II Sổ chi tiết
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán và phân tích thông tin kế toán
được quy định về số lượng biểu mẫu từ đó dễ dàng kiểm tra.
+ Tuy nhiên việc nhập thông tin từ chứng từ vào máy tính đôi khi không được tiến hành kịp thời. Bên cạnh đó, tổ kế toán tổ chức ít sổ chi tiết.
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán và phân tích thông tin kế toán toán
Việc lập các báo cáo kế toán là khâu công việc cuối cùng của một quá trình công tác kế toán. Chính vì vậy, kế toán đã trao đổi với Ban Giám hiệu đưa ra được hệ thống báo cáo kế toán tại trường Tiểu học Tam Hiệp tương đối đầy đủ và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin kế toán cho Ban giám hiệu, cụ thể như sau:
Bảng 2.5
Hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán tại trường Tiểu học Tam Hiệp
STT Tên biểu báo cáo Ký hiệu biểu
01 Báo cáo tình hình tài chính B01/BCTC
02 Báo cáo kết quả hoạt động B02/BCTC
03 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp)
B03a/BCTC
04 Thuyết minh báo cáo tài chính B04/BCTC
05 Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động B01/BCQT
06 Báo cáo xử lý, kiến nghị, thanh tra, tài chính B02/BCQT
07 Thuyết minh báo cáo quyết toán B03/BCQT
Bảng 2.6
Kết quả phỏng vấn với kế toán trường Tiểu học Tam Hiệp về tổ chức lập, nộp báo cáo
STT T
Câu hỏi Câu trả lời
1 Trường lập báo cáo khi nào ạ? Cô lập đầy đủ các báo cáo theo năm 2 Thời hạn lập và nộp báo cáo
bên mình có thực hiện đúng quy định không ạ?
Cô lập và nộp báo cáo luôn đúng hạn, theo quy định, chưa khi nào nộp muộn cả.
3 Trường có công khai báo cáo không ạ?
Ngay 1 ngày sau khi báo cáo quyết toán được duyệt, cô sẽ công khai tình hình tài chính và BCTC tại phòng hội đồng, dán ở bảng thông tin của trường.
4 Bên trường mình có thực hiện phân tích thông tin kế toán để đưa ra những ý kiến đề xuất cho nhà trường không ạ?
Thực tế thì cô vẫn chưa thực hiện công đoạn này được.
(Nguồn: Kết quả phỏng vấn của tác giả)
Trên thực tế, việc lập các báo cáo của trường được thực hiện theo đúng mẫu quy định và đúng, đủ về số lượng. Nội dung các BCTC đã phản ánh tổng quát tình hình sử dụng tài sản, kinh phí của đơn vị theo mục lục NSNN. Các báo cáo đều có đầy đủ thông tin và chữ ký, dấu xác nhận.
Thông qua cuộc phỏng vấn, hàng tháng kế toán trường Tiểu học Tam Hiệp không lập báo cáo. Báo cáo năm kế toán lập các báo cáo đã lập theo đầy đủ theo quy định.
Theo quy định, đơn vị phải thực hiện công khai BCTC trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày BCQT năm được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Đơn vị đã lập đầy đủ quyết định công khai tình hình tài chính và thực
hiện công khai BCTC dưới hình thức dán báo cáo công khai tại phòng hội đồng ngay 1 ngày sau khi báo cáo quyết toán năm được duyệt.
Hàng năm trường phải công khai quyết toán thu - chi NSNN năm và nộp BCTC và BCQT cho phòng tài chính kế toán huyện.
Để giúp các đơn vị SNCL quản lý tốt nguồn kinh phí được NSNN cấp phát cũng như nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ khác thì ngoài nhiệm vụ tổ chức tổng hợp, trình bày và cung cấp thông tin kế toán, tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị SNCL cần phải thực hiện việc tổ chức phân tích tình hình sử dụng nguồn vốn, tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ,… của đơn vị. Tuy nhiên, trường chưa thực hiện phân tích thông tin kế toán, bộ phận kế toán trực tiếp đưa các báo cáo kế toán cho thủ trưởng ký duyệt mà không qua tổ chức phân tích lại thông tin cũng như báo cáo kế toán.
