có chí cầu tiến nên họ luôn có ý thức trong thực hiện công việc của mình.
Luận văn tốt nghiệp 59
- Với tuyển dụng nhân sự
Công tác tuyển dụng nhân sự đang được thực hiện nhiều tại Công ty trong thời gian này, vì nhân sự của Công ty có nhiều biến động và Công ty đang tích cực tuyển lao động bổ sung vào vị trí còn thiếu. Năm 2008, Công ty có kế hoạch tuyển 160 lao động, chủ yếu ở các vị trí: công nhân xây dựng;công nhân trồng cỏ, chăm sóc cỏ sân golf; công nhân vận hành các loại máy trên sân golf; công nhân lắp đặt hệ thống ống nước; công nhân điện; nhân viên bảo vệ; nhân viên caddie;nhân viên lễ tân; nhân viên thu ngân... Với những vị trí tuyển dụng này, đối tượng Công ty hướng tới là lao động trình độ phổ thông tại địa bàn hai dự án ở Ninh Bình nên thông báo tuyển mộ chỉ nêu ra vị trí, số lượng cần tuyển. Ngoài ra, Công ty có thể tuyển một số lao động chuyên môn: kỹ sư xây dựng, nhân viên kinh doanh..., thông báo tuyển mộ được đăng trên báo và Website của Công ty.
Phần quảng cáo tuyển mộ nhân sự thường không mô tả cụ thể các nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc mà trình bày tóm tắt những thông tin rất cơ bản về công việc, đảm bảo ngắn gọn để thu hút người đọc và tiết kiệm chi phí quảng cáo. Sau đây là một mục quảng cáo tuyển mộ của Công ty đăng trên báo giấy:
Bảng 2.8: Thông báo tuyển mộ
Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS có lĩnh vực kinh doanh chính là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ. Hiện nay, Công ty đang đầu tư vào hai dự án tại Ninh Bình: Dự án Trung tâm liên hiệp du lịch
và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng và Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái, với tổng diện tích gần 3000ha, tổng mức đầu tư trên 3000 tỷ đồng
Công ty cần tuyển 02 kỹ sư Kinh tế Xây dựng, làm việc tại Hà Nội – Ninh Bình:
Luận văn tốt nghiệp 60
Mô tả công việc: - Lập dự toán công trình, bóc tách khối lượng, kiểm tra hồ sơ quyết toán;
- Lập và phân tích các dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư; - Tham gia lập hồ sơ thầu, quản lý nhà thầu và thi công.
Yêu cầu: Tốt nghiệp Đại học, sử dụng thành thạo các phần mền chuyên ngành xây dựng và tin học văn phòng, có một năm kinh nghiệm trở lên.
Quyền lợi: - Lương thoả thuận;
- Các chế độ chính sách BHXH, BHYT theo quy định Nhà nước; - Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và phát huy tính năng động trong công việc.
Hồ sơ gồm có: Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc ứng viên tự viết, các bằng cấp chứng chỉ, Giấy khai sinh, Bản mô tả kinh nghiệm làm việc.
Địa điểm nộp hồ sơ: Phòng Tổ chức Nhân sự, Công ty PV-INCONESS, tầng 6, toà nhà Viglacera, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội.
Liên hệ: Chị Nhung, Phòng Tổ chức Nhân sự, ĐT: (04) 553 7221
DĐ:098 4083 651
Email:nhungdp@pv-inconess.com.vn
(Nguồn: Phòng Tổ chức Nhân sự)
Ta thấy phần mô tả công việc trong thông báo tuyển mộ của Công ty nêu ra ngắn gọn những nhiệm vụ chính của công việc. Phần này chủ yếu do các phòng, ban cần tuyển người lao động tự viết nên, họ có thể chắt lọc từ những thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ của phòng, ban mình.
