6. Kết cấu của luận văn
2.3.1 Về việc lập kế hoạch mua hàng
Tại Hƣng Việt, việc lên đơn mua hàng phụ thuộc vào đề xuất, bản kế hoạch của phòng kinh doanh kết hợp với bộ phận kho. Kế hoạch mua hàng dựa trên bảng tổng hợp thông tin từ số lƣợng hàng hóa tồn kho. Thêm vào đó, để xác định nhu cầu mua hàng của mình, phòng Nghiên cứu luôn đi sâu tìm hiểu thị trƣờng, nhu cầu của khách hàng để đƣa ra các dự đoán trong tƣơng lai gần.
Bảng 2.6 Nhu cầu hàng hóa nhóm Tiêu hóa 2018-2020
STT Tên hàng hóa ĐVT Nhu cầu mua hàng hóa
2018 2019 2020 1 Nacubest Lọ 3,970 4,222 4,630 2 Silymax 70mg Hộp 81,700 88,300 97,600 3 Silymax Gold Hộp 1,520 1,870 2,200 4 Ích Tràng Khang Hộp 73,364 72,609 92,030 5 Thận khí hoàn Hộp 23,420 25,130 21,500 (Nguồn: Phòng TC-KT)
Bộ phận mua hàng thông qua các định mức tiêu hao hàng hóa cùng các số lƣợng về sản phẩm nhập hàng trả lại, số lƣợng hàng kì kế hoạch... để lên kế hoạch mua hàng cho từng mặt hàng khác nhau. Bản kế hoạch lập xong sẽ trình lên trƣởng phòng rồi đến Ban giám đốc. Nếu Ban giám đốc xét duyệt thì phòng kế toán duyệt chi và bộ phận mua hàng tiến hành cung ứng hàng hóa. Lƣợng hàng cần mua trong kì đƣợc xác định theo công thức sau:
Lƣợng HH cần mua trong kì = Lƣợng HH dùng trong kì + Lƣợng HH cuối kì - Lƣợng HH đầu kì
Trên thực tế, không phải lúc nào cũng áp dụng chính xác 100% các công thức đặt ra để tính toán lƣợng hàng hóa cần mua. Bởi nhu cầu mua hàng của ngƣời dân thay đổi từng ngày. Bản thân các mặt hàng về thuốc cũng thay đổi từ tên gọi, thành phần, hàm lƣợng,... để mang đến nhiều sự lựa chọn cho khách hàng. Tuy nhiên, việc dự đoán xu thế thị trƣờng cũng nhƣ xác định nhu cầu mua hàng tại doanh nghiệp còn hạn chế bởi khả năng nắm bắt thị trƣờng vẫn chậm, chƣa đủ nhanh nhạy để theo kịp tốc độ thay đổi. Ví dụ trong năm qua, khi dịch Covid19 lần đầu phát tán tại Trung Quốc và nguy cơ lây lan toàn thế giới; dẫu rằng là nƣớc láng giềng song công ty chƣa có sự chuẩn bị cho đại dịch, chƣa nhìn thấy cơ hội trong khó khăn. Từ thời điểm dịch Covid đến Việt Nam, mặt hàng Chlohexidine – chất khử trùng sử dụng để khử khuẩn
đột ngột tăng giá và cháy hàng trên thị trƣờng, nguồn nhập hàng lớn nhất của doanh nghiệp từ Trung Quốc bị đình trệ do phong tỏa. Nguyên nhân chính là công ty vẫn chƣa đi sâu tìm hiểu bệnh dịch, thiếu nhạy bén nhìn nhận sự thay đổi, nhu cầu sử dụng của thị trƣờng khi chịu tác động của dịch bệnh. Cũng giống nhƣ cồn và khẩu trang – những mặt hàng “hot” trên thị trƣờng lúc bấy giờ, chỉ cần doanh nghiệp dự đoán đƣợc trƣớc 1 tháng để có kế hoạch gom hàng trƣớc thì kết quả kinh doanh sẽ thay đổi tích cực.
Công tác nghiên cứu thị trƣờng chƣa đƣợc quan tâm đúng mực cũng để lại những hệ quả không đáng có. Doanh nghiệp thƣờng xuyên bị động trƣớc biến động của thị trƣờng làm ảnh hƣởng đến chuỗi hàng hóa mua vào, bán ra và tồn kho. Khi đợt sóng Covid lần 1 đến Việt Nam, cả xã hội đều lo sợ và có hiện tƣơng mua gom hàng hóa dƣợc phẩm để tích trữ. Song khi đợt sóng Covid lần 2, lần 3 quay trở lại, ngƣời dân cũng nhƣ chính phủ đã có kinh nghiệm chống dịch, không còn tâm lí lo sợ phải tích trữ nữa thì doanh nghiệp lại tiến hành nhập mua hàng với số lƣợng lớn hơn mức tiêu thụ thực tế. Do đó gây tồn đọng hàng trong kho nhiều. Trình độ chuyên môn của nhân viên mua hàng còn hạn chế, chƣa đƣa ra lời khuyên xác thực cho nhà quản trị.