5. Bố cục của chuyờn đề
2.1.1. Hoạt động phõn tớch cụng việc và hoạch định nhu
Phõn tớch cụng việc cung cấp cỏc thụng tin về những yờu cầu, đặc điểm của cụng việc như cỏc hành động nào cần tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào? và tại sao?,cỏc loại mỏy múc, trang thiết bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện cụng việc, cỏc mối quan hệ với cấp trờn, đồng nghiệp, khỏch hàng và cỏc cơ quan chức năng trong khi thực hiện cụng việc….Khụng biết phõn tớch cụng việc, nhà quản lý sẽ khụng tạo được sự phối hợp đồng bộ giữa cỏc bộ phận, cơ cấu trong đơn vị, khụng thể đỏnh giỏ chớnh xỏc yờu cầu của cụng việc, do đú khụng thể tuyển dụng được đỳng cụng nhõn viờn cho đỳng cụng việc, khụng thể đỏnh giỏ đỳng chức năng thực hiện của nhõn viờn để trả lương và kớch thớch động viờn cụng nhõn viờn kịp thời và chớnh xỏc. Đặc biệt, phõn tớch cụng việc là cụng cụ rất hữu hiệu giỳp cụng ty mới thành lập hoặc đang cải tổ hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức, giảm biờn chế nhằm nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Phõn tớch cụng việc là rất quan trọng, do đú cần phải cú một hệ thống phõn tớch cụng việc cho tất cả cỏc chức danh cụng việc một cỏch chi tiết cho từng vị trớ, để làm cơ sở cho cỏc hoạt động quản trị nguồn nhõn lực một cỏch cú hiệu quả hơn.
Phõn tớch cụng việc là rất quan trọng, do đú cần phải cú một hệ thống phõn tớch cụng việc cho tất cả cỏc chức danh cụng việc một cỏch chi tiết cho từng vị trớ, để làm cơ sở cho cỏc hoạt động quản trị nguồn nhõn lực một cỏch cú hiệu quả hơn.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ phõn tớch cụng việc
(Nguồn: phũng: TC – HC)
- Về phương phỏp phõn tớch cụng việc
Hiện nay Ban quản lý dự ỏn 4 đang sử dụng cỏc phương phỏp phõn tớch cụng việc sau:
+ Phương phỏp phõn tớch trực quan tại nơi làm việc: phương phỏp này được sử dụng để phõn tớch với cỏc lao động trực tiếp làm việc trong Ban... Nhưng để cụng tỏc này cú hiệu quả cao thỡ khụng nờn chỉ dừng lại ở chỗ lấy định mức lao động tại từng cụng đoàn mà nhõn viờn phõn tớch phải kết hợp
Cụng tỏc cụ thể Nhiệm vụ Trỏch nhiệm Mụ tả cụng việc Khả năng Kỹ năng Kiến thức Hoạch định chiến lược Kế hoạch lao động Tuyển dụng
Nghiờn cứu lao động Lương bổng
và phỳc lợi Đào tạo phỏt triển Sử dụng đỏnh giỏ lao động An toàn và y tế Quan hệ lao động Mụ tả tiờu chuẩn cụng việc Mụ tả cụng việc
với cỏc nhà quản lý để đưa ra cỏc giải phỏp cụ thể để tiến hành cải tiến cụng việc, khụng ngừng tăng năng suất lao động.
+ Phương phỏp phõn tớch chi tiết: Được sử dụng để phõn tớch cụng việc của cỏc chức danh cũn lại trong cụng ty.
- Về bản mụ tả cụng việc
Hiện nay, Ban quẩn lý dự ỏn 4 chưa cú hoặc cú những bản mụ tả cụng việc rất sơ sài chỉ dừng lại ở việc liệt kờ cỏc nhiệm vụ chủ yếu và cỏc chức năng trỏch nhiệm của cỏc vị trớ, chưa được cập nhật thụng tin một cỏch kịp thời, cụng ty cũng chưa cú bản tiờu chuẩn cụng việc một cỏch chi tiết và đầy đủ đi kốm với bản mụ tả cụng việc.
- Về bản tiờu chuẩn cụng việc
Hiện nay, Ban quản lý dự ỏn 4 chưa cú bản tiờu chuẩn cụng việc một cỏch chi tiết và đầy đủ đi kốm với bản mụ tả cụng việc, chỉ ỏp dụng bản tiờu chuẩn nhõn viờn chuyờn mụn nghiệp vụ và hệ thống tiờu chuẩn cấp bậc kỹ thuật.
