1.2.4.1. Tài khoản 111- Tiền mặt.
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp, bao gồm Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ.
Yêu cầu quản lý:
Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tồn quỹ nhất định hợp lí để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày.
khoản thu chi xác định số tồn tại quỹ mọi thời điểm vào sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ không được kiêm nhiệm công tác kế toán hoặc trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa.
Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ kí của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc.
Sau khi thực hiện thu- chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ sẽ được lập thành 2 liên, một liên lưu làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ theo chứng từ thu- chi gửi cho kế toán quỹ. Yêu cầu số tồn quỹ cuối ngày phải khớp với số dư cuối ngày trên sổ quỹ.
Các chứng từ, sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền mặt:
Phiếu thu Mẫu số 01- TT (BB)
Phiếu chi Mẫu số 02 –TT(BB)
Bảng kê vàng bạc đá quý Mẫu số 07 –TT (HD)
Bảng kiểm kê quỹ Mẫu số 08a-TT; 08b- TT (HD) Sổ quỹ tiền mặt
Các sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết tiền mặt
Nợ TK 111-Tiền mặt Có
-Tiền mặt nhập quỹ
-Tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê -Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
-Chênh lệch vàng tiền tệ tăng do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC
-Tiền mặt xuất quỹ
-Tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê -Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC -Chênh lệch vàng tiền tệ giảm do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC Số dư Nợ: Tiền mặt hiện có tại quỹ.
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1112 - Ngoại tệ ( Đã được quy đổi ra VND)
Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ (Vàng được sử dụng với chức năng cất giữ giá trị không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích sản xuất hoặc hàng hóa để bán)
Hình 1.1: Quy trình hạch toán thu chi tiền mặt (Tiền Việt Nam) 1.2.4.2. Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng.
Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của doanh nghiệp đang gửi ở các ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính.
Tiền gửi ngân hàng là các giấy báo Có, báo Nợ, hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản…)
Nguyên tắc hạch toán:
Tài khoản này không phản ánh những Tiền gửi có kỳ hạn nhằm mục đích hưởng lãi (TK1281).
Những khoản thấu chi trên tài khoản ngân hàng không được ghi âm TK 112 mà phải coi đó như một khoản vay (TK 341)
Nếu có chênh lệch giữa số liệu của ngân hàng và doanh nghiệp, kế toán doanh nghiệp phản ánh theo số của ngân hàng.
Số chênh lệch giữa số của kế toán > Số chênh lệch của ngân hàng phản ánh vào bên Nợ TK 138(8).
Số chênh lệch giữa số của kế toán < Số chênh lệch của ngân hàng được phản ánh vào bên Có TK 338(8)
Để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp: TK 112
Nợ TK 112-Tiền gửi ngân hàng Có
-Tiền gửi vào ngân hàng
-Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC -Chênh lệch vàng tiền tệ tăng do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC
-Tiền rút khỏi ngân hàng
-Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC -Chênh lệch vàng tiền tệ giảm do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC
Số dư Nợ: Tiền mặt hiện có tại ngân hàng.
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam
Tài khoản 1122- Ngoại tệ ( Đã được quy đổi ra VND) Tài khoản 1123 – Vàng tiền tệ
Hình 1.2: Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng. 1.2.5. Xử lý nghiệp vụ thu chi liên quan đến ngoại tệ
Đơn vị tiền tệ kế toán: Là đơn vị tiền tệ được sử dụng chính thức trong việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (đồng tiền chức năng, đồng tiền báo cáo).
Ngoại tệ: là đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của một doanh nghiệp
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
- Bên Nợ TK 1112 (đối với tiền mặt là ngoại tệ), TK 1122 (đối với tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ) áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122;
- Bên Có TK 1112 (đối với tiền mặt là ngoại tệ), TK 1122 (đối với tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ) áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái. Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá đều được phản ánh ngay vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi) hoặc chi phí tài chính (nếu lỗ) tại thời điểm phát sinh.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÒA HIỆP.
