3.1.1. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán vật tư
Đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nào quản lí vật tư có hiệu quả là một nhân tố quan trọng đối với kết quả hoạt động của công ty. Trên cơ sở hệ thống kê toán vật tư hiện tại, cần xây dựng hệ thống mới khắc phục được những hạn chế của hệ thống cũ, và có nhiều sự trợ giúp hơn đối với công việc quản lí của các nhân viên. Yêu cầu đặt ra của hệ thống là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Như vậy, việc phân tích, thiết kế và triển khai HTTT kế toán vật tư tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
3.1.2. Xác định yêu cầu mô tả bài toán3.1.2.1. Mô tả bài toán 3.1.2.1. Mô tả bài toán
Đầu kỳ, kế toán trưởng thực hiện nhập bảng số dư đầu kỳ, cập nhật
danh mục vật tư, danh mục nhà cung cấp, danh mục công trình, danh mục kho, danh mục tài khoản.
Theo kế hoạch xây dựng, và tình hình vật tư tồn kho, thông qua kế toán
trưởng, phòng vật tư thiết bị sẽ lập kế hoạch mua vật tư phục vụ hoạt động
xây dựng trong tháng. Phòng vật tư thiết bị tiến hành liên hệ, mua vật tư với
nhà cung cấp qua hợp đồng mua vật tư. Khi nhà cung cấp giao vật tư, ban
kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra, lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và nếu vật tư
không đủ chất lượng thì trả lại cho nhà cung cấp, không cho nhập kho. Dựa trên biên bản này, hợp đồng và hóa đơn GTGT, bộ phận kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên (một liên lưu hồ sơ gốc, một liên
chuyển cho thủ kho, một liên gửi nhà cung cấp). Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành nhập kho. Kế toán vật tư gửi hóa đơn GTGT cho kế toán
vốn bằng tiền để thanh toán cho nhà cung cấp.
Khi các Đội công trình có nhu cầu xuất vật tư, quản lý Đội công trình
viết phiếu yêu cầu xuất kho vật tư và Báo cáo sử dụng vật tư gửi cho kế
toán trưởng kí duyệt. Kế toán vật tư viết phiếu xuất kho chia làm 3 liên ( 1
liên kế toán vật tư giữ để ghi sổ, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên
quản lý Đội công trình giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng).
Việc tính giá xuất của vật tư được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
Cuối kỳ, Kế toán vật tư xuống kho cùng Ban kiểm kê và thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư thực tế, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế biên bản kiểm kê vật tư tồn kho. Nếu có sự thiếu hụt hoặc thừa vật tư thì Ban kiểm kê lập
Báo cáo chênh lệch kiểm kê gửi cho kế toán trưởng để đưa ra quyết định xử
lý chênh lệch kiểm kê vật tư. Sau đó, kế toán vật tư sẽ lập phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho điều chỉnh.
Từ tất cả các chứng từ, bộ phận kế toán vật tư sẽ tiến hành mở sổ cái TK152,153 ghi sổ chi tiết vật tư và sổ chi tiết tài khoản để theo dõi được lượng nhập xuất tồn kho các loại vật tư để điều chỉnh mua vào, xuất dùng hợp lý.
Kế toán vật tư tổng hợp lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn (N-X-T), báo
cáo Tồn kho vật tư gửi cho kế toán trưởng.
3.1.2.2. Phân tích yêu cầu
Xuất phát từ yêu cầu của công tác kế toán vật tư, cần phải xây dựng một hệ thống để giúp quản lý vật tư có hiệu quả hơn hay có nghĩa là công việc quản lý vật tư hiện nay được thực hiện trên máy thay cho công việc thủ công trước đây. Để thực hiện được điều đó, hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các yêu cầu đầu vào: Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua nhập các chứng từ đầu vào (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, …)
Từ đầu vào là các chứng từ trên thì đầu ra: Đưa ra được các sổ và báo cáo cần thiết (Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, bảng kê nhập - xuất vật tư, báo cáo Nhập - Xuất - Tồn vật tư, báo cáo tổng nhập, báo cáo tổng xuất,… )
3.1.3. Sơ đồ ngữ cảnh
Sơ đồ ngữ cảnh là biểu đồ thể hiện tất cả các thực thể ngoài và các dòng dữ liệu vào, ra hệ thống.
Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh
3.1.4. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Mô tả chi tiết chức năng lá
(1.1) Nhập số dư đầu kỳ: kế toán vật tư nhập số dư đầu kỳ
(1.2) Cập nhật danh mục vật tư: kế toán vật tư cập nhật danh mục vật
tư
(1.3) Cập nhật danh mục công trình: kế toán vật tư cập nhật danh
mục công trình
(1.4) Cập nhật danh mục kho: kế toán vật tư cập nhật danh mục kho (1.5) Cập nhật danh mục nhà cung cấp: kế toán vật tư cập nhật danh
mục nhà cung cấp
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ
1.Nhập thông tin tiền xử lý 1.1.Nhập số dư đầu kỳ 1.2.Cập nhật danh mục vật tư 1.3.Cập nhật danh mục công trình 1.4.Cập nhật danh mục kho 1.5.Cập nhật danh mục nhà cung cấp 1.6.Cập nhật danh mục tài khoản 2.Hạch toán Nhập kho 2.1.Nhận hợp đồng mua vật tư 2.2.Nhận hóa đơn GTGT 2.3.Nhận biên bản kiểm nghiệm vật tư 2.4.Lập phiếu nhập kho 2.5.Ghi thẻ kho 3.Hạch toán Xuấtkho 3.1.Nhận phiếu yêu cầu xuất kho(đã duyệt) 3.2.Kiểm tra vật tư tồn kho 3.3. Lập phiếu xuất kho 3.4.Ghi thẻ kho 4.Tính giá 4.1.Tính giá vật tư cuối kỳ 4.2.Kế toán hoàn thiện phiếu xuất
kho 5.Xử lý kiểm kê 5.1.Nhận biên bản kiểm kê 5.2.Lập báo cáo kiểm kê 5.3.Điều chỉnh chênh lệch kiểm kê 5.4.Nhận quyết định xử lý chênh lệch kiểm kê 5.5.Xử lý chênh lệch kiểm kê 6.Lập sổ kế toán 6.1.Lập sổ cái TK 152,153 6.2.Lập sổ chi tiết vật tư 6.3.Lập sổ chi tiết tài khoản
7.Lập báo cáo kế toán
7.1.Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn
7.2.Báo cáo kiểm kê vật tư
7.3.Báo cáo Tồn kho
(1.6) Cập nhật danh mục tài khoản: kế toán vật tư cập nhật danh mục
tài khoản
(2.1) Nhận hợp đồng mua vật tư: kế toán vật tư sẽ nhận hợp đồng
mua hàng từ bộ phận quản lý sản xuất của công ty.
(2.2) Nhận hóa đơn GTGT: kế toán vật tư nhận hóa đơn GTGT từ nhà
cung cấp để làm căn cứ thanh toán sau này.
(2.3) Nhận biên bản kiểm nghiệm vật tư: kế toán vật tư sẽ nhận biên
bản kiểm nghiệm vật tư (về số lượng, quy cách, mẫu mã, chất lượng..) từ ban kiểm nghiệm vật tư để quyết định xem vật tư có được phép nhập kho hay không.
(2.4) Lập phiếu nhập kho: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực
nhận, giá trị vật liệu nhập kho ghi trên hoá đơn (ghi giá đích danh).
(2.5) Ghi thẻ kho: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu
nhập).
(3.1) Nhận phiếu yêu cầu xuất vật tư: Nhận từ quản lý phân xưởng. (3.2) Kiểm tra tồn kho: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toán vật tư phải
liên hệ với thủ kho để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất, từ đó viết phiếu xuất kho.
(3.3) Lập phiếu xuất kho: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên), ghi trên cột yêu cầu xuất. Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất.
