Sau khi tham gia khóa đào tạo, chất lượng công việc của cán bộ được đào tạo đã: Cải tiến rõ rệt Có cải tiến Không cải tiến
Ngày tháng năm
Trong hệ thống chất lượng cua tổ chức có nhiều thủ tục. Do vậy tất cả các thủ tục nên trình bày theo một dạng thống nhất để dễ cho người sử dụng. Ngôn ngữ sử dụng nên ngắn gọn, đơn giản, tránh viết tắt trừ những từ quá thông dụng.
Mỗi thủ tục không nên dài quá 3 trang. Vì thế trong một thủ tục nếu chứa một thủ tục khác thì nên tách ra và ghi tham chiếu thủ tục số… Tuy nhiên cách viết này mặc dù cho thấy tổng quát các hoạt động của một tổ chức nhưng lại phải thêm một thủ tục nữa. Trong thực tế, thông thường chỉ cần viết các thủ tục nhỏ.
3. Hướng dẫn cách viết các hướng dẫn công việc
Trong khi các thủ tục quy định trách nhiệm, nội dung của hoạt động được tiến hành thì các hướng dẫn công việc đơn giản chỉ là mô tả cách thức thực hiện, chỉ dẫn cụ thể từng bước công việc hoặc nhiệm vụ đối với từng người. Như vậy, các công việc chi tiết có thể được tách khỏi thủ tục và trình bày trong một hướng dẫn công việc nếu thấy cần thiết. Thực chất hướng dẫn công việc là phương tiện nhằm tạo ra sự hiểu biết rõ ràng về các nhiệm vụ sẽ được triển khai cũng như để đảm bảo sự liên tục trong quá trình làm việc cho dù có thể có những thay đổi về nhân sự.
Để cho hệ thống chất lượng đỡ có quá nhiều văn bản cần suy nghĩ cẩn thận xem có cần các hướng dẫn công việc hay không. Trong trường hợp mọi nhân viên đã có đủ trình độ làm việc thông qua các tài liệu cần thiết, chẳng hạn như họ có thể thực hiện qua các bảng phân công công việc, các biểu mẫu, các quy định của tổ chức thì không cần đến các hướng dẫn công việc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp tổ chức muốn kiểm soát chặt chẽ một vài công việc nào đó để giảm mức tối đa rủi ro có thể xảy ra thì nên viết hướng dẫn công việc cho những việc này.
Ví dụ: Văn phòng tỉnh X viết hướng dẫn xử lý công văn đi như sau:
Tỉnh X Văn phòng
HƯỚNG DẪN XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐIBƯỚC TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN BƯỚC TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN
1. Kiểm tra thể thức công văn đi.
- Trình bày văn bản đúng và đầy đủ theo quy định. - Thẩm quyền ký ban hành văn bản.
2. Đăng ký công văn đi.
- Ghi số ký hiệu, ngày tháng lên văn bản; nhập vào máy vi tính những thông tin cần thiết theo mẫu.
- Đóng các loại dấu cần thiết theo đúng quy định. 3. Tổ chức bao gói và
gửi công văn đi.
- Công văn đi phải được chuyển ngay khi đã thực hiện đủ các thủ tục trên.
- Công văn có nội dung quan trọng phải gửi kèm phiếu gửi để kiểm tra.
- Ghi đúng và đủ số ký hiệu các công văn có trong phong bì; đóng dấu “khẩn” “mật” (nếu có) ngoài bì ở phần nơi gửi. (đối với công văn mật thì đóng dấu chỉ mức độ mật ở bì trong, bì ngoài trình bày như công văn bình thường).
- Đối với công văn ban hành trong nội bộ cơ quan khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ chuyển giao công văn nội bộ và yêu cầu ký nhận vào sổ.
- Khi gửi công văn qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận và đóng dấu vào cột ký nhận của sổ chuyển giao.
4. Sắp xếp và quản lý các văn bản lưu công văn đi.
- Lưu 1 bản tại văn thư và một bản chuyển chuyên viên trực tiếp theo dõi lưu.
- Sắp xếp các bản lưu theo một hệ thống được quy định. - Bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ.
- Văn bản lưu được sử dụng phục vụ cho việc nghiên cứu theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo phòng hành chính-tổng hợp (phải vào sổ theo dõi việc phục vụ này)
Người soạn thảo Người phê duyệt
Số hiệu:……….Trang 2/2 Ngày …../……/