Do bản phân công công việc/nhiệm vụ của Công ty chưa có phần yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên khi Công ty cần tuyển dụng người lao động ở vị trí nào thì sẽ xây dựng yêu cầu tuyển mộ và tiêu thức tuyển chọn ở vị trí đó. Phần này cũng chủ yếu do phòng, ban cần tuyển người
Luận văn tốt nghiệp 61
lao động dựa vào kinh nghiệm, hiểu biết của mình về công việc cần tuyển người, trong sự kết hợp với phòng Tổ chức Nhân sự và theo xu hướng chung của thị trường tuyển dụng để xác định nên.
Quá trình tuyển chọn của Công ty gồm có:
+ Sàng lọc qua hồ sơ xin việc: dựa vào các thông tin trong hồ sơ xin việc như các loại bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc... để nhân viên tuyển dụng lựa chọn những ứng viên vào vòng phỏng vấn.
+ Phỏng vấn: tuỳ thuộc vào loại lao động. Đối với những lao động đơn giản, như nhân viên bảo vệ, tạp vụ... thường là cán bộ tuyển dụng phỏng vấn. Đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn, Công ty thường lập một hội đồng phỏng vấn gồm: đại diện của phòng Tổ chức Nhân sự, Trưởng phòng, ban cần tuyển lao động và Tổng Giám đốc (nếu là những vị trí quan trọng).
+ Thử việc, sau thời gian thử việc Công ty ra quyết định tuyển chọn chính thức.
Trong tuyển chọn dựa vào tiêu thức sàng lọc cụ thểđể đánh giá các ứng viên theo các tiêu thức đó.Việc xác định các tiêu thức tuyển chọn của Công ty không được thực hiện bài bản, hoàn toàn phát sinh theo nhu cầu tuyển dụng, dựa trên kinh nghiệm là chính có thể dẫn đến sàng lọc ứng viên không chính xác, tuyển dụng không đúng người.
- Với đánh giá thực hiện công việc
Hiện tại, công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty chưa được triển khai thực hiện do Công ty chưa xây dựng được hệ thống đánh thực hiện công việc.Phần lớn lao động trong Công ty là lao động gián tiếp, quá trình thực hiện công việc không biểu hiện hành vi cụ thể, kết quả thực hiện công việc khó định lượng; bản phân công công việc/nhiệm vụchưa đầy đủ, đặc biệt chưa nêu racác tiêu chuẩn thực hiện công việcnên rất khó để Công ty xây dựng được hệ thống đánh giá thực hiện. Vì văn bản phân tích công việc là
Luận văn tốt nghiệp 62
hướng dẫn chủ yếu để xác định nên các tiêu thức đánh giá trong hệ thống đánh giá. Hiện tại Công ty có bảng chấm công theo dõi thời gian làm việc thực tế của người lao động trong tháng, trên cơ sở đó tính lương cho người lao động.
- Với công tác thù lao lao động
Công ty đã xây dựng quy chế tiền lương, theo đó Công ty áp dụng trả lương theo thời gian cho tất cả người lao động, nhưng chưa có quy chế nâng bậc lương: chưa có tiêu chuẩn, kỳ hạn nâng lương cho người lao động.