(3.4) Ghi thẻ kho: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất.
(4.1) Tính giá vật tư cuối kỳ: Kế toán vật tư sẽ tính giá vật tư dựa trên
số lượng vật tư tồn kho
(4.2) Kế toán hoàn thiện phiếu xuất kho: dựa trên bảng tính giá vốn
kế toán vật tư hoàn thiện phiếu xuất kho.
(5.1) Nhận biên bản kiểm kê: kế toán vật tư nhận biên bản kiểm kê từ
(5.2) Lập báo cáo kiểm kê: kế toán vật tư lập báo cáo kiểm kê gửi cho kế
toán trưởng dựa trên biên bản kiêm kê.
(5.3) Điều chỉnh chênh lệch kiểm kê: kế toán phải điều chỉnh tăng(giảm) số
liệu vật tư trên sổ sách để bằng với số liệu thực tế khi kiểm kê.
(5.4) Nhận quyết định xử lý chênh lệch kiểm kê: toán vật tư nhận quyết
định xử lý kiểm kê từ kế toán trưởng.
(5.5) Xử lý chênh lệch kiểm kê: kế toán vật tư xử lý chênh lệch kiểm kê
dựa trên Quyết định xử lý kiểm kê nhận từ kế toán trưởng.
(6.1) Lập sổ cái TK 152,153: dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho lập sổ
cái TK 152,153
(6.2) Lập sổ chi tiết vật tư: dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho lập sổ chi
tiết vật tư
(6.3) Lập sổ chi tiết tài khoản: dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho lập
sổ chi tiết tài khoản
(7.1) Báo cáo N-X-T: dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho lập nên báo cáo
nhập-xuất-tồn
(7.2) Báo cáo chênh lệch kiểm kê: Dựa vào biên bản kiểm kê thực tế để lập
báo cáo theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.
(7.3) Báo cáo tồn kho: Dựa trên cơ sở các phiếu nhập kho, xuất kho, bảng
tồn đầu kỳ để lập báo cáo về tình hình sử dụng vật tư cho công trình dự án.
3.1.5. Ma trận thực thể chức năng
Danh sách các hồ sơ, dữ liệu sử dụng
d1.bảng kê số dư đầu kỳ d2.danh mục vật tư d3.danh mục công trình d4.danh mục kho
d5.danh mục nhà cung cấp d6.danh mục tài khoản d7.hợp đồng mua vật tư d8.hóa đơn GTGT
d9.biên bản kiểm nghiệm vật tư d10. thẻ kho
d11.phiếu nhập kho
d12.phiếu yêu cầu xuất vật tư d13.báo cáo sử dụng vật tư d14.bảng kê tồn kho
d15. phiếu xuất kho d16.bảng tính giá vốn d17.biên bản kiểm kê
d18.quyết định xử lý chênh lệch kiểm kê d18.phiếu kế toán
d20.sổ cái TK152,153 d21.sổ chi tiết vật tư d22.sổ chi tiết tài khoản
d23.báo cáo chênh lệch kiểm kê d24.báo cáo nhập xuất tồn d25.báo cáo tồn kho
3.1.6. Phân tích mô hình khái niệm-logic
a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
b) Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1
Biểu đồ của tiến trình “1.0 Nhập thông tin tiền xử lý”
Hình 3.5 Biểu đồ tiến trình mức “1.0 Nhập thông tin tiền xử lý” Biểu đồ của tiến trình “2.0 Hạch toán nhập kho”
