Bộ máy kế toán của công ty được hình thành và phát triển gắn liền với sự ra đời và trưởng thành của công ty. Công ty Cổ phần ProDoor tổ
chức công tác kế toán theo hình thức tập trung với nội dung: hợp nhất các công tác kế toán, tài vụ thống kê, tiền lương vào một phòng kế toán. Tại mỗi phân xưởng chỉ bố trí một nhân viên kinh tế với nhiệm vụ ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế đầu tiên tại phân xưởng, cuối tháng chuyển chứng từ cùng bản báo cáo về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
HIình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Với phương thức tổ chức bộ máy kế toán như trên, các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán có chức năng và nhiệm vụ sau:
* Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính- kế toán)
Là người hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn và tổ chức công tác kế toán trong toàn công ty, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên cấp dưới. Đồng thời có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty về công tác kế toán tài chính.
Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty. Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Kế toán trưởng cần giám sát, quyết đoán các khoản thu chi, tổ chức kiểm kê tài sản, dòng tiền của doanh nghiệp vào cuối năm tài chính. Kế toán trưởng tham gia vào việc lập các báo cáo tài chính vào thời
gian quy địnyh và trình bày báo cáo với những lãnh đạo cấp cao, tham gia phân tích và dự báo về nguồn tài chính, các kiến nghị để hỗ trợ ban lãnh đạo trong xử lý các rủi ro về hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
*Kế toán vốn bằng tiền:
Kế toán theo dõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản vay, tiền tạm ứng, thanh toán công nợ với ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng và ngân sách.
Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt với sổ của thủ quỹ và sổ kế toán tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng thì kế toán cần tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. Kiểm soát hóa đơn đầu vào, chứng từ đầu vào sao cho hợp lý, hợp pháp, hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Lập báo cáo thu chi hằng ngày, báo cáo tiền gửi ngân hàng hàng ngày để gửi theo yêu cầu của Ban giám đốc.
* Kế toán bán hàng
Tổ chức hạch toán vâṭ tư nhập kho, tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh, theo dõi tình hình bán hàng và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ kho.
Kế toán bán hàng lấy bảng định mức giá sản phẩm từ kế toán trưởng, tập hợp các chi phí giá thành, xác định doanh thu bán hàng và kết quả kinh doanh.
* Kế toán công nợ
Theo dõi các khoản vay kí quĩ, kí cược, các khoản bảo lãnh đồng thời thanh toán các khoản nợ đến hạn trả.
Kế toán công nợ nhận các chứng từ là hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán thanh lí TSCĐ, hợp đồng bán chịu cho khách hàng từ kế toán bán hàng, kế toán tài sản cố định để ghi sổ hạch toán và theo dõi công nợ đến từng khách hàng.
* Kế toán tài sản cố định
Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi tình hình hiện có, sự biến động của TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ, tình hình sử dụng TSCĐ và phân bổ khẩu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì.Kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương nhận các thông tin về nhân viên các phòng ban từ các phòng ban và lập bảng chấm công, trích các khoản trích theo lương theo qui định hiện hành, gửi kế toán trưởng phê duyệt, kế toán thanh toán để trả lươngnhân viên và gửi báo cáo tổng hợp cho kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo gửi ban lãnh đạo.
*Kế toán chi phí giá thành
Có nhiệm vụ hạch toán, tổng hợp chi phí, phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm. Kế toán chi phí giá thành tiến hành tập hợp chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí phù hợp với đối tượng tính giá thành. Căn cứ vào số dư, số phát sinh của các tài khoản tập hợp chi phí để lập bảng tính giá thành sản phẩm.
*Kế toán tiền lương
Theo dõi, thanh toán tiền lương, thưởng, phụ cấp, BHXH cho người lao động tại Công ty.
*Kế toán vật tư
Kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá về giá trị và hiện vật để biết chính xác giá thực tế của từng loại đảm bảo kế hoạch mua, dự trữ và xuất bán đạt hiệu quả.
Kế toán vật tư theo dõi lượng và quản lý hàng tồn trong kho, yêu cầu nhập thêm vật tư khi có đơn đặt hàng từ trình dược viên mang về .
*Kế toán thuế
Cập nhật chứng từ kế toán thuế, phản ánh, hạch toán, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ sách kế toán của công ty.
Hoàn thiện toàn bộ các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết cho công việc hạch toán kế toán như: Hợp đồng lao động, cách loại hợp đồng khác phát sinh.
Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thuế và quyết toán của công ty theo chế độ quy định như: báo cáo tài chính. Lưu trữ chứng từ, sổ sách thuế và các báo cáo thuế đảm bảo chứng từ sổ sách, báo cáo đầy đủ.
Đại diện công ty giao dịch với cơ quan thuế, tham gia quyết toán thuế có kết quả tốt sau khi giao dịch và quyết toán thuế.
*Thủ quỹ
Là người trực tiếp giữ tiền tại két của công ty. Căn cứ vào các phiếu thu chi mà thủ quỹ sẽ có nhiệm vụ giữ và xuất tiền. Đồng thời bộ phận quỹ vào các sổ kế toán để theo dõi và báo với kế toán trưởng.