bằng tiền tại công ty.
Các chứng từ kế toán sử dụng tại công ty để hạch toán kế toán vốn bằng tiền là:
- Phiếu thu
- Giấy báo nợ
- Biên lai thu tiền
- Giấy báo có
- Ủy nhiệm chi
- Biên bản kiểm kê quỹ
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Hóa đơn giá trị gia tăng
Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại công ty: Để thuận tiện cho việc theo dõi, dễ hiểu, tiện lợi cho công tác kế toán, công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung. Do vậy, hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:
Sổ chi tiết:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Sổ tổng hợp:
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái TK 111,112
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu/chi như: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hợp đồng , giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
Kế toán đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty cũng như tuân thủ theo quy định về hóa đơn chứng từ của pháp luật về thuế). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét để ký và trình lên Giám đốc
Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu chi. Trường hợp các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ phải xem xét lại hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
Lập chứng từ thu – chi: Sau khi thực hiện kiểm tra sự đầy đủ của những chứng từ có liên quan thì kế toán tiến hành lập Phiếu thu-Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi. Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán lập phiếu thu, phiếu chi. Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán lập uỷ nhiệm chi.
Ký duyệt chứng từ thu – chi: Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt- Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và Ủy nhiệm chi trước khi chuyển cho Tổng Giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc được ủy quyền để ký duyệt
Cuối cùng bộ hồ sơ thanh toán sẽ được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành ký xác nhận và thu – chi tiền hoặc kế toán ngân hàng đi chuyển khoản.
Sau khi bộ hồ sơ có đầy đủ chữ ký của các cá nhân có liên quan thì được chuyển lại cho kế toán lưu trữ. Trường hợp nếu là ủy nhiệm chi thì kế toán lấy 1 liên của ủy nhiệm chi có xác nhận của ngân hàng để về kẹp cùng bộ hồ sơ thanh toán.
Và bước cuối cùng là kế toán căn cứ vào các giấy tờ trên để tiến hành ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ sách kế toán.
Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành thì kế toán dựa vào đó mà tiến hành ghi vào sổ sách kế toán và lưu chứng từ kế toán (Phiếu Thu+Phiếu Chi+Ủy nhiệm chi và những chứng từ khác có liên quan)