Biểu đồ của tiến trình “3.0 Hạch toán xuất kho”
Hình 3.7 Biểu đồ tiến trình “3.0 Hạch toán xuất kho”
Biểu đồ của tiến trình “4.0 tính giá”
Biểu đồ của tiến trình “5.0 Xử lý kiểm kê”
Biểu đồ của tiến trình “6.0 Lập sổ kế toán”
Biểu đồ của tiến trình “7.0 Lập báo cáo kế toán”
3.1.7. Mô hình khái niệm dữ liệu E-R
Lập bảng từ điển dữ liệu
Danh sách các hồ sơ Tên viết tắt tính tênThuộc gọi Thuộc tính trùng lặp Thuộc tình của các mối liên kết Thuộc tính mô tả a. Danh Mục Tài Khoản
Mã Tài Khoản MaTK
Tên tài Khoản TenTK
Cấp tài khoản CapTK
Loại tài khoản LoaiTK
b. Tồn đầu kỳ Mã vật tư MaVT Mã kho MaKho Số tiền SoTien Số lượng SL c. Phiếu Nhập Số phiếu nhập SoPhieu Ngày nhập NgayPhieu
Tài khoản nợ TKNo
Tài khoản có TKCo
Lý do nhập LyDo
Tên kho TenKho
Tên vật tư TenVT
Mã vật tư MaVT Đơn vị tính DVT Số lượng nhập SL Đơn giá nhập DG Thành tiền nhập ThanhTien Tổng số tiền nhập TongTien Số chứng từ kèm theo SCTKT
d.Phiếu Xuất
Số phiếu xuất SoPhieu
Ngày xuất NgayPhieu
Tài khoản nợ TKNo
Tài khoản có TKCo
Lý do xuất LyDo
Tên kho TenKho
Địa điểm kho DiaDiem
Tên vât tư TenVT
Mã vật tư MaVT
Đơn vị tính DVT
Số lượng xuất SL
Đơn giá xuất DG
Thành tiền xuất ThanhTien
Tổng tiền xuất TongTien
Số chứng từ kèm theo SOCTKT
e. BB Kiểm Kê
Số BB SoBB
Ngày kiểm kê NgayBB
Tên kho TenKho
Trưởng ban kiểm kê TruongBan
Ủy viên 1 UyVien1
Ủy viên 2 UyVien2
Tên vật tư TenVT
Mã vật tư MaVT
Số lượng sổ sách SLSoSach
Số lượng thực tế SLThucTe
Số lượng thừa SLThua
Số lượng thiếu SLThieu
Số lượng phẩm chất
tốt SLPCT
Số lượng phẩm chất
Số lượng mất phẩm
chất SLMPC
Bảng 3.1 Bảng từ điển dữ liệu
Xác định các thực thể và các thuộc tính
Xác định mối quan hệ và các thuộc tính
Câu hỏi cho động từ Câu trả lời
Thực thể Thuộc tính 1. NHẬP Nhập cái gì Vật tư Nhập ở đâu Kho Nhập từ ai Nhà cung cấp Ai nhận Thủ kho
Khi nào Ngày phiếu
Nhập bằng cái gì Số phiếu
Tại sao nhập Lý do
Nhập theo cái gì Chứng từ liên quan
Nhập bao nhiêu Số lượng
Cách tính Đơn giá
Trị giá tính Thành tiền
2. XUẤT
Xuất cái gì Vật tư
Xuất ở đâu Kho
Xuất cho ai Đội công trình
Ai xuất Thủ kho
Khi nào Ngày phiếu
Xuất bằng cách nào Số phiếu
Tại sao xuất Lý do
Xuất theo cái gì Chứng từ liên quan
Xuất bao nhiêu Số lượng
Cách tính Đơn giá
3.KIỂM KÊ
Kiểm kê cái gì? Vật tư
Ai kiểm kê? Ban kiểm kê
Kiểm kê ở đâu Kho
THỰC THỂ THUỘC TÍNH
KHO MaKho, TenKho, DiaDiem, TenThuKho
VẬT TƯ MaVT, TenVT, DVT, MaTK
CÔNG TRÌNH MaCT, TenCT, MoTa
NHÀ CUNG CẤP MaNCC, TenNCC, DiaChi
Kiểm kê bằng cách nào?
