III. HƯỚNG DẪN CÁCH XÂY DỰNG CÁC VĂN BẢN TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:
2.Hướng dẫn cách trình bày và cách đánh số tài liệu
Có rất nhiều cách trình bày và đánh số hiệu cho tài liệu, cách nào cũng nhằm mục đích chuẩn hóa hệ thống văn bản. Sau đây là một số cách hay sử dụng.
- Cách trình bày và đánh số hiệu thứ nhất: + Tên tổ chức.
+ Số hiệu: Sử dụng ký hiệu viết tắt theo thứ tự: Ký hiệu của tài liệu – Ký hiệu của phòng ban xây dựng tài liệu – Ký hiệu viết tắt của tài liệu/ Lần soát xét.
Ví dụ:
Sổ tay chất lượng có ký hiệu như sau:
Số hiệu: ST-BGĐ-STCL/00. Có nghĩa là : ký hiệu viết tắt của sổ tay chất lượng do ban giám đốc xây dựng và chưa soát xét lần nào.
Thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa có ký hiệu như sau:
Số hiệu: TT-PTH-KPPN/01. Có nghĩa là ký hiệu viết tắt của thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa do phòng tổng hợp xây dựng đã soát xét lần thứ nhất.
+ Ngày hiệu lực (Ngày bắt đầu có hiệu lưc) + Trang /Tổng số trang.
+ Người soạn thảo. + Người phê duyệt. + Mẫu trình bày như sau:
- Cách trình bày và đánh số hiệu thứ hai:
Các ký hiệu tương tự như trên nhưng đưa các thông tin được chuẩn hóa lên đầu trang. Mẫu trình bày như sau:
UBND Huyện X SỔ TAY CHẤT LƯỢNG ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Số hiệu: ST-BGĐ-STCL/00 Ngày hiệu lực:1/7/2002 Trang 1/3
Riêng phần phụ lục bổ sung thêm “phụ lục số” trước số hiệu. Ví dụ: Phụ lục 1: Số hiệu: TT-PTH-KPPN/00
Phụ lục 2: Số hiệu: TT-PTH-KPPN/00