Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động quan trọng của các doanh nghiệp, vận động không ngừng, phức tạp có tính lưu chuyển cao. Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động, bảo vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa hiện tượng lãng phí, đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp… Do vậy, xây dựng một phần mềm kế toán vốn bằng tiền đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản tại Công ty sẽ giúp bộ phận kế toán giải quyết được các yêu cầu quản lý và
xử lý nghiệp vụ một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Từ đó, công tác kế toán có thể tiết kiệm thời gian và công sức.
Đặc biệt, hệ thống xây dựng phải đáp ứng được yêu cầu quản lý tiền của doanh nghiệp, công việc quản lý dễ dàng, nhanh chóng, chính xác. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thông qua nhập chứng từ với đầu vào là các chứng từ còn đầu ra là các sổ, báo cáo.
Vì vậy, phần mềm kế toán sẽ đảm bảo một cách chính xác và hiệu quả, t ạo điều kiện dễ dàng hơn trong việc lưu trữ dữ liệu giảm bớt thời gian cũng như chi phí trong công tác kế toán vốn bằng tiền. Hệ thống quản lý vốn bằng tiền cần phải đảm bảo việc lưu trữ thông tin về: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, Ủy nhiệm chi, danh mục tiền tệ, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục ngân hàng.
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý vốn bằng tiền cần phải đảm được việc: Quản lý nghiệp vụ nhập, xuất quỹ.
Quản lý sổ sách, sổ nhật ký chứng từ, bảng kê…
Tính số lượng tiền tồn quỹ bao gồm số lượng, loại, tỷ giá (nếu là ngoại tệ). Hệ thống cần đưa ra các sổ và báo cáo:
Sổ cái tài khoản Sổ quỹ
Báo cáo tồn quỹ hàng tuần, hàng tháng, hàng năm. Báo cáo chi tiết thu tiền hàng ngày
Báo cáo chi tiết thu, chi đối với khách hàng, nhân viên. Hỗ trợ tìm kiếm:
Tìm kiếm thông tin về thu chi tiền mặt theo đối tượng cụ thể: họ tên khách hàng, địa chỉ, mã chứng từ…
Tìm kiếm thông tin về thu chi tiền mặt theo ngày, tháng, năm: mã chứng từ, tên khách hàng, địa chỉ…
Tìm kiếm theo mã chứng từ… Xử lý tự động dữ liệu:
Tự động tính số dư cuối kỳ.
Tự động tính tồn quỹ hàng tuần, hàng tháng, hàng năm khi người sử dụng có yêu cầu.
Xác định giá trị tiền mặt ngoại tệ xuất, nhập quỹ. Tự động tính tỷ giá xuất quỹ ngoại tệ
Thêm vào đó, hệ thống phải có giao diện chương trình dễ sử dụng, có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác nhập xuất dữ liệu thuận tiện, đơn giản, chính xác. Có khả năng thông báo lỗi tốt, đảm bảo an toàn thông tin cho người sử dụng