1.2.1. Khái niệm và nhiệm vụ kế toán vật tư
Khái niệm
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.
Vâṭ tư là bộ phận cơ bản trong toàn bộ tư liệu sản xuất của xã hội,
bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng và thiết bị máy móc...
Trong doanh nghiệp vật tư bao gồm nhiều loại: nguyên liệu - vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, hàng hóa...
Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản
xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. Nhiệm vụ của kế toán vật tư
Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ…
Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường.
Kế toán nhập xuất vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2. Nguyên tắc phân loại , đánh giá vật tư
1.2.2.1. Phân loại vật tư
Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại, và từng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Để thuận lợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại vật liệu đảm bảo hiệu quả sử dụnh trong sản xuất thì Doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là quá trình sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tuỳ thuộc vào từng loạI hình cụ thể của từng Doanh nghiệp theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hiện nay các doanh nghiệp thường căn cứ vào nội
dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
Nguyên liệu,vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là đối tượng lao động do
doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp.
Đặc điểm của nguyên vật liệu:
Các nguyên vật liệu sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất.
Các nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh (một chu kỳ sản xuất kinh doanh).
Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp vào sản phẩm, là căn cứ cơ sở để tính giá thành.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu vật liệu bao gồm:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được chuyển một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra.
- Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm…Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm.
- Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, máy móc thiết bị.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi thanh lý tài sản cố định…
Căn cứ nguồn gốc, nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài. - Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công.
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia
thành:
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý.
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho mục đích khác.
Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp. Do vậy, trong công tác quản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu.
Công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ:
- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp.
- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ bảo quản:
Dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ. Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng. Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.
phân loại có tác dụng riêng trong quản lý.
Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ, dụng cụ được chia
thành:
- Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị). - Loại phần bổ nhiều lần.
Loại phân bổ 1 lần là những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn. Loại phân bổ từ 2 lần trở lên là những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn hơn, thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng.
Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ được chia thành:
- Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa.
- Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ. - Quần áo bảo hộ lao động.
- Công cụ, dụng cụ khác.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý công việc ghi chép kế toán, công cụ,
dụng cụ được chia thành:
- Công cụ, dụng cụ. - Bao bì luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê.
Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ, dụng cụ được chia thành:
- Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD. - Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý.
Công cụ, dụng cụ dùng cho các mục đích khác.
1.2.2.2. Đánh giá vật tư
Đánh giá NVL là xác định giá trị của chúng theo một nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định theo giá thực tế xuất kho
theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên trong không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu.
Nguyên tắc đánh giá:
Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh giá vật tư cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc (trị giá vốn thực tế). Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng. Thực hiện nguyên tắc này, DN phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc vật tư được xác dịnh cụ thể cho từng loại bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó.
Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh được giữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo
nguyên tắc nhất quán, nghĩa là DN đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. DN có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lý hơn; đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó (nguyên tắc thời điểm).
Phương pháp đánh giá
Vật tư trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc( hay còn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.
Đánh giá theo trị giá vốn thực tế:
Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập.
Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau.
+ Trường hợp 1:Nhập kho do mua ngoài:
Trị giá vốn thực tế nhập kho = Giá mua thực tế +Chi phí mua + Thuế TTĐB, thuế NK(nếu có)
- Giá mua thực tế là giá ghi trên hóa đơn được xác định tùy theo từng trường hợp:
Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT
Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá mua ghi trên hóa đơn là tổng giá thanh toán( bao gồm cả thuế GTGT)
- Chi phí mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, chi phí kiểm nhận, hao hụt trong định mức cho phép….
- Các khoản thuế: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
+ Trường hợp 2:Nhập kho do tự gia công, chế biến
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá thành thực tế
+Trường hợp 3:Nhập kho do thuê ngoài gia công
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá vốn thực tế xuất thuê gia công + chi phí thuê gia công phải trả + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ…(nếu có)
Giá vốn thực tế nhập kho = Trị giá vốn góp do hội đồng liên doanh xác định + các khoản chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật tư
+ Trường hợp 5:Nhập kho được cấp
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá ghi trên biên bản giao nhận + các khoản chi phí phát sinh khi tiếp nhận vật tư
+ Trường hợp 6:Nhập kho do cho, biếu tặng
Giá vốn thực tế nhập kho =Giá trị hợp lý do các bên tự thỏa thuận + các khoản chi phí
Đánh giá theo giá hạch toán
Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật tư. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết vật tư. Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ (H) theo công thức sau:
Vật tư xuất kho:
Trị giá thực tế của vật tư tồn đầu kỳ
Trị giá hạch toán của vật tư còn tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế của vật tư nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán của vật tư nhập trong kỳ Hệ số giá (H) =
+ +
Giá trị thực tế của vật tư xuất trong kỳ
Trị giá hạch toán của vật tư xuất kho trong
kỳ + Hệ số giá (H)
Theo Chuẩn mực kế toán số 02 –Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được thực hiện theo các phương pháp sau đây:
+ Phương pháp đích danh: Theo phương pháp này, doanh nghiệp
phải quản lý vật tư theo từng lô hàng. Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó
+ Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, kế
toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ (bình quân gia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh nghiệp.
Đơn giá xuất kho =
Trị giá vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho * Đơn giá xuất kho
+ Phương pháp nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết
số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho. Do đó vật tư tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập kho sau cùng:
Trị giá vốn của vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho * Đơn giá của những lô vật tư nhập đầu tiên
Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh nghiệp tự quyết định. Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính.
1.2.3. Hạch toán kế toán vật tư
Chứng từ kế toán:
Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mẫu 03-VT
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu 04-VT Biên bản kiểm kê vật tư, CCDC, sản phẩm, hàng hóa Mẫu 05-VT
Bảng kê mua hàng Mẫu 06-VT
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC Mẫu 07-VT Các phương pháp hạch toán chi tiết vật tư
Hiện nay, các DN thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong ba phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Phương pháp mở thẻ song song:
- Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho.
- Theo phương pháp này, ở phòng kế toán mở thẻ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và theo từng địa điểm bảo quản nguyên vật liệu để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Còn ở các kho cũng mở thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu