6. Kết cấu của luận văn
2.5.2 Nhược điểm và nguyên nhân
Đi cùng với các thành tựu đã đạt đƣợc, công tác quản trị mua hàng tại Hƣng Việt vẫn tồn tại những hạn chế cần đƣợc khắc phục:
- Lập kế hoạch mua hàng:
Trên thực tế mặc dù công ty đã xây dựng đƣợc các kế hoạch mua hàng vào từng thời điểm khác nhau dựa trên số liệu thống kê trong quá khứ. Tuy nhiên công ty chƣa xây dựng đƣợc một kế hoạch hay công thức cụ thể để ƣớc lƣợng chính xác hơn số lƣợng hàng cần mua phục vụ cho việc kinh doanh.
Bảng 2.10 Số lƣợng hàng bán thực tế 2020 (nhập mua từ nhà cung cấp Herbitech) STT Sản phẩm ĐVT Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1 Cilexid 200mg Hộp 1,160 3,213 3,397 1,729 3,139 1,786 2 Silymax Complex Hộp 4,161 16,025 12,965 3,435 8,096 12,967 3 Unimama Obloong Lọ 362 2,418 3,517 939 911 1,383 4 B - Lubrex Hộp 303 367 504 506 566 665 5 Suprekan F 80mg Hộp 1,188 2,037 2,449 504 544 268 (Nguồn: Phòng TC-KT)
Bảng 2.11 Số lƣợng hàng tồn kho thực tế 2020 (nhập mua từ nhà cung cấp Herbitech) STT Sản phẩm ĐVT Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1 Cilexid 200mg Hộp 11,361 8,148 10,751 15,522 12,283 10,597 2 Silymax Complex Hộp 26,227 15,202 7,237 8,502 18,406 30,739 3 Unimama Obloong 1 Lọ 5,562 9,644 6,127 5,188 4,277 2,894 4 B - Lubrex Hộp 3,261 3,894 3,390 4,884 4,318 3,653 5 Suprekan F 80mg Hộp 6,666 4,629 8,880 8,376 7,832 7,564 (Nguồn: Phòng TC-KT) Bảng 2.12 Số lƣợng hàng nhập mua thực tế 2020 từ nhà cung cấp Herbitech ST T Sản phẩm ĐV T Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1 Cilexid 200mg Hộp 6,000 6,000 2 Silymax Complex Hộp 20,000 5,000 5,000 4,700 18,000 25,300 3 Unimama Obloong Lọ 4,700 6,500 4 B - Lubrex Hộp 1,000 2,000 5 Suprekan F 80mg Hộp 3,000 6,700 (Nguồn: Phòng TC-KT)
Theo số liệu ở bảng trên cung cấp, ta thấy việc mua hàng dựa vào số lƣợng hàng bán thực tế cùng số lƣợng hàng tồn kho. Song bởi chƣa có công thức cụ thể nên việc mua hàng bị diễn ra thiếu nhất quán, kéo dài trong nhiều tháng, từ đó phát sinh vô số chi phí ảnh hƣởng nhiều đến hiệu quả kinh doanh.
- Nhà cung cấp:
Để hạn chế các rủi ro đem lại, công ty ƣu tiên chọn các nhà cung cấp cũ, đã có mối quan hệ làm ăn lâu năm hơn các bên mới. Việc này vừa có lợi song
cũng đi kèm mặt trái rằng bản thân công ty đã bỏ lỡ nhiều cơ hội mua hàng với giá rẻ mà chất lƣợng cũng tƣơng tự từ các nhà cung cấp khác. Trong thời kì khan hiếm một vài mặt hàng nhất định, doanh nghiệp dễ bị thiếu hụt, không đảm bảo lƣợng hàng để bán do nhà cung cấp truyền thống cũng khan hiếm đầu vào. Từ đó ảnh hƣởng cả một chuỗi các hoạt đồng đầu ra gây khó khăn cho tài chính của doanh nghiệp.
- Về công tác tổ chức mua hàng:
Đối với mua hàng trong nƣớc, các phát sinh thƣờng gặp đó là thùng hàng bị móp méo hoặc bao hàng bị rách trong quá trình vận chuyển. Nguyên nhân có cả khách quan lẫn chủ quan của tài xế. Đối với hàng nhập khẩu từ nƣớc ngoài về kho bằng công-ten-nơ, tuy số lƣợng ít song lại có nhiều sai sót hơn. Vì vận chuyển trên một cung đƣờng dài với số lƣợng lớn, ngoài việc thùng hàng, bao hàng bị móp méo, có trƣờng hợp thùng hàng vỡ, rách không sử dụng đƣợc. Thêm vào đó, nhân viên kho còn phải kiểm tra kích thƣớc các pallet đựng hàng có đúng kích cỡ không, thông tin hiển thị trên giấy tờ nhập khẩu với thông tin trên bao bì có khớp hay sai lệch. Những lỗi thƣờng gặp nhƣ tên hàng về không khớp với Tờ khai hải quan, nhãn phụ khác với nhãn kệ hàng, thông tin về nhà sản xuất, hạn dùng bị mờ hoặc có yếu tố tác động làm mất. Nguyên nhân chính dẫn đến các lỗi sai này là bởi chƣa có sự thống nhất cụ thể giữa hai bên mua và bán hàng. Phía nhà cung cấp làm hàng thiếu chính xác, phía công ty cũng chủ quan trong khâu tiếp nhận chứng từ, làm thủ tục hải quan.