Bảng 2.9:Bảng thanh toán lương
(Nguồn: Phòng Tổ chức nhân sự)
Trong đó:
+ Công định mức (Cdm) là số ngày trong tháng theo quy định người lao động phải làm việc (tuỳ theo từng tháng mà Công tydm khác nhau);
+ Công thực tế là số ngày thực tế trong tháng người lao động đi làm; +Công chế độ, công phép là số ngày trong tháng người lao động được nghỉ nhưng vẫn hưởng lương;
+ Giờ làm thêm là số giờ làm thêm trong tháng của người lao động;
Họ tên Chức danh Công Tiền lương thoả thuận (đ/tháng) Tiền lương thực tế (đ/tháng) Phụ cấp (đ/tháng) Thu nhập (đ) Các khoản khấu trừ (đ) Thực lĩnh (đ) Công thực tế (ngày ) Công chế độ, công phép (ngày) Giờ làm thêm (giờ) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) Nhân viên hành chính 22,0 1,0 11,0 1.400.000 1.525.543 100.000 1.625.543 97.533 1.528.010
Luận văn tốt nghiệp 63
+ Tiền lương thoả thuận là số tiền Công ty thoả thuận trả cho người lao động ở từng vị trí công việc trong một tháng (nếu người lao động đi làm đầy đủ số ngày công theo quy định);
+ Phụ cấp gồm có phụ cấp địên thoại, công trường, xăng xe, ca ba, phụ cấp khác...; các khoản khấu trừ: tiền ăn tối, thuế thu nhập cao (nếu có), 5% BHXH, 1% BHYT, khấu trừ khác. (3) + (4)(5) Tiền lương thực tế: (7) = (6)× ────── + (6) × 1,5 × ────── Cdm8 × Cdm Thu nhập: (9) = (7) +(8) (đ/tháng) Thực lĩnh: (11) = (9) – (10) (đồng) Ví dụ: một nhân viên hành chính có: (3) = 22,0 ngày (6) = 1400000đ/tháng (4) = 1,0 ngày (8) = 100000đ/tháng
(5) = 11,0 giờ Cdm trong tháng là 23 ngày
thì tiền lương thực tế là: 22,0 + 1,0 11,0 (7) = 1400000 × ─────── + 1400000 × 1,5 × ───── = 1525543 đ/tháng 23 8×23 Thu nhập là: (9) = 1525543 + 100000 = 1625543 đ/tháng Khấu trừ BHXH, BHYT: (10) = 5% × (9) + 1% × (9) = 6% × (9) = 6% × 1625543 = 97533 đồng Thực lĩnh: (11) = 1625543 – 97533 = 1528010 đồng
Hệ thống tiền lương của Công ty chưa được xây dựng cẩn thẩn. Mức lương thoả thuận Công ty đặt ra mang tính chất cảm tính, chủ quan. Do văn bản phân tích công việc chưa đầy đủ nên Công ty không thể đánh giá được giá trị các công việc một cách có hệ thống. Mức lương thoả thuận được đặt ra
Luận văn tốt nghiệp 64
dựa trên những đánh giámang tính chất “cảm nhận” và chủ quan về độ phức tạp của những nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc; dựa vào khả năng chi trả, khả năng tài chính của Công ty; kết hợp với tham khảo mức lương trung bình trên thị trường và của các đối thủ cạnh tranh, công ty cùng lĩnh vực kinh doanh.Các bản phân công công việc/nhiệm vụ không được Công ty đưa ra phân tích và so sánh với nhau.
Về hình thức trả công, Công ty thực hiệntrả lương theo thời gian cho cả lao động gián tiếp và lao động trực tiếp là chưa hợp lý.
Với lao động gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn... cần phải nhận được tiền lương cố định theo một đơn vị thời gian, không phải là tiền công tuỳ thuộc vào thời gian làm việc thực tế của họ.
Với lao động trực tiếp, hình thức trả công theo thời gian và cách tính (phương thức tính) tiền công như trên là chấp nhận được. Do các công việc của những công nhân trực tiếp tại Công ty khó định mức cụ thể: công nhân sửa chữa máy móc trên công trường, công nhân phục vụ công nhân chính....
