Hiện nay Công ty đã xây dựng được hệ thống bản phân công công việc/nhiệm vụ cho Trưởng, Phó phòng, ban các tổtrong các phòng, ban. Bản phân công công việc/nhiệm vụ đã được hầu hết các phòng, ban trong Công ty
Luận văn tốt nghiệp 50
xây dựng, như: Văn phòng tổng hợp, Tài chính kế toán, Tổ chức Nhân sự, Quản lý xây dựng, Vật tư kỹ thuật, Kế hoạch đầu tư vàBan Giải phóng mặt bằng. Ban Chỉ huy công trường chưa có nhân sự đảm nhiệm; phòng Bảo vệ, phòng Kinh doanh đang tiếp tục bổ sung lao động, còn nhiều biến động trong công việc cũng như nhân sự nên ba phòng, ban này chưa xây dựng được bản phân công công việc/nhiệm vụ cụ thể cho mình.
Nói chung, bản phân công công việc/nhiệm vụ của Công ty là nêu ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mà người lao động phải thực hiện. Sau đây em xin trình bày phần phân công công việc cho tổ IT (Information Technology) và tổ Hành chính Điện nước thuộc văn bản phân công công việc của Văn phòng Tổng hợp và phần phân công nhiệm vụ cho chức danh công việc Trưởng phòng Quản lý Xây dựng thuộc văn bản phân công nhiệm vụ của phòng Quản lý xây dựng:
Luận văn tốt nghiệp 51
CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG TỔNG HỢP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2007
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Kính gửi: Ông Tổng Giám đốc
Căn cứ Công văn số: 151/CV-TCNS ngày 26/11/2007 về việc Kiện toàn bộ máy các phòng chức năng;
Căn cứ Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tổng hợp.
Trên cơ sở đó Văn phòng Tổng hợp kiện toàn, ổn định bộ máy và phân công ra các tổ sau:
...
9. Tổ IT: Tôn Thiện Sơn, Nguyễn Đức Thọ
- Quản lý, lưu trữ thông tin của Công ty trên máy chủ: thiết lập hệ thống quản lý thông tin nội bộ trên máy, chia tài liệu thông tin thành folder riêng để quản lý, khi các phòng, ban yêu cầu sao chép tài liệu phải trình bày nội dung, mục đích sử dụng, tuỳ tính chất, mức độ quan trọng của tài liệu và nhu cầu phục vụ công việc để cung cấp; các tài liệu quan trọng, mật và tuyệt mật thì không được sao chụp trừ khi có chỉ thị trực tiếp của Tổng Giám đốc;
- Dữ liệu thông tin của Công ty là bí mật Doanh nghiệp, do đó phụ trách IT phải nhận thấy được tầm quan trọng trong việc bảo mật, gìn giữ hệ thống dữ liệu thông tin và phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Công ty, trước pháp luật về việc quản lý, lưu trữ dữ liệu thông tin của Công ty; phải cài đặt mã bảo vệ cho hệ thống dữ liệu tránh bị mất hoặc bị xâm nhập, sao chép khi có sự cố; phối hợp với các phòng, ban để lưu trữ văn bản, tài liệu liên quan đến kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh trên máy chủ của Công ty;
Luận văn tốt nghiệp 52
trang Web: phải thường xuyên cập nhật thông tin kinh tế, xã hội, thị trường để tạo sự phong phú, sinh động cho trang Web, thường xuyên làm mới trang Web bằng thông tin nóng, mới, thu hút số lượng người cập nhật, phải biến trang Web thành một cơ quan ngôn luận, quảng bá thương hiệu của Công ty;
- Chịu trách nhiệm về kỹ thuật liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị máy văn phòng: máy tính, máy in, máy Fax, máy chiếu, máy photo, máy điện thoại...: khi mua sắm trang thiết bị máy văn phòng phải chịu trách nhiệm kiểm tra, so sánh mức giá của các nhà cung cấp để có sự lựa chọn hợp lý; kiểm tra chất lượng của trang thiết bị trước khi mua, khi nhà cung ứng bàn giao sản phẩm; khi mua sắm trang thiết bị tài sản văn phòng theo đề xuất của phòng, ban hoặc theo sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc phải có tờ trình cụ thể, chỉ được mua khi có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc bằng văn bản (trừ trường hợp khẩn cấp hoặc cần thiết, có thể thực hiện theo mệnh lệnh miệng nhưng sau đó phải có tờ trình bằng văn bản); sau khi nhận bàn giao hàng hoá thì IT có trách nhiệm nhập hàng hoá vào danh mục tài sản của Công ty, lên chế độ bảo hành bảo dưỡng định kỳ;
- Sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị máy văn phòng: Lập sổ theo dõi trang thiết bị máy văn phòng để xây dựng định mức bảo trì, bảo dưỡng kịp thời giảm độ khấu hao của máy; khi máy có hiện tượng hỏng hóc phải yêu cầu các phòng, ban hoặc cá nhân mô tả chi tiết để sửa chữa, nếu không tự khắc phục được phải gọi người sửa chữa nhưng phải biết được nguyên nhân hỏng hóc của máy hoặc bộ phận cần thay hoặc cần sửa để đảm bảo về giá thành và chất lượng sửa chữa;
- Cài đặt hệ thông thông tin mạng, đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thường xuyên, liên tục; hệ thống điện thoại tổng đài, kết nối thông tin nội bộ phải đảm bảo không bị gián đoạn, luôn duy trì sự phối hợp thông tin liên lạc giữa các phòng, ban trong Công ty, giữa Công ty với các đối tác;
Luận văn tốt nghiệp 53
- Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, giữ gìn trang thiết bị máy văn phòng: chịu trách nhiệm hướng dẫn người lao động các phòng, ban sử dụng trang thiết bị máy văn phòng, hướng dẫn cách sử dụng cụ thể, chi tiết (quy trình vận hành, sử dụng, bảo dưỡng) theo chất lượng, cấu tạo kỹ thuật của từng loại thiết bị; có quyền nhắc nhở người lao động của Công ty về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng;
- Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao.
...
13. Tổ Hành chính Điện nước: Đinh Văn Điều, Nguyễn Văn Thắng
- Phụ trách hệ thống điện, nước cho hệ thống văn phòng và nhà nghỉ của Công ty;
- Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước;
- Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao.
...
Nơi nhận: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS
- Như trên; T/L TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY
- BLĐ Cty (B/c); CHÁNH VĂN PHÒNG
- Lưu VP, TCNS.
LÊ THUỲ LINH
Phần phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Quản lý Xây dựng:
CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng Quản lý Xây dựng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2007
PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
Kính gửi: TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Luận văn tốt nghiệp 54
Tổ chức Nhân sự về việc Kiện toàn bộ máy các phòng, ban chức năng; Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Quản lý Xây dựng; Phòng Quản lý Xây dựng phân công ra như sau:
1.Trưởng phòng Quản lý Xây dựng
Trách nhiệm:
- Có trách nhiệm quản lý và giao nhiệm vụ, điều động nhân sự hoàn thành công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng tại Công ty cũng như tại hiện trường dự án.
- Chỉ đạo nhân viên trong phòng thực hiện các công tác nghiệp vụ về giám sát, nghiệm thu, hoàn công trong lĩnh vực của phòng.
- Được Tổng Giám đốc uỷ quyền quan hệ với các cơ quan chức năng hữu quan trong phạm vi công việc.
- Chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện và chất lượng công việc của phòng trước Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối chuyên môn.
- Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc giao.
Quyền hạn:
- Đề nghị Văn phòng đại diện, yêu cầu các bộ phận chuyên môn cung cấp hồ sơ, tài liệu cho phòng để phục vụ công tác nghiệp vụ.
- Tham mưu cho Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc những vấn đề liên quan đến lĩnh vực của phòng.
...
Nơi nhận:
- Như Kính gửi; CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS
- BLĐ Cty (B/c); T/L. TỔNG GIÁM ĐỐC
- Lưu VP, TCNS. TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ XÂY DỰNG
Luận văn tốt nghiệp 55
Như vậy:
- Hệ thống văn bản phân tích công việc của Công ty chưa được xây dựng đầy đủ. Không phải tất cả mọi phòng, ban đều đã viết bản phân công công việc/nhiệm vụ cho phòng, ban mình.
- Các phòng, ban cũng chưa xây dựng đủ ba văn bản phân tích công việc, còn thiếu hai văn bản rất quan trọng là bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản phân công công việc/nhiệm vụ xác định chức danh công việc, tên tổ; chủ yếu nêu ra tại mỗi chức danh công việc, tổ có những nhiệm vụ, trách nhiệm, miêu tả thực hiện như thế nào và có đề cập tới quyền hạn của người lao động. Nhưng còn thiếu nhiều thông tin khác, như: các mối quan hệ trong thực hiện công việc, các phương tiện, máy móc sử dụng khi làm việc, điều kiện làm việc...
- Các nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao động được nêu ra đã có sự sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng. Tuy nhiên, sự phân loại thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin vẫn không tránh khỏi những chỗ lộn xộn, thiếu hợp lý vì không phân biệt rõ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm với quyền hạn của người lao động.
Ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ bảy trong phần phân công công
việc cho Tổ IT gồm có:
+ Nhiệm vụ, trách nhiệm: “Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng.”
+ Quyền hạn: “có quyền nhắc nhở người lao động về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng.”
Hoặc ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm trong phân công nhiệm vụ cho
Trưởng phòng Quản lý Xây dựng lại có phần quyền hạn:
“Được Tổng Giám đốc uỷ quyền quan hệ với các cơ quan chức năng hữu quan trong phạm vi công việc”
Luận văn tốt nghiệp 56
Trong khi phần quyền hạn của Trưởng phòng Quản lý Xây dựng lại có phần nhiệm vụ, trách nhiệm:
“Tham mưu cho Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc những vấn đề liên quan đến các lĩnh vực của phòng.”
Bên cạnh đó, ta cũng thấy có phần phân công công việc/nhiệm vụ đã đề cập tới tiêu chuẩn thực hiện công việc nhưng chưa được viết tách bạch, nhiều thông tin trong phần miêu tả về nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao độngthuộc về tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ ba trong phân công công việc
cho Tổ IT có nêu:
“Quản lý trang Web Công ty, cập nhật thông tin thường xuyên cho trang Web.”
Còn tiếp theo là: “Trang Web phải phong phú, sinh động, thu hút người cập nhật”, nhưng đây lại là tiêu chuẩn thực hiện công việc, chứ không phải là nhiệm vụ, trách nhiệm.
Hoặc ví dụ, trong phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ sáu có nêu: “cài đặt
hệ thống thông tin mạng nội bộ.”
Còn tiếp theo là: “Đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thường xuyên liên tục, hệ thống điện thoại tổng đài, kết nối thông tin nội bộ phải đảm bảo không gián đoạn”, nhưng đây cũng là tiêu chuẩn thực hiện công việc, chứ không phải là nhiệm vụ, trách nhiệm.
- Có những phần phân công công việc/nhiệm vụ thông tin nêu ra quá sơ sài, chung chung, không nêu cụ thể người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể gì, như phần phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Quản lý Xây dựng, đặc biệt là phần phân công công việc cho Tổ Hành chính Điện nước. Ngược lại, có những phần phân công công việc/nhiệm vụ được viết quá tỉ mỉ. Tất nhiên việc miêu tả chi tiết mỗi nhiệm vụ, trách nhiệm
Luận văn tốt nghiệp 57
cần được thực hiện như thế nào là một việc rất tốt nhưng Công ty đã sử dụng ngôn từ có phần rắc rối, phức tạp, dẫn đến sự miêu tả dài dòng không cần thiết, không đảm bảo sự ngắn gọn, súc tích và cô đọng của văn bản phân công công việc/nhiệm vụ, như phần phân công công việc cho Tổ IT.
- Về mặt hình thức, Công ty không có mẫu văn bản phân tích công việc thống nhất cho các phòng, ban, dẫn đến cách thức trình bày văn bản phân tích công việc của các phòng, ban có phần khác nhau.
Ví dụ: Văn phòng Tổng hợp đặt tên cho văn bản của mình là: “Phân công công việc”; trong khi phòng Quản lý Xây dựng lại đặt tên là: “Phân công nhiệm vụ”.
Phần phân công công việc/nhiệm vụ của các chức danh công việc, các tổ trong một phòng, ban được trình bày chung trong một văn bản, khi gửi cho người lao động, chỉ cần gửi một bản là người lao động có thể nắm được mình và những người khác trong phòng, ban cần thực hiện những gì. Nhưng bản phân công công việc/nhiệm vụ chỉ nêu ra nhiệm vụ, trách nhiệm, nếu có đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc thì việc trình bày chung như trên làm cho văn bản trở nên quá dài, phức tạp, khiến người đọc khó theo dõi.
Nói chung, văn bản phân tích công việc của Công ty chưa đầy đủ, hợp lý về mặt nội dung cũng như hình thức.