I. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔ
8.Paul Strebel (1997) Dẫn theo Huỳnh Thiên Quốc Việt (2005) Bài giảng môn Quản trị sự thay đổi, trường Đại học Hoa Sen
Đại học Hoa Sen
Các tổ chức thường thay đổi chiến lược dựa trên cơ sở những gì đã xảy ra trong quá khứ, từ ba đến năm năm. Nhưng điều quan trọng trong quản lý sự thay đổi là phải thay đổi chiến lược dựa trên cơ sở những gì sẽ xảy ra trong tương lai và phát triển các cách thức mới để đáp ứng với thay đổi.
Quỹ đạo thay đổi của tổ chức là chuỗi các trạng thái nối tổ chức từ trạng thái đầu đến trạng thái tương lai. Dựa vào kết quả đoán định xu hướng phát triển để xác định mục tiêu thay đổi tổ chức. Mục tiêu thay đổi tổ chức là trạng thái được xác định trong tương lai của tổ chức hoặc của một số yếu tố cấu thành của nó. Theo đó, thay đổi chiến lược quản lý tổ chức để hướng tới trạng thái tương lai, thực hiện các hoạt động với cách thức thích hợp để đáp ứng với yêu cầu thay đổi.
TRẠNG THÁIBAN ĐẦU BAN ĐẦU TRẠNG THÁI TƯƠNG LAI TRẠNG THÁI HIỆN TẠI (Thực trạng)
- 41 -
PHẦN 2: TÀI LIỆU HỖ TRỢ TẬP HUẤNban đầu, rồi tiếp tục cuộc hành trình. Kiên trì là yếu tố tối cần thiết đảm bảo cho thành công ban đầu, rồi tiếp tục cuộc hành trình. Kiên trì là yếu tố tối cần thiết đảm bảo cho thành công của công cuộc thay đổi. Để quản lý sự thay đổi thành công cần chú ý những vấn đề sau:
Thường xuyên giao tiếp: Để giai đoạn thay đổi diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả như dự tính, có hai kỹ năng mà người quản lý không thể bỏ qua là kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, trong đó kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân luôn được coi là quan trọng hơn. Nhà quản lý cần sử dụng mọi phương tiện giao tiếp để giải thích cho mọi người biết hiểu rõ kế hoạch thay đổi đưa ra. Để thay đổi hành vi, cần phải có cả một chiến dịch cụ thể với những hoạt động giao tiếp thường xuyên, các công cụ và tài liệu hỗ trợ, các bước ngoặt, các yếu tố nhắc nhở, và những phần thưởng xứng đáng, kịp thời. Giao tiếp phải liên tục, mọi người liên quan tới các thay đổi phải thường xuyên trao đổi, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, rõ ràng cho nhau để giải thích rõ các lý do phải thay đổi, xác định bản chất của thay đổi, giải thích các tiêu chí và cách thức đánh giá thành công; giải thích chế độ khen thưởng cho sự thành công của mọi người. Cần sử dụng các phong cách giao tiếp đa dạng phù hợp với đối tượng giao tiếp; giao tiếp phải có tính hai chiều...
Phát triển các hoạt động hỗ trợ: Kế hoạch gồm các chương trình thí điểm, huấn luyện và hệ thống đào tạo. Các chương trình thí điểm tạo cơ hội cho mọi người thử nghiệm với việc thực hiện thay đổi, và khắc phục những thiếu sót trước khi áp dụng rộng rãi. Các chương trình huấn luyện, đào tạo giúp mọi người nâng cao kỹ năng khi thực hiện thay đổi.
Thực hiện những thay đổi ngắn hạn: Khi thực hiện sự thay đổi cần đánh dấu các điểm mốc. Đánh dấu những mốc thành công đạt được trong quá trình thực hiện thay đổi để biết được tiến độ thực hiện công việc, giữ vững tinh thần làm việc của nhân viên
Phải xây dựng tổ chức thành “Tổ chức học hỏi”. Tổ chức học hỏi không phải là nói đến số lượng các buổi đào tạo. Tổ chức học hỏi là tổ chức có các dấu hiệu đặc trưng là: gắn học tập vào văn hóa của tổ chức để việc học trở thành một yếu tố then chốt trong “cách thức ta lao động ở đây”; định nghĩa học tập theo cách rộng rãi bao gồm học hỏi từ những kinh nghiệm, kiến thức và ý tưởng mới, xem việc học tập là một quá trình sáng tạo, tạo điều kiện cho con người phát triển tư duy mới; ủng hộ học tập như là một phương tiện để liên tục đổi mới tổ chức; mong muốn sửa đổi hành vi để phản ánh kiến thức và sự hiểu thấu mới là trọng tâm của khái niệm tổ chức học hỏi.
Tổ chức học hỏi được áp dụng để quản lý giai đoạn chuyển tiếp của quá trình quản lý sự thay đổi.
Một cách khái quát, để đạt được sự thay đổi, nhà quản lý cần phải:
− Hiểu rõ bản chất của sự thay đổi − Hiểu nguồn gốc của sự thay đổi
− Thấy được sự cần thiết phải đánh giá đúng tính phức tạp của sự thay đổi − Có sự chia sẻ hiểu biết về thay đổi
− Có các cấu trúc để hỗ trợ thay đổi, và − Có các kết quả sớm có thể nhìn thấy được.
PHẦN 2: TÀI LIỆU HỖ TRỢ TẬP HUẤN
- 42 -
4.3. Những điều cần tránh trong quản lý sự thay đổi để hạn chế thất bại
Có rất nhiều yếu tố là tác nhân dẫn đến thực hiện thay đổi không thành công, trong đó có những nguyên nhân do chính người dẫn dắt thay đổi tạo ra. Sau đây là một số nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong quản lý sự thay đổi mà người quản lý cần phải biết cách để phòng tránh hay khắc phục:
(1) Không nhạy cảm
(2) Hành động một cách khác thường (3) Kiểm soát chặt chẽ quá mức (4) Tham vọng quá mức
(5) Không có khả năng suy nghĩ một cách chiến lược (6) Không có khả năng thích ứng
(7) Quá phụ thuộc vào người khác
(8) Đưa ra các quyết định nhân sự không hiệu quả (9) Thiếu cam kết
(10) Thiếu truyền đạt thường xuyên (11) Thiếu kiên nhẫn
(12) Thiếu sự đồng tình
(13) Thiếu kiến thức, kĩ năng ...
Một nghiên cứu cho thấy hơn 70% các nỗ lực thay đổi thất bại vì lý do không tập trung vào các vấn đề con người.
(Nguồn: Huỳnh Thiên Quốc Việt, 2005) 9
Biểu đồ 1.1. Nguyên nhân thất bại trong quản lý sự thay đổi
Nguyên nhân thất bại trong quản lý sự thay đổi ở các mức độ khác nhau, theo đó nhà quản lý cần có ý thức để phòng, tránh.
Tóm lại để Quản lý sự thay đổi hiệu quả cần có những kỹ năng nhất định và chú ý những công việc trọng tâm. Có thể hình dung theo sơ đồ sau đây: