Vốn bằng tiền của công ty bao gồm tiền mặt Việt Nam đồng, ngoại tệ, ngân phiếu một bộ phận do thủ quỹ nắm giữ tại quỹ của công ty, một bộ phận gửi lại ngân hàng.
Kế toán tiền mặt
Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi quỹ, tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Công ty không có vàng, bạc, đá quý… nên không phải theo dõi số riêng.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế toán căn cứ vào các chứng từ ( như hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng…) để lập phiếu thu tiền mặt hoặc hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán lương, các hợp đồng kinh tế… để lập phiếu chi tiền mặt. Theo dõi tình hình thu, chi tiền của công ty. Quan hệ tỷ giá trong kinh doanh: tỷ giá hạch toán, tỷ giá thực tế liên quan đến doanh thu, chi phí.
Ta có trình tự kế toán tiền mặt như sau:
1. Kế toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam
- Các nghiệp vụ thu tiền ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 511, 515 – Doanh thu bán hàng ra ngoài, nội bộ và hoạt động tài chính Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 131, 138, 141 – Thu hồi các khoản nợ phải thu Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 128, 221, 222- Thu hồi tiền đầu tư Có TK 244 – Thu hồi các khoản kí cược, kí quỹ
Nợ TK 152,153,156,211 – Chi tiền mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ Nợ TK 331 – Chi tiền trả nợ cho người bán, vay ngắn hạn
Nợ TK 333, 334, 336 – Chi tiền thanh toán với nhà nước, Người lao động, với nội bộ
Nợ TK 112,113 – Chi tiền gửi vào NH, gửi qua bưu điện, nộp thuế Nợ TK 244 – Chi tiền ký quỹ, ký cược
Nợ các TK 627, 641, 642, 635, 241… Có TK 111 – Tiền mặt
Ta có sơ đồ phản ánh hoạt động thu chi tiền mặt
Hình 2.3: Quy trình hạch toán thu chi tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước, hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc đá quỹ
Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp xuất hiện sự chênh lệch giữa số liệu kế toán của đơn vị với ngân hàng thì vẫn phải ghi theo chứng từ của ngân hàng, số chênh lệch sẽ được theo dõi riêng ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khác và thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại.
Kế toán sử dụng TK 112 – Tiền gửi ngân hàng để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp.
Ta có trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu được mô tả như sau:
Hình 2.4 : Quy trình hạch toán thu chi tiền gửi ngân hàng Kế toán các khoản thu chi bằng ngoại tệ là tiền mặt
Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác thu tiền bằng ngoại tệ nhập quỹ, kế toán quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch, tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng ghi:
Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt (theo tỷ giá giao dịch BQLNG)
Có TK 511, 711 – (Doanh thu bán hàng theo tỷ giá giao dịch BQLNH) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại.
Trường hợp công ty xuất quỹ ngoại tệ mua tài sản, vật tư, hàng hóa… chi trả các khoản chi phí bằng ngoại tệ. Nếu có phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch:
Nợ TK 152, 153, 156, 611, 211, 623, 627, 642… - Tỷ giá giao dịch Có TK 111 (1112) - Tiền mặt (tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK 1112)
Có TK 515 – Doanh Thu tài chính (số chênh lệch tỉ giá giao dịch BQLNH lớn hơn tỷ giá ghi trên sổ kế toán)
Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch Nợ TK 111 (1112) – Tỷ giá giao dịch
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số lỗ tỷ giá hối đoái) Có 111 (1112) - Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán. Đồng thời ghi đơn vào bên có TK 007- Ngoại tệ các loại
Cuối kỳ kế toán, công ty thực hiện đánh giá lại số dư tiền mặt có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch BQLNH tại thời điểm lập báo cáo tài chính
Khi tỷ giá hối đoái tăng công ty có lãi thì số chênh lệch tỷ giá Nợ TK111 (1112)
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132)
Khi gặp trường hợp tỷ giá hối đoái giảm, công ty bị lỗ thì số chênh lệch tỷ giá ghi
Nợ TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132) Có TK 111
Cuối năm tài chính, công ty tiến hành xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái: Kết chuyển lãi, ghi
Nợ 413 (4131)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Kết chuyển lỗ, ghi
Nợ TK 635- chi phí tài chính Có TK 413 (4131)
Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ là TGNH
Khi bán hàng thu tiền gửi vào ngân hàng bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng (tỉ giá giao dịch) Có TK 511 – (tỉ giá giao dịch)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Khi thu hồi nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 112 – (tỉ giá giao dịch)
Có TK 131 – (tỉ giá trên sổ kế toán)
Có TK 515 – (Số chênh lệch tỉ giá giao dịch lớn hơn tỉ giá trên sổ kế toán TK 131)
Trường hợp tỉ giá giao dịch nhỏ hơn tỉ giá trên sổ kế toán của tài khoản phải thu khách hàng thì số chênh lệch được ghi vào bên nợ TK 635
Chuyển khoản ngoại tệ mua tài sản cố định, vật tư và các khoản chi phí, ghi: Nợ TK 211, 152, 153, 623, 627, 641, 642… - (tỉ giá giao dịch)
Có TK 112 – (Tỉ giá trên sổ kế toán) Có TK 515 – (Số chênh lệch tăng)
Trường hợp tỉ giá giao dịch nhỏ hơn tỉ giá trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được ghi vào bên Nợ TK 635
Trả nợ bằng chuyển khoản ngoại tệ, ghi:
Nợ TK 331, 341 – (Tỉ giá trên sổ kế toán nợ phải trả lq) Có TK 112 – (Tỉ giá trên sổ kế toán TK 112)
Có TK 515 – (Số chênh lệch tỉ giá trên sổ kế toán các tài khoản phải trả lớn hơn tỉ giá trên sổ kế toán TK 112)
Cuối kì kế toán theo quy định, đánh giá lại số dư ngoại tệ trên TK 112 theo tỉ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố
Nếu tỉ giá tăng thì số chênh lệch tỉ giá, ghi: Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỉ giá hối đoái Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Xử lý chênh lệch tỉ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm vào chi phí hoạt động tài chính (nếu bị lỗ) và doanh thu hoạt động tài chính (nếu có lãi).
Thủ quỹ
Hàng ngày thủ quỹ nhận chứng từ thu, chi tiền mặt, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, yêu cầu người nộp hoặc người nhận ký tên vào phiếu thu, chi tiền. Khi thu, chi tiền xong thì đóng dấu “đã thu”, “đã chi” vào chứng từ. Cuối ngày kiểm kê quỹ tồn thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ quỹ tiền mặt. Nếu có chênh lệch thì kiểm tra, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.