Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình giao nhận hàng hóa. Nó ảnh hưởng đến cả quá trình thông quan, thời gian thông quan, cũng như chi phí làm thủ tục hải quan. Bộ chứng từ cần thiết bao gồm:
a. Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales contract). b. Tờ khai Hải quan nhập khẩu.
Tổng hợp và lưu trữ hồ sơ Yêu cầu, kiểm tra và xác nhận
Booking
Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu
Bàn giao hồ sơ, hóa đơn, và thanh toán
Lấy D/O từ hãng tàu Giao hàng tới kho cho khách
Thực hiện thủ tục hải quan
c. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
- Các tiêu chí cơ bản cần kiểm tra bao gồm: + Số và ngày lập hóa đơn.
+ Tên, địa chỉ người bán và người mua.
+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền. + Điều kiện giao hàng.
+ Điều kiện thanh toán. + Cảng xếp, dỡ.
+ Tên tàu, số chuyến.
d. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) - Các nội dung chính cần kiểm tra bao gồm:
+ Số và ngày lập hóa đơn.
+ Tên, địa chỉ người bán & người mua. + Cảng xếp, dỡ.
+ Tên tàu, số chuyến.
+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích. e. Vận đơn đường biển (Bill of lading):
- Một số tiêu chí cần lưu ý trên vận đơn bao gồm: + Số và ngày phát hành vận đơn.
+ Tên, địa chỉ người gửi hàng và người nhận hàng. + Ngày xếp hàng lên tàu.
+ Tên tàu, số chuyến.
+ Tên cảng đi và tên cảng đến
+ Ký hiệu mã hàng hóa, mô tả hàng hóa, trọng lượng, số kiện, thể tích. f. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
+ Form của C/O (Form AJ, VJ).
+ Thông tin người xuất khẩu, nhập khẩu. + Cảng xếp, dỡ.
+ Tên tàu, số chuyến.
+ Số lượng, mô tả hàng hóa. + Quy tắc xuất xứ.
+ Số hóa đơn thương mại, ngày hóa đơn.