2.1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Hòa Hiệp.
Tên công ty: Công ty TNHH Hòa Hiệp
Mã số thuế: 2900326537
Điện thoại: 0383851940
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên .
Ngày bắt đầu thành lập: 01/04/1994
Giám đốc: PHẠM ĐÌNH HẠNH
Vốn điều lệ: 69.000.000.000 đồng
Địa chỉ: Số 104, đường Nguyễn Sinh Sắc, Phường Cửa Nam, Thành Phố Vinh, Tỉnh Nghệ An, Việt Nam.
Ngành nghề kinh doanh chính: xây dựng công trình điện; cầu đường; đường sắt, đường bộ; cấp, thoát nước và buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
Ngoài ra còn kinh doanh một số lĩnh vực như:
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;
- Buôn bán, sửa chữa máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác;
- Sản xuất bê tông và các sản phẩm xi măng và thạch cao;
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty
Theo sơ đồ tổ chức bộ máy công ty như trên, công ty TNHH Hòa Hiệp chia làm 2 mảng chính:
Các bộ phận quản lý bao gồm:
Chủ tịch hội đồng thành viên: Là cơ quan cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Chủ tịch hội đồng thành viên có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển của Công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường, quyết định nội dung tài liệu và triệu tập họp đại hội đồng cổ đông, cơ cấu tổ chức lập quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Chủ tịch hội đồng thành viên thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
Ban giám đốc: Bao gồm Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành và các giám đốc phụ trách do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Tổng giám đốc là người điều hành
đồng quản trị về thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc điều hành là người thay mặt Tổng giám đốc, phụ trách một số lĩnh vực của Công ty theo sự ủy quyền của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công và ủy quyền.
Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm:
Phòng hành chính nhân sự: Thực hiện chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, công tác cán bộ, công tác kỷ luật; tham mưu về bộ máy tổ chức quản lý, chức năng nhiệm vụ các đơn vị thuộc Công ty; tham mưu và thực hiện việc thu thập, truyền thông tin thuộc lĩnh vực hành chính – nhân sự, cung cấp thông tin liên quan cho các đơn vị.
Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chức năng tham mưu về nguồn vốn, sử dụng vốn và chính sách tài chính của công ty, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và khoa học các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý, năm. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước. Theo dõi và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính của công ty đối với Nhà nước theo luật định. Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đảm bảo hiệu quả đầu tư và kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh: Quản trị marketing, xây dựng các chiến lược tiếp thị phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch quảng cáo, chiêu thị, chiến lược giá, quan hệ cộng đồng, chăm sóc và phát triển hệ thống phân phối. Thực hiện các nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh, môi trường kinh tế, chính trị, xã hội nhằm đề xuất với Ban giám đốc về các chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn.
Phòng vật tư - thiết bị:Đảm bảo cung ứng vật tư, thiết bị và nhân công theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu của công trường, kể cả việc cung ứng vật tư mẫu để khách hàng chọn và phê duyệt. Theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết toán của công trình và kiểm soát chi phí trong quá trình thi công của các hợp đồng. Kiểm soát việc sử dụng vật tư trong quá trình thi công. Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến thương lượng và ký kết Hợp đồng. Giải quyết các tranh chấp liên quan đến hợp đồng với khách hàng.
Phòng Kế hoạch kỹ thuật: Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án. Kiểm tra, xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư, mức hao
phí lao động trên cơ sở định mức kỹ thuật được duyệt, xây dựng phương án công trình xây dụng. Phối hợp cùng phòng kinh doanh lập hồ sơ dự thầu các công trình tham gia đấu thầu.
Phòng quản lý công trình:Thay mặt Ban Giám đốc quản lý và giám sát trực tiếp các Công trình được giao và chịu trách nhiệm trực tiếp với Ban Giám đốc về mọi mặt của Công trình. Chuẩn bị kế hoạch thi công cho các Công trình được giao, gồm cả việc quyết định cơ cấu tổ chức ban chỉ huy công trường. Quản lý, điều phối và kiểm tra các hoạt động hằng ngày tại Công trường. Theo dõi tiến triển của Công trình và xác nhận khối lượng các hạng mục thi công theo định kỳ, báo cáo cho Ban lãnh đạo. Thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến khi cần thiết. Thay mặt Ban lãnh đạo trao đổi thông tin với khách hàng, kể cả xử lý các ý kiến phàn nàn và ý kiến của khách hàng
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠICÔNG TY TNHH HÒA HIỆP CÔNG TY TNHH HÒA HIỆP
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
Ghi chú:
Dòng thông tin quyết định: Dòng thông tin phản hồi: Dòng thông tin trao đổi:
Bộ máy kế toán của công ty được ra đời và phát triển cùng với sự hình thành và phát triển của công ty. Công ty TNHH Hòa Hiệp là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng và có quyền quyết định về mọi hoạt động tài chính của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, có nhiệm vụ kiểm tra và thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán trong phạm vi công ty.
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng Nguyễn Thị Thanh Hải: Là một trong các quản lý cao cấp, giúp ban giám đốc trong việc đưa ra quyết định để tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các kế toán viên trong bộ phận kế toán. Kế toán trưởng cũng cần giám sát toàn bộ việc quyết toán các khoản thu chi, tổ chức kiểm kê tài sản, dòng tiền của doanh nghiệp vào cuối năm tài chính. Bên cạnh đó, kế toán trưởng cũng cần đảm bảo được tính chính xác, kịp thời trong các tài liệu, sổ sách kế toán, bảo hiểm, công nợ với ngân hàng, khách hàng cũng như đối với chủ đầu tư. Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của công ty theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán nhà nước cho các bộ phận và các cá nhân trong công ty có liên quan.
