3.1.1. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán.
3.1.1.1. Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền.
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ kinh tế tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch, lập báo cáo kế toán. Khi thực hiện công việc kế toán vốn bằng tiền đòi hỏi phải xây dựng được một hệ thống xử lý mọi quy trình liên quan đến quản lý quỹ trên máy tính thay cho việc kế toán viên phải xử lý thủ công. Do đó, để thực hiện việc quản lý quỹ được hiệu quả, thì hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu sau đây:
Tập hợp, tính toán tổng hợp các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có nhằm đưa ra các Sổ kế toán cần thiết hàng ngày, vào cuối kỳ nhanh chính xác, đồng thời có các tính năng cần thiết khác như: kiểm tra số tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tức thời, tìm kiếm được các phiếu chi, phiếu thu, giấy báo nợ, giấy báo có chi tiết đến từng đối tượng
Từ các thông tin được nhập vào hệ thống có thể in ra các phiếu thu, phiếu chi tương ứng giúp người sử dụng giảm thiểu việc ghi chép sổ sách hàng ngày…từ đó qua quá trình phân loại, xử lý thông tin trên các chứng từ trên thì hệ thống sẽ thực hiện in sổ và xuất các báo cáo tương ứng.
Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 111, 112 Sổ quỹ tiền mặt
Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng Sổ nhật ký chung
Báo cáo tồn quỹ tiền mặt
Báo cáo tồn quỹ tiền gửi ngân hàng
Bên cạnh đó, hệ thống cần đảm bảo giao diện chương trình dễ sử dụng, có khả năng truy xuất dữ liệu nhanh chóng, vào ra dữ liệu nhanh chóng, đơn giản, chính xác
3.1.1.2. Mô tả bài toán
dư đầu kỳ, bảng danh mục tiền tệ từ kế toán trưởng để cập nhật đầu kỳ.
Khi nhân viên có nhu cầu đề nghị chi tiền, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng
hoặc bảng lương của kế toán tiền lương. Nếu đủ điểu kiện thì kế toán tiến hành lập
phiếu chi. Phiếu chi do kế toán lập thành 3 liên. Chỉ sau khi có đủ chữ kí của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ và ký vào phiếu chi. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền hay nhân viên phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. 1 liên được lưu ở kế toán vốn bằng tiền để hạch toán, 1 liên chuyển thủ quỹ để ghi sổ quỹ, 1 liên đưa cho nhân viên, Trong trường hợp chi ngoại tệ thì phải ghi rõ tỉ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra số tiền theo đơn vị VNĐ.
Khi nhân viên đã sử dụng tiền tạm ứng, căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của nhân viên, kế toán tiền lập phiếu thu (3 liên) nếu trường hợp nhân viên hoàn ứng lại tiền thừa chi không hết. 1 liên giao cho nhân viên, 1 liên đưa kế toán
giữ để hạch toán, một liên chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ nhận đủ số tiền. Trường hợp nhân viên dùng quá số tiền tạm ứng khi có đủ hóa đơn hợp lệ hợp lý kế toán vốn bằng tiền sẽ tiến hành lập phiếu chi theo đúng quy định.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và hồ sơ thanh toán công nợ của khách hàng, nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu (3 liên) hợp lệ, khách hàng giữ một liên, 1 liên chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ nhận đủ số tiền và 1 liên được lưu ở kế toán vốn bằng tiền để hạch toán. Nếu khách hàng
thanh toán bằng tiền gửi, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có, kế toán sẽ hạch toán ghi sổ vào sổ cái tiền gửi và sổ chi tiết. Khi nhận được chứng từ của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có chênh lệch với sổ sách kế toán của công ty, giữa số liệu trên chứng từ gốc với sổ phụ ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT của nhà cung cấp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán vốn bằng tiền kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, rồi lập phiếu chi và chuyển cho kế toán trưởng duyệt. Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho
thanh toán bằng tiền gửi, kế toán vốn bằng tiền sẽ lập ủy nhiệm chi gồm 2 liên chuyển lên cho kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó kế toán vốn bằng tiền sẽ gửi ủy nhiệm chi này cho ngân hàng để ngân hàng thanh toán tiền cho người bán, sau đó ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ về cho công ty. Căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết tài khoản tiền gửi.
Đối với ngoại tệ, căn cứ vào hóa đơn GTGT, ngân hàng gửi bảng tỷ giá giao dịch, kế toán vốn bằng tiền sẽ lập phiếu thu (ngoại tệ) và nhận giấy báo có (ngoại tệ) từ ngân hàng theo tỷ giá giao dịch.
Khi có yêu cầu hoặc cuối kỳ ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê quỹ so sánh với các chứng từ gốc. Nếu có chênh lệch, kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý. Sau khi xác định rõ nguyên nhân thì kế toán vốn bằng tiền sẽ xử lý chênh lệch.
Cuối kỳ, kế toán vốn bằng tiền tính tỷ giá trung bình và cập nhật tỷ giá cho
phiếu chi (ngoại tệ) và giấy báo nợ (ngoại tệ).
Cuối ngày, thủ quỹ chuyển toàn bộ phiếu thu, phiếu chi kèm báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán vốn bằng tiền. Kế toán kiểm tra lại và ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng tháng sẽ lập bảng kê chi tiết. Báo cáo quỹ được chuyển lại cho thủ quỹ.
Cuối kỳ, sau khi tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, báo cáo quỹ với lượng tiền mặt thực tế trong quỹ, và đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và số dư tài khoản tại ngân hàng, nếu không có sai sót thì kế toán lập báo cáo quỹ tiền mặt và báo cáo tiền gửi ngân hàng, báo cáo tồn quỹ gửi lên cho kế toán trưởng có kế hoạch hoạt động chi tiết cho các kỳ sau.