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH HÒA HIỆP2.1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Hòa Hiệp. 2.1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Hòa Hiệp.
Tên công ty: Công ty TNHH Hòa Hiệp
Mã số thuế: 2900326537
Điện thoại: 0383851940
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên .
Ngày bắt đầu thành lập: 01/04/1994
Giám đốc: PHẠM ĐÌNH HẠNH
Vốn điều lệ: 69.000.000.000 đồng
Địa chỉ: Số 104, đường Nguyễn Sinh Sắc, Phường Cửa Nam, Thành Phố Vinh, Tỉnh Nghệ An, Việt Nam.
Ngành nghề kinh doanh chính: xây dựng công trình điện; cầu đường; đường sắt, đường bộ; cấp, thoát nước và buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
Ngoài ra còn kinh doanh một số lĩnh vực như:
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;
- Buôn bán, sửa chữa máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác;
- Sản xuất bê tông và các sản phẩm xi măng và thạch cao;
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty
Theo sơ đồ tổ chức bộ máy công ty như trên, công ty TNHH Hòa Hiệp chia làm 2 mảng chính:
Các bộ phận quản lý bao gồm:
Chủ tịch hội đồng thành viên: Là cơ quan cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Chủ tịch hội đồng thành viên có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển của Công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường, quyết định nội dung tài liệu và triệu tập họp đại hội đồng cổ đông, cơ cấu tổ chức lập quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Chủ tịch hội đồng thành viên thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
Ban giám đốc: Bao gồm Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành và các giám đốc phụ trách do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Tổng giám đốc là người điều hành
đồng quản trị về thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc điều hành là người thay mặt Tổng giám đốc, phụ trách một số lĩnh vực của Công ty theo sự ủy quyền của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công và ủy quyền.
Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm:
Phòng hành chính nhân sự: Thực hiện chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, công tác cán bộ, công tác kỷ luật; tham mưu về bộ máy tổ chức quản lý, chức năng nhiệm vụ các đơn vị thuộc Công ty; tham mưu và thực hiện việc thu thập, truyền thông tin thuộc lĩnh vực hành chính – nhân sự, cung cấp thông tin liên quan cho các đơn vị.
Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chức năng tham mưu về nguồn vốn, sử dụng vốn và chính sách tài chính của công ty, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và khoa học các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý, năm. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước. Theo dõi và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính của công ty đối với Nhà nước theo luật định. Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đảm bảo hiệu quả đầu tư và kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh: Quản trị marketing, xây dựng các chiến lược tiếp thị phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch quảng cáo, chiêu thị, chiến lược giá, quan hệ cộng đồng, chăm sóc và phát triển hệ thống phân phối. Thực hiện các nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh, môi trường kinh tế, chính trị, xã hội nhằm đề xuất với Ban giám đốc về các chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn.
Phòng vật tư - thiết bị:Đảm bảo cung ứng vật tư, thiết bị và nhân công theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu của công trường, kể cả việc cung ứng vật tư mẫu để khách hàng chọn và phê duyệt. Theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết toán của công trình và kiểm soát chi phí trong quá trình thi công của các hợp đồng. Kiểm soát việc sử dụng vật tư trong quá trình thi công. Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến thương lượng và ký kết Hợp đồng. Giải quyết các tranh chấp liên quan đến hợp đồng với khách hàng.
Phòng Kế hoạch kỹ thuật: Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án. Kiểm tra, xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư, mức hao
phí lao động trên cơ sở định mức kỹ thuật được duyệt, xây dựng phương án công trình xây dụng. Phối hợp cùng phòng kinh doanh lập hồ sơ dự thầu các công trình tham gia đấu thầu.