Nhận xét:
+ Trường đã lập, nộp và công khai BCTC và BCQT đầy đủ, có nội dung hợp lý theo quy định.
+ Bên cạnh đó, kế toán trường chưa thực hiện được công tác phân tích thông tin kế toán và thuyết minh báo cáo kế toán chỉ mang tính liệt kê chưa đánh giá, nhận xét được để hỗ trợ đơn vị.
2.2.5 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Bảng 2.7
Kết quả phỏng vấn với kế toán trường Tiểu học Tam Hiệp về công tác kiểm tra kế toán
STT T
Câu hỏi Câu trả lời
1 Trường có tổ kiểm tra kế toán riêng không ạ?
Trường không có tổ kiểm tra kế toán riêng, hàng tháng cô là người trực tiếp thực hiện việc kiểm tra kế toán.
2 Thời gian kiểm tra là khi nào và có thường xuyên hay không ạ?
Nếu là kiểm tra chứng từ thì khi lập và trước khi trình Hiệu trường cô sẽ kiểm tra thông tin trên chứng từ.
Cô cũng thường xuyên kiểm tra đối chiếu tiền mặt với thủ quỹ.
Còn kiểm tra khác như là kiểm tra sổ kế toán hay bảo quản lưu trữ,... thường 1,2 tháng sẽ kiểm tra.
3 Nội dung của việc kiểm tra gồm những gì ạ?
Nội dung kiểm tra theo quy định gồm kiểm tra nội dung công tác kế toán như kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tự kiểm tra việc lập và luân chuyển chứng từ, kiểm tra việc vận dụng hệ thống TK kế toán, việc mở sổ kế toán và ghi chép, kiểm tra tính trung thực, hợp lý, hợp lệ của các thông tin kế toán trên các báo cáo tài chính, người làm và bộ phận kế toán,...
4 Ngoài nội bộ kiểm tra thì còn những ai kiểm tra công tác kế toán ạ?
Hàng năm, trường sẽ chịu sự kiểm tra của Phòng giáo dục và đào tạo, chi cục thuế huyện,...
5 Sau khi kiểm tra, nếu có sai sót kế toán có sửa kịp thời và kiểm tra lại một lần nữa không ạ?
Khi tiến hành kiểm tra cô thấy sai sót ở đâu cô sẽ sửa luôn tránh tình trạng quên; nếu lỗi sai lớn thì cô sẽ cùng hiệu trường bàn cách giải quyết và xử lý các sai phạm.
(Nguồn: Kết quả phỏng vấn của tác giả)
Qua cuộc phỏng vấn, có thể thấy kiểm tra bộ máy kế toán nhưng kế toán là người kiểm tra nên chỉ có khả năng kiểm tra thủ quỹ, còn kế toán không có ai kiểm tra.
Cùng với công tác kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản là công việc cần thiết gắn liền với công tác kế toán của mỗi đơn vị. Thực tế, tại trường Tiểu học Tam Hiệp cho thấy việc kiểm kê tài sản của đơn vị không diễn ra.
Nhận xét:
+ Trường có quan tâm đến công tác kiểm tra kế toán, có sự đối chiếu thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ.
+ Bên cạnh đó, trường không có tổ kiểm tra riêng cũng như chưa có sự kiểm tra, giám sát sát sao của Hiệu Trưởng. Một số công tác kiểm tra như kiểm kê tài sản không được thực hiện.
