7. TẠO DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH
7.3.1. Lập kế hoạch thiết kế và phát triển công việc dịch vụ hành chính.
Có nhiều tổ chức hành chính làm theo nhiệm vụ được phân công nhưng cũng có một số tổ chức thỉnh thoảng đưa ra những dịch vụ mới. Thiết kế có sai sót có thể là nguyên nhân chính gây nên các vấn đề về chất lượng nên cần phải được kiểm soát thỏa đáng. Vì vậy nếu tổ chức nào có thực hiện việc thiết kế và phát triển, tiêu chuẩn yêu cầu phải lập kế hoạch thiết kế và phát triển dịch vụ hành chính, đảm bảo kiểm soát được quá trình thiết kế và phát triển. Phải xem
Tổ chức phải xác định và sắp xếp có hiệu quả việc trao đổi thông tin với khách hàng có liên quan tới
a. thông tin về sản phẩm
b. xử lý các yêu cầu, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, kể cả các sửa đổi, và c. phản hồi của khách hàng, kể cả các khiếu nại.
Tổ chức phải lập kế hoạch và kiểm soát việc thiết kế và phát triển sản phẩm. Trong quá trình hoạch định thiết kế và phát triển, tổ chức phải xác định: a. các giai đoạn của thiết kế và phát triển,
b. việc xem xét, kiểm tra xác nhận giá trị sử dụng thích hợp cho mỗi giai đoạn thiết kế và phát triển, và
c. trách nhiệm và quyền hạn đối với các hoạt động thiết kế và phát triển. Tổ chức phải quản lý sự tương giao giữa các nhóm khác nhau tham dự vào việc thiết kế và phát triển nhằm đảm bảo sự trao đổi thông tin có hiệu quả và phân công trách nhiệm rõ ràng.
Kết quả hoạch định phải được cập nhật một cách thích hợp trong quá trình thiết kế và phát triển.
xét chu trình của công việc dịch vụ hành chính, sự an toàn, độ tin cậy, tính bền vững, sự rủi ro…để lường trước và đảm bảo yêu cầu thỏa mãn khách hàng.
Kế hoạch thiết kế và phát triển của tổ chức phải xác định rõ:
- Các giai đoạn của thiết kế và phát triển, bắt đầu từ đánh giá, nhu cầu khách hàng cho đến cung cấp dịch vụ.
- Việc thẩm xét, kiểm tra, phê duyệt đối với mỗi giai đoạn thiết kế và phát triển.
- Phân công trách nhiệm đối với các chủ nhiệm đề tài thiết kế (nếu thiết kế phức tạp) và các nhiệm vụ cụ thể cho những người có năng lực. Đối với những thiết kế có liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều bộ phận cần xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho các đơn vị và cá nhân liên quan giữa các bộ phận khác nhau trong việc thiết kế và phát triển.
- Kết quả thiết kế phải được lập thành văn bản và thường xuyên cập nhật thông tin.