6. Kết cấu của luận văn
3.2.1 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng là một bƣớc quan trọng không thể bỏ qua. Việc nghiên cứu kĩ sự biến động của thị trƣờng sẽ giảm thiểu rủi ro mua thừa hàng cho công ty, vừa đảm bảo nguồn cung vừa tiết kiệm chi phí
Trên thực tế, việc mua bán hàng hóa sẽ không thể có một công thức chung để ƣớc tính chính xác lƣợng hàng cần mua hoặc bán trong kì tƣơng lai gần. Tại Hƣng Việt, công tác mua hàng vẫn còn bị động, chƣa linh hoạt cũng nhƣ mua hàng chƣa có tính khoa học. Công tác mua hàng chủ yếu dựa vào lịch sử mua hàng thống kê theo các năm cũng nhƣ ý kiến của ban lãnh đạo. Việc xác định nhu cầu mua hàng nếu đƣợc cải thiện sẽ giúp Hƣng Việt có đƣợc lƣợng hàng hóa tối ƣu từ đó việc lựa chọn nhà cung cấp cũng sẽ phù hợp hơn.
Nguyên tắc có thể áp dụng để xác định thời điểm mua hàng đó là: Nếu lượng hàng tồn kho trong tháng này đảm bảo tối thiểu lượng hàng bán ra trong 2 tháng kế tiếp thì tiến hành mua hàng theo lô mới.
Vì thời gian đặt hàng đến khi hàng giao tại kho ƣớc tính từ 20-45 ngày, nhanh chậm còn tùy vào nhà cung cấp, tình hình dịch bệnh cũng nhƣ các yếu tố khách quan khác. Do đó lƣợng hàng tồn kho hiện tại cần dự trữ tối thiểu đủ cho số lƣợng hàng bán trong hai tháng tới để tránh tình trạng hàng mới chƣa về hàng tồn đã hết, ảnh hƣởng đến doanh số bán hàng. Nhà quản trị nên dựa vào lƣợng hàng bán tại thời điểm hiện tại cùng các số liệu thực tế trong quá khứ cùng thời điểm để đƣa ra quyết định mua hàng bao nhiêu và nên mua ở thời điểm nào.
Theo nhƣ bảng số liệu về thực trạng mua- bán hàng và tồn kho tại công ty sáu tháng đầu năm 2020 (trang 72-73) ta thấy, việc mua hàng khi chƣa áp dụng phƣơng pháp hợp lí sẽ gây ra hiện trạng cùng một mặt hàng, công ty phải tiến hành mua hàng nhiều lần trong năm. Từ đó phát sinh các chi phí về nhân lực, vật lực rất tốn kém, ảnh hƣởng đến tình hình tài chính của công ty.
Nếu áp dụng phƣơng pháp xác định nhu cầu đề xuất ở trên, ta thấy đối với mặt hàng Cilexid 200mg giai đoạn cuối tháng 2/2020, lƣợng hàng tồn kho hơn 8,000 hộp, dựa vào số liệu bán hàng từ năm 2019 trở về trƣớc có thể dự báo lƣợng hàng tồn đó đủ đề bán trong 2-3 tháng tiếp theo. Nên thay vì ngay lập tức nhập mua 6,000 hộp ở tháng 3 và 6,000 hộp ở tháng 4, công ty có thể dồn mua 12,000 hộp vào tháng 4. Nhƣ vậy vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn đem lại hiệu quả cho quá trình kinh doanh.
Bảng 3.1 Kế hoạch nhập mua hàng theo nguyên tắc mới
STT Sản phẩm ĐVT Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1 Cilexid 200mg Hộp 12,000 2 Silymax Complex Hộp 25,000 9,700 18,000 25,300 3 Unimama Obloong 16 Lọ 10,500 4 B - Lubrex Hộp 3,100 5 Suprekan F 80mg Hộp 9,700
Thêm vào đó, một trong những lí do khiến cho việc công ty chƣa xây dựng đƣợc một công thức chung cụ thể để xác định nhu cầu mua hàng đó là ở yếu tố con ngƣời, cụ thể hơn là nhà quản trị đứng đầu. Do đặc thù trong ngành dƣợc phẩm, hầu hết các nhà quản trị, giám đốc điều hành đều vừa là dƣợc sĩ có thâm niên lâu năm trong nghề lại vừa có kiến thức về kinh doanh. Từ đó việc quản trị doanh nghiệp nói chung mà quản trị mua hàng nói riêng đều dựa vào phần nhiều kinh nghiệm của bản thân, thậm chí là cảm tính riêng của mỗi nhà lãnh đạo. Miễn sao nhà quản trị cảm thấy đúng và kì vọng sẽ có hiệu quả
ở tƣơng lai và phù hợp với tâm huyết của mình thì sẽ điều hành công việc theo cảm quan cá nhân. Do vậy, để hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng nói riêng, nhà quản trị cần khách quan hơn trong việc nhìn nhận thị trƣờng, thực tế đánh giá cái gì đúng, cái gì cấp thiết cần phải đầu tƣ, mặt hàng nào sắp tới sẽ tăng giá trên thị trƣờng dựa vào số liệu cụ thể. Việc mua hàng cần khoa học, chi tiết nhằm thắt chặt chi phí, giảm gánh nặng bán ra và tăng lợi nhuận về cho doanh nghiệp.
Một giải pháp khác đó là đồng bộ việc lập kế hoạch giữa các phòng ban tránh sự lệch pha và hƣớng đến mục tiêu chung. Xuất phát từ phòng bán hàng cần đƣa ra con số cụ thể lƣợng hàng cần bán là bao nhiêu, doanh số bán hàng là bao nhiêu. Từ đó phòng Marketing sẽ tiếp nhận để đƣa ra chiến lƣợc quảng cáo cho từng dòng sản phẩm nhằm trợ giúp cho công tác bán hàng để nhiều ngƣời biết đến sản phẩm. Phòng Tài chính kế toán kế thừa các thông tin ấy để trích lập các chi phí, ƣớc tính số tiền vốn cần bỏ ra, dự toán chi tiêu trong kì để đạt đƣợc mục tiêu chung ấy; kết hợp với phòng nghiên cứu đƣa ra định mức củ thể cho từng dòng sản phẩm. Cuối cùng bộ phận mua hàng tổng hợp các thông tin ấy và sẽ đƣa ra đƣợc kết luận cuối cùng, trả lời cho câu hỏi mua hàng gì, mua bao nhiêu và mua nhƣ thế nào.