2.2.6 Tổ chức bộ máy kế toán
Dựa vào đặc điểm tình hình hoạt động, quy mô và yêu cầu quản lý đơn vị đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Hình 2.2: Bộ máy kế toán của trường Tiểu học Tam Hiệp
(Nguồn: Tổ kế toán-tài vụ)
Thông tin về nhân viên của tổ kế toán-tài vụ của trường được thể hiện qua bảng sau Bảng 2.8 Thủ quỹ Kế toán Tổ kế toán - tài vụ
Khảo sát về nhân viên của tổ kế toán-tài vụ tại trường Tiểu học Tam Hiệp
Phụ trách Kế toán (cô Vương Thị Khanh)
Thủ quỹ
(cô Nguyễn Thị Mai)
Giới tính Nữ Nữ
Trình độ - Có chuyên môn,
nghiệp vụ về kế toán với trình độ đại học
- Đã có chứng chỉ qua lớp bồi dưỡng Kế toán trưởng
Có chuyên môn, trình độ đại học
Thâm niên 18 năm 15 năm
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ thông tin nhân viên kế toán của trường)
Kế toán có nhiệm vụ: Thu nhận, xử lý thông tin và cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác các tài liệu, thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế - tài chính tại trường Tiểu học Tam Hiệp.
Thủ quỹ có nhiệm vụ: quản lý quỹ tiền mặt thông qua các hoạt động thu, chi tài chính phát sinh tại trường Tiểu học Tam Hiệp.
Hàng năm đơn vị đều tạo điều kiện cho cán bộ kế toán được đi đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.
Nhận xét:
+ Do trường áp dụng mô hình kế toán tập trung nên số liệu kế toán được cập nhật nhanh chóng, kịp thời.
+ Cả kế toán và thủ quỹ đều đạt trình độ Đại học cho thấy năng lực, kiến thức chuyên môn tốt. Thâm niên tương đối dài, đã có khá nhiều kinh nghiệm.
+ Tuy nhiên, qua quan sát cho thấy, khả năng áp dụng công nghệ chưa được tốt lắm. Đồng thời vì chỉ có một kế toán nên khối lượng công việc khá nặng.
2.2.7 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Tổ kế toán - tài vụ được nhà trường tạo điều kiện trang bị 2 máy tính riêng có kết nối mạng cho mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán phục vụ cho việc tra cứu thông tin và gửi báo cáo qua mạng cho các cơ quan cấp trên có thẩm quyền, 1 máy in, 1 tủ sắt để tài liệu. Máy tính được trang bị phần mềm kế toán Misa Mimosa 2019 phù hợp với đặc thù của trường nhằm phục vụ cho công tác kế toán lập các báo cáo kế toán nhanh chóng, kịp thời chính xác, hỗ trợ công cuộc kế toán nhẹ nhàng hơn.
Quy trình hạch toán trên máy tính của nhà trường
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Kế toán luôn phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút toán hạch toán, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu sau một số thao tác nhất định trên phần mềm sử dụng. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu
tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Quy trình là như vậy nhưng thực tế, kế toán không phải lúc nào cũng nhập liệu dữ liệu trong ngày mà thỉnh thoảng để sang ngày khác.
Phần mềm kế toán đã giải quyết khá tốt trong các khâu của công tác kế toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, xử lý các nghiệp vụ và đưa ra các BCTC.
Hệ thống sổ kế toán được khai thác từ phần mềm kế toán Misa Mimosa 2019 đã đáp ứng được yêu cầu của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp về số lượng sổ, biểu mẫu sổ. Tuy nhiên trình tự ghi sổ trên phần mềm kế toán có hơi khác so với trình tự thực tế. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan cho từng đối tượng đã được mã hóa và tự động kết xuất BCTC sau khi kế toán thực hiện khóa sổ.
Nhận xét:
+ Trường đã trang bị đầy đủ máy tính, thiết bị cũng như lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, đảm bảo tuân thủ pháp luật, có khả năng mở rộng, sửa đổi để thích ứng với sự thay đổi của các chính sách kế toán mới.
+ Tuy nhiên, kế toán có trình độ công nghệ chưa cao; chưa có sự sao lưu để bảo mật, lưu trữ thông tin.
+ Phần mềm còn gặp virus, tình trạng hay bị lỗi.
+ Hiện nay, đã có phần mềm kế toán Misa 2020 nhưng trường chưa áp dụng.