7. TẠO DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH
7.5.2.Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình tạo ra và cung cấp dịch vụ hành chính
- Có sẵn những thông tin mô tả những đặc tính của dịch vụ hành chính. - có sẵn những thủ tục, hướng dẫn công việc ở những nơi cần thiết. - Sử dụng những thiết bị và phương tiện kỹ thuật thích hợp.
- Thực hiện việc theo dõi, kiểm tra, đánh giá.
- Thực hiện đầy đủ việc chuyển giao dịch vụ hành chính cho khách hàng. Ở đây các quá trình ngụ ý đến hoạt động cung cấp dịch vụ và hoạt động sau khi dịch vụ đã được cung cấp cho khách hàng. Các quá trình này phải được phê duyệt trước khi công bố thực hiện. Phải chú ý bố trí cán bộ có trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm thực hiện những quá trình phức tạp đòi hỏi hàm lượng trí tuệ cao.
7.5.2. Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình tạo ra và cung cấpdịch vụ hành chính dịch vụ hành chính
Tổ chức phải lập kế hoạch, tiến hành sản xuất và cung cấp dịch vụ trong điều kiện được kiểm soát. Khi có thể, các điều kiện được kiểm soát phải bao gồm:
a. sự sẵn có các thông tin mô tả các đặc tính của sản phẩm, b. sự sẵn có các hướng dẫn công việc khi cần,
c. việc sử dụng các thiết bị thích hợp,
d. sự sẵn có và việc sử dụng các phương tiện theo dõi và đo lường, e. thực hiện việc đo lường và theo dõi, và
f. thực hiện các hoạt động thông qua, giao hàng và các hoạt động sau giao hàng.
Một số quá trình có đặc điểm là các đặc trưng chất lượng quan trọng của dịch vụ không thể được kiểm tra xác nhận một cách đầy đủ ngay sau khi kết thúc quá trình. Nếu có sai sót thì chỉ nhận biết được khi đã đưa dịch vụ vào sử dụng. Ví dụ: độ chính xác trong văn bản pháp quy. Trong trường hợp này tiêu chuẩn yêu cầu phải theo dõi và kiểm soát liên tục trong suốt quá trình để đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu quy định. Cũng chính vì không thể kiểm tra xác nhận một cách đầy đủ ngay sau khi kết thúc quá trình nên việc kiểm soát cần gắn với các yếu tố trong quá trình. Cụ thể là: