Bước 1: Khai hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5/VNACCS
Để khai báo hải quan điện tử trên ECUS, Công ty TNHH T&M Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội cần khai báo thông tin đơn vị nhập khẩu trên phần mềm.
Từ giao diện chính, người khai hải quan sẽ tiến hành lựa chọn mục “Tờ khai hải quan/ Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu” trên phần mềm để tiến hành nhập liệu các thông tin của tờ khai. Màn hình lúc này sẽ hiển thị như sau:
Có rất nhiều trường thông tin cần được khai báo trên tờ khai (khoảng trên 100 mục), được chia làm 3 mục chính: thông tin chung, thông tin doanh nghiệp và thông tin hàng hóa. Để khai báo được đầy đủ và chính xác các trường thông tin này, cần phải đọc hướng dẫn của từng mục, kết hợp với các thông tin trên Hợp đồng (sales contract), Hóa đơn (Commercial or non- commercial invoice), Phiếu đóng gói (Packing list), Booking note và có thể có một số chứng từ khác nữa. Đặc biệt lưu ý thông tin hàng hóa (HS code, xuất xứ, biểu thuế) vì đó là những thông tin ảnh hưởng trực tiếp tới trị giá tính thuế và thường được hải quan kiểm tra kĩ. Một số tiêu chí bắt buộc phải khai thì trên màn hình hiện lên dấu “*” (màu đỏ)
ECUS5 cho phép đính kèm các chứng từ (Hóa đơn thương mại, vận tải đơn,…) về một số thông tin cần thiết kèm theo tờ khai hải quan điện tử. Tuy nhiên, trước khi đính kèm chứng từ lên hệ thống thì chứng từ đó phải được kí điện tử. Thông thường Công ty TNHH T&M Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội sẽ cắm trực tiếp chữ kí số của người nhập khẩu để kí chứng từ luôn hoặc có thể trình kí từ xa qua phần mềm Utraview.
Để đính kèm các chứng từ lên hệ thống, cần chọn mục “Quản lí tờ khai”, lúc này màn hình sẽ xuất hiện như sau:
Sau khi nhập toàn bộ các trường thông tin và đính kèm các tệp cần thiết, người khai nhấn vào nút “Ghi” để lưu lại toàn bộ thông tin đã được khai báo.
Bước 2: Đăng kí tờ khai và nhận phân luồng
Sau khi đăng kí đầy đủ thông tin, người khai tiến hành gửi thông tin tờ khai đến hệ thống VNACCS để nhận phản hồi liên quan đến thông tin doanh nghiệp và thông tin thuế trên màn hình đăng kí tờ khai. Người khai tiến hành kiểm tra các thông tin do hệ thống tính toán và tự động xuất ra, nếu khẳng
trường hợp phát hiện ra những thông tin chưa chính xác, người khai quay lại phần khai thông tin và sửa lại cho đúng rồi thực hiện lại các bước như trên. Sau khi gửi lại hệ thống, nếu không xảy ra trường hợp doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng kí tờ khai, tờ khai sẽ được đăng kí, và hệ thống sẽ tự động phân luồng (xanh, vàng đỏ) cho tờ khai.