Chứng từ kế toán:
Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mẫu 03-VT
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu 04-VT Biên bản kiểm kê vật tư, CCDC, sản phẩm, hàng hóa Mẫu 05-VT
Bảng kê mua hàng Mẫu 06-VT
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC Mẫu 07-VT Các phương pháp hạch toán chi tiết vật tư
Hiện nay, các DN thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong ba phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Phương pháp mở thẻ song song:
- Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho.
- Theo phương pháp này, ở phòng kế toán mở thẻ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và theo từng địa điểm bảo quản nguyên vật liệu để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Còn ở các kho cũng mở thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu giống như phòng kế toán để ghi chép nghiệp vụ, phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu.
Cuối tháng, đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu hạch toán ở nơi bảo quản. Sau đó kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh của tài khoản 152 để đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp trên tài khoản tổng hợp.
Phương pháp này áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu khối lượng nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít không thường xuyên và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các bộ phận kế toán còn hạn chế.
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Hình1.2.3a: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp mở thẻ song song
Ưu điểm:
Đơn giản dễ làm không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao.
Nhược điểm:
Phương pháp này có sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên việc lập báo cáo dễ bị chậm.
Điều kiện áp dụng: Phương pháp áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng nhiệm vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ kế toán còn hạn chế.
Phương pháp số dư:
Phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn
Chứng từ nhập
Thẻ kho Sổ (thẻ) KT chi tiết
Chứng từ xuất
Bảng tổng hợp N – X – T
kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho.
Theo phương pháp này, ở kho mở các thẻ kho để ghi chép, phản ánh số hiện có và sự biến động của vật tư về số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Phòng kế toán không cần mở thẻ chi tiết cho từng loại, từng thứ vật tư mà chỉ mở bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất phản ánh trị giá hạch toán của hàng nhập, xuất, tồn kho theo nhóm vật tư ở từng kho, cuối tháng căn cứ bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu giá trị, chi tiết từng nhóm với số liệu hạch toán nghiệp vụ ở từng kho hàng.
Thực hiện phương pháp số dư, hằng ngày hoặc định kỳ ngắn kế toán viên phụ trách phần kế toán vật tư phải kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ trên các thẻ kho ở các kho bảo quản và tính số dư vật tư hiện còn tại thời điểm đã kiểm tra ngay trên các thẻ kho. Cuối tháng, sau khi kiểm tra lần cuối cùng, kế toán kê số dư vật tư hiện còn cả về số lượng và trị giá hạch toán vào bảng kê số dư để đối chiếu với sổ chi tiết của kế toán.
Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Chứng từ xuất Bảng lũy kế NXT kho vật tư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng tổng hợp NXT kho vật tư Kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Hình1.2.3b: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Ưu điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu được tiến hành theo định kỳ, tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán.
Nhược điểm: Do ở phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt số lượng thì kế toán xem lại số liệu trên thẻ kho hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.
Phạm vi áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có khối lượng các nhiệm vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại NVL. Với điều kiện các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán vững vàng.
Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
- Tại kho: thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Tại phòng kế toán: căn cứ chứng từ nhập (xuất) để lập bảng kê nhập (xuất) hoặc tổng hợp để ghi lên sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ cả số lượng và giá trị.