Phòng quản lý công trình:Thay mặt Ban Giám đốc quản lý và giám sát trực tiếp các Công trình được giao và chịu trách nhiệm trực tiếp với Ban Giám đốc về mọi mặt của Công trình. Chuẩn bị kế hoạch thi công cho các Công trình được giao, gồm cả việc quyết định cơ cấu tổ chức ban chỉ huy công trường. Quản lý, điều phối và kiểm tra các hoạt động hằng ngày tại Công trường. Theo dõi tiến triển của Công trình và xác nhận khối lượng các hạng mục thi công theo định kỳ, báo cáo cho Ban lãnh đạo. Thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến khi cần thiết. Thay mặt Ban lãnh đạo trao đổi thông tin với khách hàng, kể cả xử lý các ý kiến phàn nàn và ý kiến của khách hàng
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠICÔNG TY TNHH HÒA HIỆP CÔNG TY TNHH HÒA HIỆP
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
Ghi chú:
Dòng thông tin quyết định: Dòng thông tin phản hồi: Dòng thông tin trao đổi:
Bộ máy kế toán của công ty được ra đời và phát triển cùng với sự hình thành và phát triển của công ty. Công ty TNHH Hòa Hiệp là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng và có quyền quyết định về mọi hoạt động tài chính của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, có nhiệm vụ kiểm tra và thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán trong phạm vi công ty.
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng Nguyễn Thị Thanh Hải: Là một trong các quản lý cao cấp, giúp ban giám đốc trong việc đưa ra quyết định để tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các kế toán viên trong bộ phận kế toán. Kế toán trưởng cũng cần giám sát toàn bộ việc quyết toán các khoản thu chi, tổ chức kiểm kê tài sản, dòng tiền của doanh nghiệp vào cuối năm tài chính. Bên cạnh đó, kế toán trưởng cũng cần đảm bảo được tính chính xác, kịp thời trong các tài liệu, sổ sách kế toán, bảo hiểm, công nợ với ngân hàng, khách hàng cũng như đối với chủ đầu tư. Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của công ty theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán nhà nước cho các bộ phận và các cá nhân trong công ty có liên quan.
Thủ quỹ: Thực hiện công việc lưu trữ chứng từ, sổ sách và báo cáo đầy đủ, kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày, đối chiếu số tiền thực tế với sổ quỹ. Thực hiện công việc thu, chi theo các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Lập sổ quỹ ghi chép, theo dõi các chứng từ thu, chi phát sinh, tiền tồn quỹ, kiểm kê quỹ vơi kế toán trưởng, lập báo cáo tồn quỹ cuối tháng.
động của các loại hàng hoá về giá trị và hiện vật để biết chính xác giá thực tế của từng loại đảm bảo kế hoạch mua, dự trữ và xuất bán đạt hiệu quả.
Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của tiền
mặt và tiền gửi ngân hàng. Nếu có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với sổ của thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng, thì kế toán cần tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời, kiểm soát chứng từ đầu vào sao cho hợp lí, hợp lệ và hợp pháp, hướng dẫn các phòng ban về quy định hóa đơn, chứng từ cũng như cách lập các biểu mẫu, lập báo cáo thu chi hàng ngày để gửi theo yêu cầu của Ban giám đốc. Kế toán vốn bằng tiền cũng cần liên hệ với ngân hàng để làm việc khi cần.
Kế toán tiền lương: Kế toán tính lương phải trả cho nhân viên, cùng các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… Ngoài ra, kế toán còn phải phân tích tình hình sử dụng và chi tiêu quỹ lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Kế toán thuế: Cập nhật chứng từ kế toán thuế, phản ánh, hạch toán, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ sách kế toán của công ty. Lập và gửi đúng hạn các báo cáo thuế và quyết toán thuế theo chế độ. Đại diện Công ty giao dịch với cơ quan thuế, tham gia quyết toán thuế, có kết quả tốt sau khi giao dịch và quyết toán thuế
Kế toán TSCĐ: Theo dõi mọi sự biến động về số lượng, chất lượng và địa điểm sử dụng của tài sản cố định của Công ty và làm các thủ tục giao nhận, thanh lý