- Với đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Năm 2007, do đang trong quá trình kiện toàn, ổn định nhân sự nên Công ty ít quan tâm tới hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực.Năm 2008, Công ty xác định sẽ tập trung hơn cho công tác này, đặc biệt là đào tạo những người lao động để phục vụ cho hai dự án của Công ty tại Ninh Bình. Dự tính chi phí cho hoạt động đào tạo của năm 2008 là 250 triệu đồng, chủ yếu dành để đào tạo nghề, nâng cao tác phong làm việc cho lực lượnglao động trình độ phổ thông tại Ninh Bình. Với lao động quản lý, chuyên môn thì đào tạo nhằm nâng cao khả năng quản lý dự án sân golf, quản lý du lịch... Tuy nhiên Công ty vẫn chưa xây dựng được kế hoạch đào tạo cụ thể nào, đặc biệt với lao động quản lý. Hệ thống văn bản phân tích công việc chưa hoàn chỉnh nên việc xác
Luận văn tốt nghiệp 65
định nhu cầu đào tạo: cần đào tạo người lao động ở vị trí công việc gì, số lượng là bao nhiêu, kiến thức, kỹ năng cần đào tạo…còn gặp khó khăn.
2.2.4. Quan điểm của Ban lãnh đạo và vai trò, năng lực của phòng Tổ chức Nhân sự trong công tác phân tích công việc
Quan điểm, sự nhận thức của Ban lãnh đạo Công ty về công tác phân tích công việc có ảnh hưởng lớn đến công tác này.
Ban lãnh đạo Công ty đã có chỉ đạo, đề nghị, yêu cầu phòng Tổ chức Nhân sự và các phòng, ban khác trong Công ty phối hợp thực hiện công tác phân tích công việc. Ban lãnh đạo đã xác định phân tích công việc là công tác cần phải thực hiện để phân công việc, nhiệm vụ rõ ranggiúp mỗi người lao động trong Công ty nẵm rõ được mình phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, có quyền hạn nào trong công việc.
Ban lãnh đạo đã nhận thấy được một phần tầm quan trọng của phân tích công việc nhưng chưa hiểu sâu sắc và hiểu hết các tác dụng của phân tích công việc đối với hoạt động quản lý nhân sự của Công ty. Vì vậy cho đến nay Công ty chưa quan tâm, đầu tư đúng mức cho công tác này. Điều này được thể hiện ở quy trình thực hiện phân tích công việc không bài bản, chính quy; hệ thống văn bản phân tích công việc chưa hoàn chỉnh. Phòng tổ chức nhân sự không có nhân viên chuyên trách mảng phân tích công việc, trong khi kiến thức, kỹ năng làm việc thực tế về phân tích công việc của họ còn hạn chế nhưng Công ty cũng không có sự đào tạo, bồi dưỡng cho họ.
Phòng Tổ chức Nhân sự đóng vai trò phụ, mờ nhạt trong công tác phân tích công việc. Hầu hếtcác hoạt động của quá trình phân tích công việc tại Công ty đều do các phòng, ban khác tự thực hiện. Phòng Tổ chức Nhân sự không có sự hướng dẫn cụ thể, không phối hợp thực hiện, quản lý, giám sát quá trình các phòng, ban khác thực hiện phân tích công việc. Trước khi thực hiện phân tích công việc, phòng Tổ chức Nhân sự chỉ hướng dẫn qua cho các
Luận văn tốt nghiệp 66
Trưởng phòng, ban khác là văn bản phân tích công việc phải nêu ra các thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người lao động. Nhiệm vụ của phòng Tổ chức Nhân sự là tập hợp các bản phân công công việc/nhiệm vụ và trình Tổng Giám đốc duyệt, sau đó gửi tới những phòng, ban liên quan và lưu lại tại phòng mình. Như vậy, Phòng Tổ chức Nhân sự đã không thể hiện được vai trò chính của mình.
Tóm lại, công tác phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS chưa được thực hiện hoàn thiện:
- Cách thức tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc chưa tốt, chưa hợp lý;
- Các văn bản liên quan đến công việc của Công ty chưa thực sự là văn bản phân tích công việc;
- Việc ứng dụng văn bản liên quan đến công việc vào các công tác khác của quản lý nhân sự còn rất hạn chế;
- Công ty chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của phân tích công việc, phòng Tổ chức Nhân sựkhông giữ vai trò chủ đạo trong công tác phân