Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Mô tả chi tiết chức năng lá
(1.1) Nhập số dư đầu kỳ: kế toán vật tư nhập số dư đầu kỳ
(1.2) Cập nhật danh mục vật tư: kế toán vật tư cập nhật danh mục vật
tư
(1.3) Cập nhật danh mục công trình: kế toán vật tư cập nhật danh
mục công trình
(1.4) Cập nhật danh mục kho: kế toán vật tư cập nhật danh mục kho (1.5) Cập nhật danh mục nhà cung cấp: kế toán vật tư cập nhật danh
mục nhà cung cấp
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ
1.Nhập thông tin tiền xử lý 1.1.Nhập số dư đầu kỳ 1.2.Cập nhật danh mục vật tư 1.3.Cập nhật danh mục công trình 1.4.Cập nhật danh mục kho 1.5.Cập nhật danh mục nhà cung cấp 1.6.Cập nhật danh mục tài khoản 2.Hạch toán Nhập kho 2.1.Nhận hợp đồng mua vật tư 2.2.Nhận hóa đơn GTGT 2.3.Nhận biên bản kiểm nghiệm vật tư 2.4.Lập phiếu nhập kho 2.5.Ghi thẻ kho 3.Hạch toán Xuấtkho 3.1.Nhận phiếu yêu cầu xuất kho(đã duyệt) 3.2.Kiểm tra vật tư tồn kho 3.3. Lập phiếu xuất kho 3.4.Ghi thẻ kho 4.Tính giá 4.1.Tính giá vật tư cuối kỳ 4.2.Kế toán hoàn thiện phiếu xuất
kho 5.Xử lý kiểm kê 5.1.Nhận biên bản kiểm kê 5.2.Lập báo cáo kiểm kê 5.3.Điều chỉnh chênh lệch kiểm kê 5.4.Nhận quyết định xử lý chênh lệch kiểm kê 5.5.Xử lý chênh lệch kiểm kê 6.Lập sổ kế toán 6.1.Lập sổ cái TK 152,153 6.2.Lập sổ chi tiết vật tư 6.3.Lập sổ chi tiết tài khoản
7.Lập báo cáo kế toán
7.1.Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn
7.2.Báo cáo kiểm kê vật tư
7.3.Báo cáo Tồn kho
(1.6) Cập nhật danh mục tài khoản: kế toán vật tư cập nhật danh mục
tài khoản
(2.1) Nhận hợp đồng mua vật tư: kế toán vật tư sẽ nhận hợp đồng
mua hàng từ bộ phận quản lý sản xuất của công ty.
(2.2) Nhận hóa đơn GTGT: kế toán vật tư nhận hóa đơn GTGT từ nhà
cung cấp để làm căn cứ thanh toán sau này.
(2.3) Nhận biên bản kiểm nghiệm vật tư: kế toán vật tư sẽ nhận biên
bản kiểm nghiệm vật tư (về số lượng, quy cách, mẫu mã, chất lượng..) từ ban kiểm nghiệm vật tư để quyết định xem vật tư có được phép nhập kho hay không.
(2.4) Lập phiếu nhập kho: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực
nhận, giá trị vật liệu nhập kho ghi trên hoá đơn (ghi giá đích danh).
(2.5) Ghi thẻ kho: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu
nhập).
(3.1) Nhận phiếu yêu cầu xuất vật tư: Nhận từ quản lý phân xưởng. (3.2) Kiểm tra tồn kho: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toán vật tư phải
liên hệ với thủ kho để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất, từ đó viết phiếu xuất kho.
(3.3) Lập phiếu xuất kho: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên), ghi trên cột yêu cầu xuất. Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất.
(3.4) Ghi thẻ kho: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất.
(4.1) Tính giá vật tư cuối kỳ: Kế toán vật tư sẽ tính giá vật tư dựa trên
số lượng vật tư tồn kho
(4.2) Kế toán hoàn thiện phiếu xuất kho: dựa trên bảng tính giá vốn
kế toán vật tư hoàn thiện phiếu xuất kho.
(5.1) Nhận biên bản kiểm kê: kế toán vật tư nhận biên bản kiểm kê từ
(5.2) Lập báo cáo kiểm kê: kế toán vật tư lập báo cáo kiểm kê gửi cho kế
toán trưởng dựa trên biên bản kiêm kê.
(5.3) Điều chỉnh chênh lệch kiểm kê: kế toán phải điều chỉnh tăng(giảm) số
liệu vật tư trên sổ sách để bằng với số liệu thực tế khi kiểm kê.
(5.4) Nhận quyết định xử lý chênh lệch kiểm kê: toán vật tư nhận quyết
định xử lý kiểm kê từ kế toán trưởng.
(5.5) Xử lý chênh lệch kiểm kê: kế toán vật tư xử lý chênh lệch kiểm kê
dựa trên Quyết định xử lý kiểm kê nhận từ kế toán trưởng.
(6.1) Lập sổ cái TK 152,153: dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho lập sổ
cái TK 152,153
(6.2) Lập sổ chi tiết vật tư: dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho lập sổ chi
tiết vật tư
(6.3) Lập sổ chi tiết tài khoản: dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho lập
sổ chi tiết tài khoản
(7.1) Báo cáo N-X-T: dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho lập nên báo cáo
nhập-xuất-tồn
(7.2) Báo cáo chênh lệch kiểm kê: Dựa vào biên bản kiểm kê thực tế để lập
báo cáo theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.
(7.3) Báo cáo tồn kho: Dựa trên cơ sở các phiếu nhập kho, xuất kho, bảng
tồn đầu kỳ để lập báo cáo về tình hình sử dụng vật tư cho công trình dự án.