II. ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ 1 MỤC ĐÍCH
6.HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC
Mục đích cuối cùng của việc đánh giá là góp phần nhằm liên tục hoàn thiện hệ thống chất lượng bằng cách áp dụng những hành động khắc phục đối với những vấn đề đã được xác định. Hành động được thực hiện bởi bên đánh giá, nhằm sửa chữa các điểm không phù hợp. Hành động này phải mang tính phòng ngừa, nhằm tránh việc lặp lại sự không phù hợp tương tự và coi đây là một phần của quá trình cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng.
Quá trình thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa bao gồm các bước: - Điều tra nguyên nhân gốc gây sự không phù hợp.
- Thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa nhằm hạn chế hoặc loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp.
- Thực hiện việc kiểm soát nhằm đảm bảo rằng hành động khắc phục và phòng ngừa được thực hiện một cách hiệu quả.
- Ghi lại việc thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa và xem xét lại các tài liệu bị ảnh hưởng bởi việc thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa.
Thông báo tóm tắt hành động khắc phục phòng ngừa đến các nhân viên liên quan, và đào tạo họ có thể thực hiện việc thay đổi (nếu có).
Sau khi bên được đánh giá đã thực hiện các hành động khắc phục phòng ngừa và thẩm tra lại sự hoàn chỉnh phải báo cho chuyên gia đánh giá. Chuyên gia đánh giá sẽ thẩm định lại hành động khắc phục bằng cách xem xét các điểm không phù hợp lần trước, xác nhận khi chúng hoàn tất hoặc thay thế bằng các điểm không phù hợp mới. Cụ thể gồm các việc:
- Kiểm tra xác nhận việc hoàn thành theo thời gian dự kiến và tính hiệu quả của hành động khắc phục và phòng ngừa.
- Bên được đánh giá chứng kiến việc kiểm tra xác nhận lại. - Ghi lại kết quả kiểm tra xác nhận.
- Tổng hợp các điểm không phù hợp để thảo luận trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
KẾT LUẬN
Từ năm 1996 Việt Nam đã bắt đầu áp dụng ISO 9000 vào các doanh nghiệp và đến nay đã có hơn 500 doanh nghiệp được đánh giá và nhận chứng chỉ. Tuy nhiên, đối với dịch vụ hành chính vấn đề áp dụng ISO 9000 còn rất mới mẻ. Số đơn vị được cấp chứng chỉ còn rất ít (chưa đến 10 đơn vị). Vì thế cho đến nay chưa có tài liệu hướng dẫn thống nhất cho đào tạo và tư vấn trong lĩnh vực này. Chúng tôi hy vọng tài liệu “ISO 9000 trong dịch vụ hành chính” sẽ hỗ trợ một cách kịp thời và hiệu quả cho các chương trình đào tạo
và là tài liệu tham khảo cho những cơ quan và các bạn đọc quan tâm.
Các tác giả đã được Trường Cán bộ Thành phố khuyến khích động viên biên soạn tài liệu này nhằm giúp trường thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức đào tạo và hướng dẫn áp dụng bộ tiêu chuẩn nói trên cho các cơ quan hành chính trong Thành phố. Trường có thuận lợi là được Ban cải cách hành chính Thành phố hỗ trợ tích cực cũng như có sự phối hợp chặt chẽ của Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng 3. Trong điều kiện đó, Trường hy vọng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Việc biên soạn tài liệu “ISO 9000 trong dịch vụ hành chính” là bước khởi đầu có tính quyết định cho sự thành công
PHỤ LỤC 1: