Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp, do mua chịu hàng hóa hoặc dịch vụ. Trong kinh doanh hầu hết các doanh nghiệp đều có các khoản nợ phải thu nhưng với quy mô, mức độ khác nhau. Nếu các khoản phải thu quá lớn, tức là số vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng cao, hoặc không kiểm soát nổi sẽ ảnh hưởng xấu đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế quản trị khoản phải thu là một nội dung quan trọng trong quản trị tài chính của doanh nghiệp.
Quản trị khoản phải thu cũng liên quan đến sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro trong bán chịu hàng hóa, dịch vụ. Nếu không bán chịu hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội tiêu thụ sản phẩm, do đó mất đi cơ hội thu lợi nhuận. Song nếu bán chịu hay bán chịu quá mức sẽ làm tăng nguy cơ nợ khó đòi hoặc rủi ro không thu hồi được nợ. Do đó doanh nghiệp cần phải đặc biệt coi trọng các biện pháp quản trị khoản phải thu từ bán chịu hàng hóa, dịch vụ. Nếu khả năng sinh lời lớn thì doanh nghiệp có thể nới lỏng chính sách bán chịu, còn nếu khả năng sinh lời nhỏ hơn rủi ro doanh nghiệp cần thắt chặt việc bán chịu hàng hóa, dịch vụ.
Để quản trị các khoản phải thu, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau đây:
- Xác định chính sách bán chịu hợp lý với từng khách hàng.
Nội dung chính sách bán chịu trước hết là xác định đúng đắn các mục tiêu chuẩn hay giới hạn tối thiểu về mặt uy tín của khác hàng để DN có thể
chấp nhận bán chịu. Tùy theo mức độ đáp ứng các tiêu chuẩn này mà DN áp dụng chính sách bán chịu nới lỏng hay thắt chặt cho phù hợp.
- Phân tích uy tín tài chính của khách hàng mua chịu.
Để tránh các tổn thất do các khoản nợ không có khả năng thu hồi doanh nghiệp cần chú ý đến phân tích uy tín tài chính của khách hàng mua chịu. Nội dung chủ yếu là đánh giá khả năng tài chính và mức độ đáp ứng yêu cầu thanh toán của khách hàng khi khoản nợ đến hạn thanh toán.
Việc đánh giá uy tín tài chính của khách hàng mua chịu thường phải thực hiện qua các bước: Thu thập thông tin về khách hàng, đánh giá uy tín khách hàng theo các thông tin thu nhận được, lựa chọn quyết định nới lỏng hay thắt chặt bán chịu, thậm chí từ chối bán chịu.
- Áp dụng các biện pháp quản lý và nâng cao hiệu quả thu hồi nợ.
Tùy theo điều kiện cụ thể có thể áp dụng các biện pháp phù hợp như + Sử dụng kế toán thu hồi nợ chuyên nghiệp: có bộ phận kế toán theo dõi khách hàng nợ; kiểm soát chặt chẽ nợ phải thu với từng khách hàng; xác định nợ phải thu trên doanh thu hàng bán tối đa cho phép phù hợp với từng khách hàng mua chịu.
+ Xác định trọng tâm quản lý và thu hồi nợ trong từng thời kỳ để có chính sách thu hồi nợ thích hợp: thực hiện các biện pháp thích hợp để thu hồi nợ đến hạn, nợ quá hạn như gia hạn nợ, thỏa ước xử lý nợ, bán lại nợ, yêu cầu sự can thiệp của Tòa án kinh tế nếu khách hàng chây ỳ hoặc mất khả năng thanh toán nợ.
+ Thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro bán chịu như trích trước dự phòng nợ phải thu khó đòi; trích lập quỹ dự phòng tài chính.