3.1.2.1. Mô tả bài toán
Đầu kỳ, kế toán trưởng thực hiện nhập bảng số dư đầu kỳ, cập nhật
danh mục vật tư, danh mục nhà cung cấp, danh mục công trình, danh mục kho, danh mục tài khoản.
Theo kế hoạch xây dựng, và tình hình vật tư tồn kho, thông qua kế toán
trưởng, phòng vật tư thiết bị sẽ lập kế hoạch mua vật tư phục vụ hoạt động
xây dựng trong tháng. Phòng vật tư thiết bị tiến hành liên hệ, mua vật tư với
nhà cung cấp qua hợp đồng mua vật tư. Khi nhà cung cấp giao vật tư, ban
kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra, lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và nếu vật tư
không đủ chất lượng thì trả lại cho nhà cung cấp, không cho nhập kho. Dựa trên biên bản này, hợp đồng và hóa đơn GTGT, bộ phận kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên (một liên lưu hồ sơ gốc, một liên
chuyển cho thủ kho, một liên gửi nhà cung cấp). Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành nhập kho. Kế toán vật tư gửi hóa đơn GTGT cho kế toán
vốn bằng tiền để thanh toán cho nhà cung cấp.
Khi các Đội công trình có nhu cầu xuất vật tư, quản lý Đội công trình
viết phiếu yêu cầu xuất kho vật tư và Báo cáo sử dụng vật tư gửi cho kế
toán trưởng kí duyệt. Kế toán vật tư viết phiếu xuất kho chia làm 3 liên ( 1
liên kế toán vật tư giữ để ghi sổ, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên
quản lý Đội công trình giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng).
Việc tính giá xuất của vật tư được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
Cuối kỳ, Kế toán vật tư xuống kho cùng Ban kiểm kê và thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư thực tế, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế biên bản kiểm kê vật tư tồn kho. Nếu có sự thiếu hụt hoặc thừa vật tư thì Ban kiểm kê lập
Báo cáo chênh lệch kiểm kê gửi cho kế toán trưởng để đưa ra quyết định xử
lý chênh lệch kiểm kê vật tư. Sau đó, kế toán vật tư sẽ lập phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho điều chỉnh.
Từ tất cả các chứng từ, bộ phận kế toán vật tư sẽ tiến hành mở sổ cái TK152,153 ghi sổ chi tiết vật tư và sổ chi tiết tài khoản để theo dõi được lượng nhập xuất tồn kho các loại vật tư để điều chỉnh mua vào, xuất dùng hợp lý.
Kế toán vật tư tổng hợp lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn (N-X-T), báo
cáo Tồn kho vật tư gửi cho kế toán trưởng.
3.1.2.2. Phân tích yêu cầu
Xuất phát từ yêu cầu của công tác kế toán vật tư, cần phải xây dựng một hệ thống để giúp quản lý vật tư có hiệu quả hơn hay có nghĩa là công việc quản lý vật tư hiện nay được thực hiện trên máy thay cho công việc thủ công trước đây. Để thực hiện được điều đó, hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các yêu cầu đầu vào: Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua nhập các chứng từ đầu vào (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, …)
Từ đầu vào là các chứng từ trên thì đầu ra: Đưa ra được các sổ và báo cáo cần thiết (Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, bảng kê nhập - xuất vật tư, báo cáo Nhập - Xuất - Tồn vật tư, báo cáo tổng nhập, báo cáo tổng xuất,… )