Số BB
Kiểm kê khi nào? Ngày BB
Kiểm kê bao nhiêu? Số lượng kiểm kê
Kết quả kiểm kê ? Số lượng thừa
Số lượng thiếu
Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E - R
Hình 3.12 Mô hình E - R
3.1.8. Thiết kế mô hình logic
Biểu diễn thực thể :
TÀI KHOẢN => TÀI KHOẢN (MaTK, TenTK, CapTK, LoaiTK) KHO => KHO (MaKho, TenKho, DiaChi, TenThuKho)
NHÀ CÙNG CẤP => NHÀ CÙNG CẤP (MaNCC, TenNCC, DiaChi ) CÔNG TRÌNH => CÔNG TRÌNH (MaCT, TenCT, MoTa)
VẬT TƯ => VẬT TƯ (MaVT, TenVT, DVT )
Biểu diễn các mối quan hệ:
<TỒN> TONDAUKY (MaVT, MaKho, SL, SoTien)
<NHẬP> PHIEUNHAP (SoPhieu, NgayPhieu, MaVT, MaKho, TKNo,
TKCo, LyDo, CTLQ, TongTien, DG, SL, ThanhTien, MaNCC)
<XUẤT> PHIEUXUAT (SoPhieu, NgayPhieu, MaKho, MaVTTKNo,
TKCo, LyDo, CLTQ, TongTien, DG, SL, ThanhTien)
<KIỂM KÊ> BB KIỂM KÊ (SoBB, NgayBB, MaKho, TruongBan, UyVien1, UyVien2, MaVT, SLSoSach, SLThucTe, SLThua, SLThieu, SLPCT, SLPCK, SLMPC )
b) Chuẩn hóa mô hình quan hệ
Chuẩn hóa là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc phức hợp thành các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc hơn.
Hiện nay có nhiều chuẩn như: Chuẩn Boyce codd, Chuẩn 4, Chuẩn 5 có thể loại bỏ các ư thừa tốt hơn chuẩn 3 .Tuy nhiên áp dụng chuẩn hóa Boyce codd, chuẩn 4 hay chuẩn 5 sẽ gây khó khăn cho người lập trình nên ở đây ta chỉ xét đến chuẩn 3NF.
Tất cả các quan hệ trên, trừ PHIẾU NHẬP, PHIẾU XUẤT, BB KIỂM KÊ đều đã ở chuẩn 3, do đó ta chỉ cần chuẩn hóa các quan hệ này :
PHIẾU NHẬP có chứa thuộc tính lặp (MaVT, DG, SL, ThanhTien) nên chưa ở 1NF, ta tách PHIEUNHAP thành 2 quan hệ:
PHIEUNHAP(SoPhieu,NgayPhieu, MaKho, MaNCC, TKNo,TKCo,
LyDo, CTLQ, TongTien)
CTPHIEUNHAP(SoPhieu, MaVT, DVT, SL, DG, ThanhTien)
Chuẩn hóa PHIEUXUAT
PHIẾU XUẤT có chứa thuộc tính lặp (MaVT, DG, SL, ThanhTien) nên chưa ở 1NF, ta tách PHIEUXUAT thành 2 quan hệ:
PHIEUXUAT(SoPhieu,NgayPhieu,MaKho,MaCT, TKNo, TKCo,
LyDo, CTLQ, TongTien)
CTPHIEUXUAT(SoPhieu, MaVT, DVT, SL, DG, ThanhTien)
Chuẩn hóa BBKIEMKE
BB KIỂM KÊ chứa thuộc tính lặp (MaVT,SLSoSach,SLThucTe, SLThua, SLThieu) nên chưa ở 1NF, tách biên bản kiểm kê thành hai quan hệ:
BBKIEMKE(SoBB, NgayBB, MaKho, TruongBan, UyVien1,
UyVien2)
CTKIEMKE(SoBB, MaVT, SLSoSach, SLThucTe, SLThua,
SLThieu, SLPCT, SLPCK, SLMPC) Các quan hệ trên đều ở chuẩn 3NF
3.1.9. Mô hình dữ liệu quan hệ
3.1.10. Thiết kế mô hình vật lý
a) Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Nhằm phục vục công việc lập trình sử dụng hệ quản trị SQL: