Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty
Theo sơ đồ tổ chức bộ máy công ty như trên, công ty TNHH Hòa Hiệp chia làm 2 mảng chính:
Các bộ phận quản lý bao gồm:
Chủ tịch hội đồng thành viên: Là cơ quan cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Chủ tịch hội đồng thành viên có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển của Công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường, quyết định nội dung tài liệu và triệu tập họp đại hội đồng cổ đông, cơ cấu tổ chức lập quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Chủ tịch hội đồng thành viên thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
Ban giám đốc: Bao gồm Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành và các giám đốc phụ trách do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Tổng giám đốc là người điều hành
đồng quản trị về thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc điều hành là người thay mặt Tổng giám đốc, phụ trách một số lĩnh vực của Công ty theo sự ủy quyền của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công và ủy quyền.
Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm:
Phòng hành chính nhân sự: Thực hiện chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, công tác cán bộ, công tác kỷ luật; tham mưu về bộ máy tổ chức quản lý, chức năng nhiệm vụ các đơn vị thuộc Công ty; tham mưu và thực hiện việc thu thập, truyền thông tin thuộc lĩnh vực hành chính – nhân sự, cung cấp thông tin liên quan cho các đơn vị.
Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chức năng tham mưu về nguồn vốn, sử dụng vốn và chính sách tài chính của công ty, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và khoa học các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý, năm. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước. Theo dõi và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính của công ty đối với Nhà nước theo luật định. Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đảm bảo hiệu quả đầu tư và kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh: Quản trị marketing, xây dựng các chiến lược tiếp thị phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch quảng cáo, chiêu thị, chiến lược giá, quan hệ cộng đồng, chăm sóc và phát triển hệ thống phân phối. Thực hiện các nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh, môi trường kinh tế, chính trị, xã hội nhằm đề xuất với Ban giám đốc về các chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn.
Phòng vật tư - thiết bị:Đảm bảo cung ứng vật tư, thiết bị và nhân công theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu của công trường, kể cả việc cung ứng vật tư mẫu để khách hàng chọn và phê duyệt. Theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết toán của công trình và kiểm soát chi phí trong quá trình thi công của các hợp đồng. Kiểm soát việc sử dụng vật tư trong quá trình thi công. Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến thương lượng và ký kết Hợp đồng. Giải quyết các tranh chấp liên quan đến hợp đồng với khách hàng.
Phòng Kế hoạch kỹ thuật: Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án. Kiểm tra, xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư, mức hao
phí lao động trên cơ sở định mức kỹ thuật được duyệt, xây dựng phương án công trình xây dụng. Phối hợp cùng phòng kinh doanh lập hồ sơ dự thầu các công trình tham gia đấu thầu.
Phòng quản lý công trình:Thay mặt Ban Giám đốc quản lý và giám sát trực tiếp các Công trình được giao và chịu trách nhiệm trực tiếp với Ban Giám đốc về mọi mặt của Công trình. Chuẩn bị kế hoạch thi công cho các Công trình được giao, gồm cả việc quyết định cơ cấu tổ chức ban chỉ huy công trường. Quản lý, điều phối và kiểm tra các hoạt động hằng ngày tại Công trường. Theo dõi tiến triển của Công trình và xác nhận khối lượng các hạng mục thi công theo định kỳ, báo cáo cho Ban lãnh đạo. Thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến khi cần thiết. Thay mặt Ban lãnh đạo trao đổi thông tin với khách hàng, kể cả xử lý các ý kiến phàn nàn và ý kiến của khách hàng