Ở Ban quản lý dự ỏn 4 việc hoạch định nhu cầu nguồn nhõn lực luụn được đặt lờn hàng đầu. Việc hoạch định sẽ giỳp cho ban xỏc định được số lượng nhõn lực cần thiết, hợp lý trong thời gian tới. Cụng tỏc này giỳp cho ban cú cỏi nhỡn khỏi quỏt về vấn đề tăng giảm nhõn sự, định ra được phương hướng kế hoạch nhõn sự, tạo điều kiện cho cụng tỏc bố trớ nhõn sự diễn ra thường xuyờn liờn tục. Cũng thụng qua cụng tỏc này ban cú sự chuẩn bị và biện phỏp giải quyết trong cỏc sự cố nhõn sự sắp tới. giỳp cho ban lónh đạo ban nắm được tỡnh hỡnh biến động nhõn sự trong giai đoạn tới từ đú cú những biện phỏp giải quyết khắc phục, tạo điều kiện cho ban ngày càng phỏt triển.
Thụng tin về nguồn nhõn lực đúng vai trũ rất quan trọng trong cụng tỏc dự bỏo nguồn nhõn lực, nếu cú đầy đủ thụng tin và độ chớnh xỏc của thụng tin thỡ kết quả dự bỏo mới chớnh xỏc và cú giỏ trị.
Để tiến hành dự bỏo nguồn nhõn lực đỳng và cú hiệu quả thỡ phải cú đầy đủ cỏc số liệu nguồn nhõn lực hiện tại về mặt số lượng và chất lượng, những ưu điểm, hạn chế, khú khăn và thuận lợi của nguồn nhõn lực tại Ban quản lý dự ỏn 4. Cỏc thụng tin về nguồn nhõn lực luụn luụn thay đổi chứ khụng bất biến, khi kiến thức kỹ năng chuyờn mụn, khả năng của nhõn viờn… cú sự thay đổi thỡ thụng tin nguồn nhõn lực thay đổi và cần phải cập nhật một cỏch kịp thời.
Nguồn nhõn lực tại bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luụn luụn cú sự thay đổi: nghỉ hưu, nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ khụng lương, nghỉ phộp, ốm đau… Hỡnh thức phổ biến tại Ban quản lý dự ỏn 4 là nghỉ hưu và nghỉ việc. Do đú cần phải dự đoỏn sự biến động của nguồn nhõn lực để đảm bảo cho chiến lược sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Dự bỏo số lượng cụng nhõn viờn nghỉ việc của Ban quản lý dự ỏn 4 trờn hai đối tượng: nghỉ hưu và nghỉ việc (tự nguyện xin thụi việc, tai nạn, mất sức, tai nạn). Căn cứ vào độ tuổi hưu theo quy định của Nhà Nước, so sỏnh với tuổi thực tế của cụng nhõn viờn dự bỏo được số lượng cụng nhõn viờn nghỉ hưu hàng năm một cỏch dễ dàng, cũn xỏc định tỷ lệ thụi việc của cụng nhõn viờn, cú thể sử dụng cụng thức sau:
Tỷ lệ thụi việc = Số lao động thụi việc hàng năm x 100 Số lao động bỡnh quõn trong năm
Sau khi xỏc đinh được tổng số nhõn viờn nghỉ việc và tổng số nhõn viờn cần thay thế, tiến hành xỏc định nhu cầu nguồn nhõn lực tương lai.
Nhu cầu nhõn lực tại Ban quản lý dự ỏn 4 chịu tỏc động của nhiều yếu tố trong và ngoài ban. Nhu cầu nguồn nhõn lực trong tương lai được xỏc định theo hai yếu tố: số lượng và chất lượng nguồn nhõn lực.
Về mặt số lượng, nhu cầu nguồn nhõn lực trong tương lai (một cỏch tổng thể) được tớnh theo cụng thức sau:
Nhu cầu lao đụng cần Cú trong tương lai =
Doanh thu năm tương lai
x 100 NSLĐ trong tương lai
Song song với việc dự đoỏn nguồn nhõn lực về mặt số lượng, cần phải dự đoỏn về mặt chất lượng. Để dự đoỏn về mặt chất lượng, cụng tỏc quản trị nguồn nhõn lực trong Ban quản lý dự ỏn 4 cần phải hệ thống húa cỏc kỹ năng, trỡnh độ, kinh nghiệm, đũi hỏi cho từng cụng việc, phõn phối với cỏc trưởng đơn vị nhằm xỏc định yờu cầu về chất lượng nguồn nhõn lực trờn cơ sở cỏc tiờu chuẩn đú.