Nếu nhƣ khâu nhập hàng không phát sinh vấn đề gì, hàng hoá sau khi kí nhận sẽ lập tức đƣợc tiến hành nhập kho ngay để bảo quản. Khó khăn thƣờng thấy ở khâu nhập kho đó là số lƣợng hàng về quá nhiều, thiếu diện tích kho để sắp xếp hàng theo đúng quy chuẩn. Nhân viên kho phải chất hàng chồng lên nhau, thiếu phân khu đàng hoàng ( ví dụ kho lạnh, kho biệt trữ, kho mùi, kho
hàng kiểm soát đặc biệt) gây ra khó khăn trong quá trình theo dõi, bảo quản hàng.
- Đối với công tác đánh giá sau mua :
Mỗi phần việc đều có bộ phận riêng phụ trách với các tiêu chí đánh giá riêng. Tuy nhiên có những đợt số lƣợng hàng về quá nhiều, lƣợng nhân viên hạn chế dẫn đến đánh giá, kiểm soát khâu đầu vào chƣa thực sự chặt chẽ, còn nhiều lỗ hỏng bởi các lí do cá nhân chủ quan cũng có, mà lí do khách quan cũng có. Việc đánh giá sơ bộ cũng chủ yếu là các phƣơng pháp thủ công bằng kinh nghiệm hoặc cảm quan trƣớc của nhân viên. Do đó không tránh khỏi những sai sót trong quá trình làm việc, nếu không kịp thời phát hiện để xử lí hàng hóa bị lỗi trong quá trình nhập kho mà vội đem bán ra thị trƣờng thì hậu quả rất khó lƣờng. Vừa ảnh hƣởng sức khỏe ngƣời tiêu dùng vừa ảnh hƣởng đến danh tiếng công ty.
- Công tác vận chuyển hàng:
Một khó khăn đang vƣớng mắc đó là chi phí vận chuyển vẫn còn cao, đặc biệt ở khâu nhập khẩu hàng từ nƣớc ngoài về. Do chƣa thể làm việc trực tiếp mà phải thông qua bên trung gian (fowarder) để làm các thủ tục giấy tờ nên chi phí tăng lên một phần. Chƣa kể đến các phát sinh nếu nhƣ không theo dõi sát sao, một lô hàng gặp trục trặc về giấy tờ sẽ bị lƣu kho lƣu bãi rất lâu ở cảng, chi phí cũng từ ấy mà đội lên nhiều lần.
- Quản trị nhân sự trong khâu mua hàng
Trong cơ cấu phòng kinh doanh, ngoài trƣởng phòng phụ trách chung thì có 3 nhân viên mua hàng trong đó hai ngƣời phụ trách mua hàng trong nƣớc, một ngƣời đảm nhiệm mua hàng nhập khẩu. Do khối lƣợng công việc mỗi nhân viên đảm nhiệm là rất nhiều, từ việc chủ động liên hệ các nhà cung cấp để đặt mua hàng theo yêu cầu, rồi lên hợp đồng mua hàng trình cấp trên kí, thƣờng xuyên đàm phán giá cả theo chỉ thị của trƣởng phòng, rồi trực tiếp
theo dõi quá trình mua hàng đến khi hàng về tận kho, kết hợp với kế toán theo dõi công nợ,... Mỗi nhân viên luôn chịu áp lực lớn với khối lƣợng công việc dày đặc nhƣ vậy nên những sai sót, nhầm lẫn phát sinh trong quá trình mua hàng thƣờng xuyên diễn ra. Nếu lỗi do chủ quan, nhân viên đó sẽ bị trừ lƣơng trách nhiệm theo từng cấp độ, nếu nhƣ lô hàng giá trị lớn, nhân viên ấy còn phải đền bù một phần thiệt hại cùng công ty. Thêm vào đó nhân viên mua hàng trong nƣớc thì bị giới hạn bởi trình độ ngoại ngữ, không thể giúp đỡ nhiều cho nhân viên mua hàng nhập khẩu. Ngƣợc lại nhân viên phụ trách nhập khẩu thì kinh nghiệm chuyên môn ngành dƣợc phẩm lại hạn chế hơn. Tính chất công việc đòi hỏi sự khéo léo, nhạy bén song với áp lực cao đặt lên vai, các nhân viên mua hàng thƣờng xuyên mệt mỏi, căng thẳng và không ít ngƣời đã xin thôi việc. Sự phối hợp làm việc với các phòng ban khác của nhân viên mua hàng nói riêng cũng chƣa đạt hiệu quả khi mà họ chỉ tập trung mỗi vào các nghiệp vụ mua hàng, chi phí, giá cả mà không có thời gian để tổng hợp báo cáo, tự tay theo dõi tình hình nhập xuất hàng. Công việc vô tình bị đẩy sang phòng kế toán, từ đó giảm hiệu quả mua hàng khi mà nhân viên trực tiếp mua hàng lại không nắm rõ đƣợc nhu cầu thay đổi của thị trƣờng, không chăm sóc tốt đƣợc các nhà cung cấp và đôi khi thiếu đi cảm quan về hàng hóa mà chỉ chăm chăm làm việc nhƣ một cái máy.
CHƢƠNG 3
ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