Trước khi các văn bản trong hệ thống chất lượng được chấp thuận và ban hành cần xem xét lại xem còn có gì cần phải sửa chữa, bổ sung nữa hay không. Khi xem xét có thể tham khảo các bước sau:
Bước 1: Xem xét nội dung. Có thể dựa vào các câu hỏi:
- Đã trình bày đủ những dữ liệu cần thiết chưa? - Những dữ liệu đã trình bày có cần không?
- Có phải tất cả các hướng dẫn nêu ra đều mang tính bắt buộc không?
Bước 2: Xem xét cách trình bày. Có thể dựa vào các câu hỏi:
- Ấn tượng khi nhìn vào như thế nào?
- Người đọc có thể nhanh chóng và dễ dàng hiểu nội dung tài liệu không? - Văn bản có dễ đọc không?
- Hệ thống ký hiệu có thống nhất và rõ ràng không? - Các tiêu đề chính và phụ đã hợp lý chưa?
Bước 3: Xem xét các lưu đồ và biểu mẫu. Có thể dựa vào các câu hỏi:
- Trình tự có rõ ràng không?
- Các ký hiệu có thống nhất không? - Đã có đủ biểu mẫu chưa?
- Biểu mẫu có còn thiếu nội dung nào cần phản ánh không?
Bước 4: Xem xét văn phong và mức độ dễ hiểu. Có thể dựa vào các câu hỏi:
- Câu viết có quá dài và phức tạp không? - Từ đơn giản dễ hiểu không?
ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
Sau khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, một việc làm rất cần thiết là phải đưa ra những biện pháp để kiểm tra xem chỗ nào còn cần phải hoàn thiện, chỗ nào còn lãng phí thời gian và công sức. Chính vì lý do đó mà việc đánh giá nội bộ có một ý nghĩa quan trọng, nó là một phần không thể thiếu được của hệ thống quản lý chất lượng. Nó cung cấp thông tin cho lãnh đạo về hiệu quả của việc triển khai kế hoạch của hệ thống quản lý chất lượng.
Chương này phần đầu cung cấp các thông tin chung về các loại đánh giá hệ thống chất lượng. Phần sau tập trung trình bày chi tiết về đánh giá nội bộ với những nội dung chính gồm: lập kế hoạch đánh giá, các kỹ thuật đánh giá, cách ghi điểm không phù hợp, hành động khắc phục trong các cuộc đánh giá nội bộ.