6. Kết cấu của luận văn
2.3.4 Về việc đánh giá công tác mua hàng
Công việc kiểm tra, rà soát cần phải đƣợc diễn ra liên tục từ khâu đầu tiên trong quá trình mua hàng. Nếu chứng từ nháp nhà cung cấp gửi về có vấn đề, nhân viên mua hàng phụ trách lô hàng đó cần phản ánh lại và yêu cầu nhà cung cấp sửa lại ngay trƣớc khi vận chuyển hàng. Trong quá trình hàng vận chuyển từ nơi này sang nơi khác, phải liên tục theo dõi và kiểm tra, khắc phục ngay các lỗi phát sinh. Nếu không có sự xác nhận của bộ phận kho về chất lƣợng, quy cách thì hàng hóa cũng không đƣợc tự tiện nhập kho và phòng tài chính sẽ làm việc lại về thanh toán với bên liên quan.
Khi tiến hành nhận hàng hóa, trƣởng kho phải tổ chức nhân lực và vật lực để tiếp nhận hàng ( cân, đo, đếm). Phải đối chiếu hàng hóa thực nhận với hóa đơn, phiếu giao nhận hàng.
Trƣớc khi nhận hàng, nhân viên kho kết hợp cùng nhân viên mua hàng tiến hành kiểm tra chất lƣợng, quy cách đóng gói của hàng hóa. Với các mặt hàng không để kiểm tra bằng mắt thƣờng hay cảm quan, cần lấy mấu đem đi kiểm định tại Viện kiểm nghiệm vệ sinh an toàn thực phẩm. Trong quá trình đợi kết quả kiểm nghiệm, hàng hóa sẽ đƣợc lƣu tạm trong kho tại vị trí riêng biệt.
Công ty thực hiện theo đúng quy định đã đề ra về phân công công việc, trách nhiệm thi hành từng đầu việc đối với từng nhân viên. Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục, thủ kho kiểm đếm số lƣợng hàng một lần nữa, đảm bảo đúng nguyên tắc nhƣ: Mọi hàng hóa tiếp nhận phải thông qua kiểm tra và có kết quả kiểm nghiệp trƣớc hoặc sau, xác định số lƣợng chính xác. Thời gian trƣớc đây, công ty quy định phải kiểm nghiệm đầy đủ tất cả các lô hàng về kho, bất kể nhiều hay ít đều phải có kết quả kiểm nghiệm từ Cục vệ sinh an
toàn thực phẩm. Nhƣng từ năm 2015 trở đi, việc kiểm nghiệm chỉ áp dụng cho 1 lô hàng. Các chuyến hàng về kho có thể khác nhau về thời gian song nếu nhƣ hàng hóa cùng trong 1 lô hàng thì chỉ cần kiểm nghiệm lô đầu tiên. Việc này vừa đảm bảo tuân thủ quy định của Cục Dƣợc, vừa tiết kiệm chi phí cho công ty. Hiện tại công ty cũng đƣợc đầu tƣ mua mới dàn máy cân cho độ chính xác rất cao, tỷ lệ hao hụt chỉ khoảng 0.4%. Sau khi cân xong kết quả đƣợc ghi lại trên biên bản giao nhận hàng hóa và kí với bên giao hàng. Đồng thời thủ kho cũng ghi thẻ kho (phụ lục 01), chuyển phiếu nhập kho (phụ luchj 02) cho kế toán kí và hạch toán. Sau đó nhân viên kho tiến hành vận chuyển hàng lên kệ, pallet rồi cất vào kho đảm bảo an toàn, tránh mất mát, hƣ hao.
Công ty thƣờng họp theo quý và năm để đánh giá lại cũng nhƣ thảo luận về công tác mua hàng.Trƣớc mỗi buổi họp, các phòng ban liên quan có trách nhiệm thu thập các kết quả của từng lô hàng nhập mua trong kì, xử lí số liệu, đƣa ra các nhận xét, suy nghĩ cá nhân về tình hình nhập mua hàng, thanh toán hay các vấn đề nghiệp vụ chuyên môn. Qua đó ban lãnh đạo công ty có cái nhìn khách quan hơn, đa chiều hơn về chu trình mua hàng. Tiêu chuẩn đánh giá đƣợc thống nhất chung ngay từ đầu ở các nguyên tắc cơ bản nhƣ nhà cung cấp có thực hiện đúng các điều khoản quy định trong hợp đồng nguyên tắc đã kí giữa hai bên về mua bán hàng hóa không; hàng mua về có đẩy đủ số lƣợng, đảm bảo chất lƣợng, quy cách, số lô, hạn dùng, có đƣợc đóng gói cẩn thận không; chứng từ gốc về đến nơi có bị thiếu sót ở đâu, trong quá trình làm hàng tại cảng có phát sinh vấn đề gì không... Nếu nhƣ mọi việc suôn sẻ, nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các điều kiện đặt ra đã thỏa thuận giữa hai bên thì giao dịch mua hàng ấy coi nhƣ là thành công, và doanh nghiệp sẽ tiếp tục đặt hàng với họ trong tƣơng lai. Trong trƣờng hợp các lỗi khách quan phát sinh trong quá trình mua hàng, cả doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ cùng thảo luận phƣơng án tháo gỡ, phân chia trách nhiệm giải quyết, mục đích chung là cùng
tìm ra biện pháp khắc phục. Còn nếu doanh nghiệp phát hiện ra các lỗi chủ quan đến từ nhà cung cấp, nhân viên mua hàng phụ trách có nhiệm vụ báo cáo với cấp trên, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp có giải trình và đền bù cụ thể cho phía công ty. Sau một hoặc vài lần hợp tác, nếu nhà cung cấp nào thƣờng xuyên mắc sai sót, công ty sẽ tiến hành thay thế hoặc giảm lƣợng hàng đặt mua từ phía nhà cung cấp ấy.
Công tác mua hàng trong nƣớc đơn giản hơn mua hàng nhập khẩu. Do đó rủi ro cũng ít hơn và xử lí các phát sinh cũng nhanh gọn hơn. Các lô hàng nhập khẩu tại Hƣng Việt thƣờng xuyên mất nhiều thời gian và công sức của nhân viên để xử lí trọn vẹn. Ảnh hƣởng của địa lí, dịch bệnh, khả năng thanh toán tiền hàng trƣớc, mua hàng qua trung gian, làm hàng qua forwader... là những trở ngại to lớn thƣờng xuyên hiện hữu. Vì vậy để tránh phụ thuộc vào các yếu tố không chủ động và khách quan nhƣ trên, Hƣng Việt tập trung mua hàng trong nƣớc và mua trực tiếp là chính. Thực tế cho thấy chiến lƣợc này đem lại hiệu quả tốt hơn đối với quy mô doanh nghiệp tại đây. Hàng hóa mua về bằng cách này luôn kịp thời, đầy đủ, ít thiếu hụt và chi phí thấp.