Thủ quỹ: Thực hiện công việc lưu trữ chứng từ, sổ sách và báo cáo đầy đủ, kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày, đối chiếu số tiền thực tế với sổ quỹ. Thực hiện công việc thu, chi theo các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Lập sổ quỹ ghi chép, theo dõi các chứng từ thu, chi phát sinh, tiền tồn quỹ, kiểm kê quỹ vơi kế toán trưởng, lập báo cáo tồn quỹ cuối tháng.
động của các loại hàng hoá về giá trị và hiện vật để biết chính xác giá thực tế của từng loại đảm bảo kế hoạch mua, dự trữ và xuất bán đạt hiệu quả.
Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của tiền
mặt và tiền gửi ngân hàng. Nếu có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với sổ của thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng, thì kế toán cần tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời, kiểm soát chứng từ đầu vào sao cho hợp lí, hợp lệ và hợp pháp, hướng dẫn các phòng ban về quy định hóa đơn, chứng từ cũng như cách lập các biểu mẫu, lập báo cáo thu chi hàng ngày để gửi theo yêu cầu của Ban giám đốc. Kế toán vốn bằng tiền cũng cần liên hệ với ngân hàng để làm việc khi cần.
Kế toán tiền lương: Kế toán tính lương phải trả cho nhân viên, cùng các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… Ngoài ra, kế toán còn phải phân tích tình hình sử dụng và chi tiêu quỹ lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Kế toán thuế: Cập nhật chứng từ kế toán thuế, phản ánh, hạch toán, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ sách kế toán của công ty. Lập và gửi đúng hạn các báo cáo thuế và quyết toán thuế theo chế độ. Đại diện Công ty giao dịch với cơ quan thuế, tham gia quyết toán thuế, có kết quả tốt sau khi giao dịch và quyết toán thuế
Kế toán TSCĐ: Theo dõi mọi sự biến động về số lượng, chất lượng và địa điểm sử dụng của tài sản cố định của Công ty và làm các thủ tục giao nhận, thanh lý các tài sản tang, giảm, lập thẻ tài sản cố định.
Kế toán bán hàng: Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ. Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra. Phân hệ kế toán bán hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho. Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng. Phân hệ kế toán công nợ phải thu liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng, kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp.
phẩm nhập kho. Căn cứ vào định mức sản phẩm phân bổ các chi phí chung tính giá thành sản phẩm theo định mức, phục vụ các yêu cầu điều hành sản xuất của lãnh đạo.
Kế toán công nợ: Lưu trữ thực hiện các hợp đồng kinh tế. Theo dõi số phát sinh, số dư của khách hàng, đối tác của Công ty, đôn đốc thu hồi công nợ với khách hàng. Lập các chứng từ, bảng kê và các báo cáo liên quan theo chế độ kế toán.
Kế toán tổng hợp: Tính thưởng cho nhân viên, thưởng doanh thu và chiết khấu bán thang máy của công ty cho khách hàng.Lên các báo cáo tổng hợp gửi kế toán trưởng khi có yêu cầu.
2.2.2. Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán công ty áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép kế toán: Việt Nam đồng
- Kỳ kế toán: Niên độ kế toán của công ty từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch
2.2.3. Hình thức kế toán tại công ty
Theo điều 122 Thông tư 200 có 5 hình thức ghi sổ. Bao gồm: - Hình thức ghi sổ Nhật kí chung
- Hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ cái - Hình thức ghi sổ trên máy vi tính - Hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ - Hình thức ghi sổ Nhật ký – Chứng từ
Hiện nay, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, công ty TNHH Hòa Hiệp đang áp dụng hình thức ghi sổ trên máy vi tính, mẫu sổ sách và báo cáo được thiết kế theo mẫu sổ Nhật ký chung được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 thực hiện đúng pháp luật kế toán và nghĩa vụ đối với nhà nước.
Công việc kế toán được thực hiện theo chương trình phần mềm kế toán Misa được cài đặt sẵn trên máy vi tính. Mặc dù, phần mềm kế toán không hiển thị được đầy đủ các quy trình ghi sổ kế toán, nhưng vẫn in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
phiếu chi) hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định các tài khoản ghi Nợ, Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động được đẩy vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối mỗi tháng kế toán viên thực hiện cộng sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu một cách tự động và trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Bất kì lúc nào, kế toán viên cũng có thể tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Đến cuối năm, cuối tháng sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
2.2.4. Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp. Hiện nay, công ty TNHH Hòa Hiệp đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT - BTC, áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư phòng hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Để quản lý quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 111: Tiền mặt.
Tài khoản 1111: Tiền mặt (Tiền Việt Nam) Tài khoản 1112: Tiền mặt (Ngoại tệ) - 112: Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 1121: Tiền gửi ngân hàng (Tiền Việt Nam) Tài khoản 1122: Tiền gửi ngân hàng (Ngoại tệ)
Và một số tài khoản liên quan: TK 511, TK 515, TK 338, TK 521, TK 3331, TK 131...
2.2.5. Hệ thống chứng từ, sổ kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán vốnbằng tiền tại công ty. bằng tiền tại công ty.
Các chứng từ kế toán sử dụng tại công ty để hạch toán kế toán vốn bằng tiền là:
- Phiếu thu
- Giấy báo nợ
- Biên lai thu tiền
- Giấy báo có
- Ủy nhiệm chi
- Biên bản kiểm kê quỹ
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Hóa đơn giá trị gia tăng
Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại công ty: Để thuận tiện cho việc theo dõi, dễ hiểu, tiện lợi cho công tác kế toán, công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung. Do vậy, hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:
Sổ chi tiết:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt