T&M Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội.
Đối với mặt hàng gỗ nhập khẩu, hiện nay quá trình giao nhận vận tải bằng đường biển vẫn đảm bảo thực hiện theo các bước sau:
a. Yêu cầu, kiểm tra và xác nhận Booking
Những thông tin cần kiểm tra bao gồm:
Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến… Các chứng từ như vận đơn gốc, hóa đơn, Packing list, các loại giấy phép…
Trên cơ sở đó, nhân viên bộ phận giao nhận sẽ tập hợp lại để lên tờ khai hải quan. Việc kiểm tra các chi tiết cũng rất quan trọng vì nó giúp cho quá trình làm thủ tục hải quan thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình giao nhận hàng hóa. Nó ảnh hưởng đến cả quá trình thông quan, thời gian thông quan, cũng như chi phí làm thủ tục hải quan. Bộ chứng từ cần thiết bao gồm:
Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales contract).
Tờ khai Hải quan nhập khẩu.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Các tiêu chí cơ bản cần kiểm tra bao gồm:
+ Số và ngày lập hóa đơn.
+ Tên, địa chỉ người bán và người mua.
+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền. + Điều kiện giao hàng.
+ Điều kiện thanh toán. + Cảng xếp, dỡ.
+ Tên tàu, số chuyến.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): Các nội dung chính cần kiểm tra bao gồm:
+ Số và ngày lập hóa đơn.
+ Tên, địa chỉ người bán & người mua. + Cảng xếp, dỡ.
+ Tên tàu, số chuyến.
+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích.
Vận đơn đường biển (Bill of lading): Một số tiêu chí cần lưu ý trên vận đơn bao gồm:
+ Số và ngày phát hành vận đơn.
+ Tên, địa chỉ người gửi hàng và người nhận hàng. + Ngày xếp hàng lên tàu.
+ Tên tàu, số chuyến.
+ Tên cảng đi và tên cảng đến
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Các tiêu chí cần kiểm tra gồm:
+ Form của C/O (Form AJ, VJ).
+ Thông tin người xuất khẩu, nhập khẩu. + Cảng xếp, dỡ.
+ Tên tàu, số chuyến.
+ Số lượng, mô tả hàng hóa. + Quy tắc xuất xứ.
+ Số hóa đơn thương mại, ngày hóa đơn.
Các chứng từ chi tiết được đính kèm ở phần phụ lục 1 c. Lấy D/O từ hãng tàu
Sau khi nhận được B/L và thông báo hàng đến của hãng tàu do khách hàng gửi (thường là bản fax), nhân viên giao nhận sẽ mang B/L, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của khách hàng đến hãng tàu để lấy D/O. Hãng tàu sẽ kiểm tra nếu phù hợp và đúng thông tin thì sẽ giao D/O cho nhân viên giao nhận. Sau đó nhân viên giao nhận đóng lệ phí lấy D/O. Lệ phí D/O thông thường sẽ bao gồm phí chứng từ, phí đại lý, phí vệ sinh container…
Sau khi lấy được D/O thì nhân viên giao nhận chuẩn bị hồ sơ xuống cảng đích để đổi lệnh nhận hàng.
d. Thực hiện thủ tục hải quan
Bước 1: Khai hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5/VNACCS
Để khai báo hải quan điện tử trên ECUS, Công ty TNHH T&M Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội cần khai báo thông tin đơn vị nhập khẩu gỗ trên phần mềm.
Từ giao diện chính, người khai hải quan sẽ tiến hành lựa chọn mục “Tờ khai hải quan/ Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu” trên phần mềm để tiến hành nhập liệu các thông tin của tờ khai. Màn hình lúc này sẽ hiển thị như sau:
Có rất nhiều trường thông tin cần được khai báo trên tờ khai (khoảng trên 100 mục), được chia làm 3 mục chính: thông tin chung, thông tin doanh nghiệp và thông tin hàng hóa. Để khai báo được đầy đủ và chính xác các trường thông tin này, cần phải đọc hướng dẫn của từng mục, kết hợp với các thông tin trên Hợp đồng (sales contract), Hóa đơn (Commercial or non- commercial invoice), Phiếu đóng gói (Packing list), Booking note và có thể có một số chứng từ khác nữa. Đặc biệt lưu ý thông tin hàng hóa (HS code, xuất xứ, biểu thuế) vì đó là những thông tin ảnh hưởng trực tiếp tới trị giá tính thuế và thường được hải quan kiểm tra kĩ. Một số tiêu chí bắt buộc phải khai thì trên màn hình hiện lên dấu “*” (màu đỏ)
ECUS5 cho phép đính kèm các chứng từ (Hóa đơn thương mại, vận tải đơn,…) về một số thông tin cần thiết kèm theo tờ khai hải quan điện tử. Tuy nhiên, trước khi đính kèm chứng từ lên hệ thống thì chứng từ đó phải được kí điện tử. Thông thường Công ty TNHH T&M Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội sẽ cắm trực tiếp chữ kí số của người nhập khẩu để kí chứng từ luôn hoặc có thể trình kí từ xa qua phần mềm Utraview.
Để đính kèm các chứng từ lên hệ thống, cần chọn mục “Quản lí tờ khai”, lúc này màn hình sẽ xuất hiện như sau:
Sau khi nhập toàn bộ các trường thông tin và đính kèm các tệp cần thiết, người khai nhấn vào nút “Ghi” để lưu lại toàn bộ thông tin đã được khai báo.
Bước 2: Đăng kí tờ khai và nhận phân luồng
Sau khi đăng kí đầy đủ thông tin, người khai tiến hành gửi thông tin tờ khai đến hệ thống VNACCS để nhận phản hồi liên quan đến thông tin doanh nghiệp và thông tin thuế trên màn hình đăng kí tờ khai. Người khai tiến hành kiểm tra các thông tin do hệ thống tính toán và tự động xuất ra, nếu khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng kí tờ khai. Trong
trường hợp phát hiện ra những thông tin chưa chính xác, người khai quay lại phần khai thông tin và sửa lại cho đúng rồi thực hiện lại các bước như trên. Sau khi gửi lại hệ thống, nếu không xảy ra trường hợp doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng kí tờ khai, tờ khai sẽ được đăng kí, và hệ thống sẽ tự động phân luồng (xanh, vàng đỏ) cho tờ khai.
e. Nhận hàng hóa tại cảng
Sau khi được phản hồi thông quan hàng hoá trên hệ thống VNACCS/VCIS, nhân viên chứng từ sẽ in 2 bản Phiếu nộp thuế gồm các khoản thuế có trong tờ khai và mang ra ngân hàng nộp thuế. Ngân hàng giữ lại 1 bản và trả lại 1 bản có dấu của Ngân hàng. Tiếp theo, nhân viên chứng từ truy cập website của Hải quan Việt Nam để in Mã vạch bảng kê phương tiện chứa hàng. Nhân viên giao nhận nộp 2 bản mã vạch cùng tờ khai cho Hải quan giám sát kiểm tra, đóng dấu. Sau đó, cầm D/O cùng Mã vạch có dấu đổi lệnh lấy hàng, xếp hàng lên xe vận chuyển mà nhân viên vận tải sắp xếp sẵn và giao hàng theo yêu cầu của khách.
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời gian hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi,… mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng, tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hiệu lực lấy hàng.
f. Giao hàng đến kho cho khách
Sau khi kiểm tra số lượng cũng như chất lượng hàng hoá, khách hàng sẽ ký vào biên bản bàn giao hàng hoá và gửi lại cho công ty. Xe vận chuyển giao hàng về kho theo yêu cầu của khách
g. Bàn giao hồ sơ, hoá đơn và thanh toán với khách hàng
Khi hoàn tất quá trình giao hàng, nhân viên kế toán sẽ tiến hàng lập Giấy yêu cầu thanh toán (Debit Note) bao gồm các khoản phí chi hộ và phí dịch vụ và có đính kèm các hoá đơn liên quan để gửi cho khách hàng. Tuỳ
vào từng điều kiện giao hàng của hợp đồng mà cước vận tải có bao gồm cước biển quốc tế. Dựa vào những khoản đính kèm trên hóa đơn, khách hàng tiến hàng thanh toán các phí dịch vụ cho công ty.
h. Tổng hợp và lưu trữ hồ sơ
Sau khi hoàn thành lô hàng, nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng tập hợp hóa đơn chứng từ làm tạm hoàn ứng và chuyển cho bộ phận xử lý chứng từ. Bộ phận chứng từ tiếp nhận và tổng hợp hóa đơn chứng từ, làm bảng tổng hợp chi phí, làm bản kê rồi gửi lại bộ phận chăm sóc khách hàng để bộ phận chăm sóc khách hàng kiểm tra và xác nhận bảng kê, làm hoàn ứng chi phí cho lô hàng.
Bộ phận kế toán gửi chứng từ kiểm tra lại và gửi bảng kê cho khách hàng để xác nhận. Khi khách hàng xác nhận xuất hóa đơn cho khách hàng và theo dõi việc thanh toán công nợ của khách hàng.
2.3. Đánh giá tình hình thực hiện giao nhận và vận tải hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH T&M Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội.
2.3.1 Những kết quả đạt được
a. Tỷ trọng doanh thu của công ty giai đoạn 2018 - 2020
Công ty TNHH T&M Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội liên tục phát triển không ngừng để có thể tối đa hóa hoạt động kinh doanh, điều đó được thể hiện rõ ở bảng kết quả tỷ trọng doanh thu theo từng phương thức kinh doanh của Công ty:
(Đơn vị: Tỷ VND) Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Tỷ trọng cơ cấu (%) 2018 2019 2020
Vận tải đường biển 18.2 5 37.1 6 32.4 6 46.78 % 45.27 % 47.70 % Vận tải đường không 15.4 27.8 9 20.1 2 39.48 % 33.98 % 29.57 % Thương mại điện tử 4.12 13.5
7 12.4 5 10.56 % 16.53 % 18.30 % Giao nhận thủ tục hải quan 1.24 3.46 3.02 3.18% 4.22% 4.44% Tổng 39.0 1 82.0 8 68.0 5 100% 100% 100%
(Nguồn: Công ty T&M Forwarding)
Dựa vào bảng tỷ trọng doanh thu, thấy được các dịch vụ mà công ty cung cấp luôn có sự phát triển đồng đều và đạt hiệu quả doanh thu cao. Có thể so sánh cụ thể tỷ trọng doanh thu giữa các phương thức vận tải qua biểu đồ sau:
Biểu đồ 2.1: Doanh thu giữa các phương thức vận tải giai đoạn 2018 - 2020
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 1825 3716 3246 1540 2789 2012 412 1357 1245 124 1 346 2 302 3
Vận tải đường biển Vận tải đường không Thương mại điện tử Giao nhận thủ tục hải quan
(Nguồn: Công ty T&M Forwarding)
Có thể thấy được, vận tải đường biển là dịch vụ chiếm tỷ trọng doanh thu dẫn đầu của công ty, năm 2019 doanh thu dịch vận tải đường biển tăng 18.91 tỷ VND, chiếm 45,27% tỷ trọng cơ cấu. Tiếp đến là dịch vụ vận tải hàng không năm 2019 tăng 12.49 tỷ VND, chiếm 33,98% tỷ trọng cơ cấu. Dịch vụ vận chuyển hàng thương mại điện tử tăng 9.45 tỷ VND năm 2019, chiếm 16,53% tỷ trọng cơ cấu. Giao nhận thủ tục hải quan tăng 2.22 tỷ VND năm 2019, chiếm 4,22% tỷ trọng cơ cấu. Có thể nói, năm 2019, doanh thu cơ cấu dịch vụ của công ty tăng trưởng ổn định và khá đồng đều đối với từng lĩnh vực dịch vụ.
Tuy nhiên, vào năm 2020, do ảnh hưởng của dịch Covid nên doanh thu theo từng lĩnh vực dịch vụ của công ty có chiều hướng giảm. Cụ thể về dịch vụ vận tải đường biển giảm 4.7 tỷ VND so với năm 2019, chiếm 47,70% tỷ trọng cơ cấu. Dịch vụ vận tải đường hàng không giảm 7.77 tỷ VND so với năm 2019, chiếm 29,57% tỷ trọng cơ cấu. Dịch vụ vận chuyển hàng thương mại điện tử giảm 1.12 tỷ VND so với năm 2019, chiếm 18,30% tỷ trọng cơ cấu. Giao nhận thủ tục hải quan giảm 0.44 tỷ VND so với năm 2019, chiếm
4,44% tỷ trọng cơ cấu. Doanh thu theo từng lĩnh vực giảm cũng ảnh hưởng đáng kể tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2020.
b. Kết quả phân luồng tờ khai xuất nhập khẩu kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020
Số lượng tờ khai và kết quả phân luồng của Công ty TNHH T&M Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội được thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.3: Kết quả phân luồng tờ khai xuất nhập khẩu kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020
Đơn vị tính: Tờ khai
Năm Luồng Xanh Luồng Vàng Luồng đỏ Tổng tờ khai
2018 225 35 15 275
2019 287 46 19 352
2020 218 30 13 261
(Nguồn: Công ty T&M Forwarding)
Có thể thấy, tỷ lệ tờ khai phân luồng xanh của công ty tăng qua các năm, đồng thời tỷ lệ tờ khai phân luồng đỏ giảm dần. Số tờ khai luồng xanh tăng 62 tờ khi vào năm 2019 và giảm 69 tờ khai vào năm 2020. Số tờ khai luồng vàng tăng 11 tờ khai vào năm 2019 và giảm 16 tờ khai vào năm 2020. Số tờ khai luồng đỏ tăng 4 tờ khai vào năm 2019 và giảm 6 tờ khai vào năm 2020. Lý giải cho sự tăng giảm của tỷ lệ phân luồng tờ khai là do công ty áp dụng Quản lý rủi ro và hàng loạt các văn bản hướng dẫn, theo đó thay đổi quy trình thủ tục hải quan, đồng thời việc thực thi pháp luật của công ty cũng ngày càng tăng lên.
Sau hơn 20 năm hoạt động và phát triển, Công ty TNHH T&M Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội đã đạt được những thành tựu và kết quả khả quan nhất định:
- Công ty đã tạo dựng được thương hiệu uy tín, hoạt động được hơn 21 năm trong ngành vận tải, gặt hái được nhiều thành tựu lớn đáng ghi nhận, tự hào trở thành một trong những doanh nghiệp đi đầu trong ngành giao nhận vận tải tại Việt Nam.
- Công ty có chất lượng dịch vụ cao, nhanh gọn, chính xác. Áp dụng quy trình công nghệ, phương tiện vận tải tiên tiến, áp dựng các hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Hàng hoá luôn được kiểm tra kĩ càng cả về số lượng lẫn chất lượng trước khi nhận hàng từ cảng và cam kết giao lại nguyên vẹn và đầy đủ cho khách. Nhờ quy trình việc hiệu quả và sự giám sát chặt chẽ hàng hoá từ lúc nhập khẩu tới khi bàn giao nên công ty luôn được đảm bảo được thời gian theo kế hoạch mà khách hàng yêu cầu.
- Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, sáng tạo, vững vàng về chuyên môn đã và đang làm tốt nhiệm vụ của mình, hỗ trợ ngày càng nhiều các doanh ngiệp xuất nhập khẩu trong khâu làm thủ tục hải quan.
- Công ty có một hệ thống data khách hàng ổn định, giàu tiềm năng phát triển mang lại doanh thu lớn cho công ty. Ngoài tập trung đem lại dịch vụ chất lượng tốt mà công ty còn chú trọng tới việc chăm sóc khách hàng. Nhân viên kinh doanh thường xuyên cập nhật bảng giá dịch vụ và hỏi thăm nhu cầu của khách. Khi nhận được khiếu nại hoặc thắc mắc, công ty sẵn sàng giải quyết vấn đề theo cách hợp lí nhất làm thoả mãn khách hàng.
- Gần như tất cả các quy trình tổ chức giao nhận vận tải bằng đường biển của công ty được thực hiện tự động hóa, hiện đại hóa. các giao dịch với khách hàng, thương lượng, đàm phán với các đối tác cũng được thực hiện trên internet, giúp rút ngắn khoảng cách về không gian cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí của các bên. Mọi thủ tục giấy tờ đều được công ty đơn giản hóa giúp cho việc thực hiện thông quan hàng hóa nhanh gọn hơn.
- Trong những năm gần đây, công ty đã đề ra chủ trương và biện pháp cụ thể để đẩy mạnh tổ chức giao nhận và vận tải hàng hóa nhập khẩu, xây dựng cơ chế và quy chế khen thưởng khuyến khích nhân viên. Do công ty tập trung chỉ đạo sát sao, hoạt động kinh doanh nhập khẩu luôn luôn hoàn thành kế hoạch đề ra, thậm chí còn vượt mức kế hoạch làm tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty. Từ đó có thể nâng cao thu nhập cho nhân viên của công ty.
- Công ty luôn có những chiến lược kinh doanh hiệu quả, lợi nhuận