5. Bố cục của chuyờn đề
2.3.2. Về hoạt động phõn tớch cụng việc
- Để tiến hành phõn tớch cụng việc được tốt thỡ cần phải cú sự phối hợp với trưởng đơn vị, bộ phận và cả chớnh cụng nhõn viờn đang đảm nhận vị trớ đú. Trước hết, cỏc nhõn viờn Phũng nhõn sự sẽ làm việc với cỏc trưởng đơn vị, bộ phận nhằm lấy được thụng tin về cỏc vị trớ, chức danh bằng phương phỏp phỏng vấn và điền vào bảng cõu hỏi, bảng phõn tớch cụng việc. Cỏc thụng tin cần thu thập đú là kiến thức đối với cụng việc, vận dụng trớ úc vào trong thực tiễn cụng việc, trỏch nhiệm thực hiện và phỏt triển cỏc chương trỡnh dự ỏn, khả năng giỏm sỏt, trỏch nhiệm trong cụng việc, việc thực thi và phỏt triển cỏc chớnh sỏch của đơn vị. Sau đú tiến hành phỏng vấn và quan sỏt cụng nhõn viờn đang đảm nhận chức vụ đú để lấy thờm thụng tin thực tế mà cỏc trưởng đơn vị, bộ phận chưa cung cấp. Yờu cầu đặt ra trong quỏ trỡnh này là sự hợp tỏc chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực, trờn sự hiểu biết và tin cậy lẫn nhau. Cú như thế, phõn tớch cụng việc mới mang tớnh chớnh xỏc và độ tin cậy cao.
- Ban cần xõy dựng bản mụ tả cụng việc cho cỏc vị trớ và thường
xuyờn cập nhật kịp thời thụng tin, cơ sở dữ liệu cho cỏc bản mụ tả cụng việc này. Việc cập nhật thụng tin cho phộp biết được sự thay đổi nhiệm vụ chức năng của cụng việc do sự thay đổi về thời gian, con người và cỏc yếu tố do mụi trường thay đổi.
- Ban cần tổ chức xõy dựng bản tiờu chuẩn cụng việc cho từng chức danh. Trong bản tiờu chuẩn cụng việc phải nờu lờn được cỏc yếu tố: Trỡnh độ văn húa, chuyờn mụn, trỡnh độ ngoại ngữ, kinh nghiệm cụng tỏc, khả năng giải quyết vấn đề, tuổi đời, sức khỏe, hoàn cảnh gia đỡnh, đặc điểm cỏ nhõn. Yờu cầu quan trọng trong việc xõy dựng bản tiờu chuẩn cụng việc là cần thiết phải tỏch rời cụng việc ra khỏi cỏ nhõn người đang làm cụng việc đú. Cỏc tiờu chuẩn đũi hỏi ở người thực hiện cụng việc chứ khụng phải là cỏc kiến thức, kỹ năng, bằng cấp mà người cụng nhõn viờn đú đang cú hay sẽ cú.
Nhằm hệ thống húa và dễ quản lý, cỏc bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc nờn hợp chung lại với nhau làm một và mỗi cụng việc nờn đặt cho một mó số như bảng 2.2.
Để bản mụ tả cụng việc phỏt huy hiệu quả trong thực tiễn thỡ ngoài cụng việc phõn tớch chớnh xỏc và độ tin cậy cao, thỡ cần nờu rừ cỏc cụng việc hay yờu cầu thực hiện cụng việc trong tương lai, đụng thời phải sử dụng nú để làm cỏc cụng cụ đỏnh giỏ thành tớch, tuyển dụng, đào tạo, đề bạt…Khi nú được sử dụng trong thực tiễn thỡ sẽ thấy được những ưu điểm, những điểm con tồn tại để tiếp tục điều chỉnh ngày càng hoàn thiện hơn.
Bảng 2.2: Mụ tả cụng việc và tiờu chuẩn cụng việc Cụng ty CPĐTPT&XDCTGT 208
Bảng mụ tả cụng việc và tiờu chuẩn cụng việc
1. Chức danh 2. Mó số
3. Bộ phận 4. Nơi làm việc 5. Tờn người đảm nhận 6. Bậc lương 7. Trực tiếp bỏo cỏo 8. Chức vụ 9. Ngày hiệu lực 10. Ngày xột lại
11. Túm tắt cụng việc (vỡ sao cú cụng việc này, mục tiờu là gỡ?) 12. Cỏc mối quan hệ cụng việc:
12.2 Mối quan hệ bờn ngoài 13. Quyền hạn của cụng việc 14. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể 15. Chịu sự giỏm sỏt của ai? 16. Điều kiện làm việc
17. Tiờu chuẩn mẫu trong đỏnh giỏ thực hiện cụng việc 18. Tiờu chuẩn cần cú cho người đảm nhiệm:
18.1 Học vấn 18.2 Kiến thức chuyờn mụn 18.3 Kỹ năng chuyờn mụn 18.4 Kinh nghiệm 18.5 Tố chất / Khả năng riờng cú 19. Chữ ký người nhận việc Ngày:………
20. Chữ ký người giao việc Ngày:…… 21. Phờ duyệt
Ngày:………