6. Kết cấu của luận văn
2.3.3 Về việc tổ chức mua hàng
- Đàm phán, thƣơng lƣợng với nhà cung cấp :
Nghiệp vụ tổ chức mua hàng tại Hƣng Việt đƣợc tiến hành ngay sau khi lựa chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp. Thông thƣờng, với nhà cung cấp mới, giám đốc sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán và thƣơng lƣợng để đi đến kí kết hợp đồng mua hàng đầu tiên giữa hai bên. Những lần sau, các nhân viên mua hàng sẽ làm việc với nhà cung cấp, yêu cầu nhà cung cấp gửi các báo giá, thảo luận thêm các điều kiện mua hàng khi có yếu tố thay đổi. Sau đó nhân viên mua hàng sẽ soạn thảo một hợp đồng sơ lƣợc để trình trƣởng phòng và giám đốc kiểm tra.
- Kí kết hợp đồng :
Nếu hai bên cùng đồng thuận thì việc kí kết tiến hành. Tuy nhiên các mối quan hệ làm ăn chủ yếu gần nhƣ có sẵn, công tác mua hàng vẫn phụ thuộc vào các nhà cung cấp trƣớc đây, ít có sự đổi mới. Đối với mua hàng trong nƣớc, công ty chƣa thực sự quan tâm đến vai trò ngƣời mua của mình. Ƣu thế mua hàng chƣa thực sự đƣợc phát huy mà trái lại, bị lệ thuộc vào nhiều yếu tố. Với các mặt hàng có giá trị thấp, khi nhân viên bán hàng yêu cầu, nhân viên mua hàng mới tiến hành gọi điện trực tiếp cho nhà cung cấp để họ mang đến. Ƣu điểm là nhân viên mua hàng chủ động theo dõi đơn hàng của mình, song nhƣợc điểm đó là thƣờng xuyên rơi vào tình trạng “gấp”, phát sinh đòi hỏi giao dịch phải ngay lập tức, không có sự chuẩn bị trƣớc, ảnh hƣởng đến việc thanh toán cũng nhƣ vận chuyển hàng về kho. Còn khi đặt mua các hàng hóa có trị giá cao, số lƣợng lớn, hàng kiểm soát đặc biệt, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch từ trƣớc để hạn chế rủi ro phát sinh. Các bộ phận cũng kết hợp để theo dõi, giám sát quá trình về hàng, thanh toán của các lô hàng quan trọng nhằm đạt hiệu quả cao.
Hoạt động mua hàng ở nƣớc ngoài cũng diễn ra tƣơng tự song tập trung mua hàng với số lƣợng lớn để giảm thiểu chi phí vận chuyển, nhận ƣu đãi về giá. Hoạt động này đòi hỏi sự cộng tác của các phòng ban nhiều hơn, khi mà nhà cung cấp thƣờng xuyên đòi hỏi phải thanh toán trƣớc lô hàng mới gửi hàng. Nhà cung cấp nƣớc ngoài sẽ gửi trƣớc bộ chứng từ sơ lƣợc (bản nháp) về phía doanh nghiệp để theo dõi và xác nhận, làm cơ sở cho thanh toán quốc tế với ngân hàng. Đội ngũ nhân viên phòng nghiên cứu có trách nhiệm rà soát, kiểm tra tính chính xác của các giấy tờ gửi về nhƣ chứng nhận chuẩn hàm lƣợng, số lƣợng, chất lƣợng, tên hàng, giá thành,... trƣớc khi thanh toán. Bất cứ sai sót nào về chứng từ sẽ trực tiếp liên hệ phía nhà cung cấp để sửa đổi bổ sung.
Bảng 2.9 Sản lƣợng mua nhóm hàng Tiêu hóa thực tế năm 2019
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lƣợng mua theo kế hoạch Số lƣợng mua thực tế Chênh lệch SL % 1 Nacubest Lọ 4,630 4,715 85 1.84 2 Silymax 70mg Hộp 97,600 99,643 2,043 2.09 3 Silymax Gold Hộp 2,200 2,253 53 2.41 4 Ích tràng khang Hộp 92,030 92,530 500 0.54 5 Thận khí hoàn Hộp 21,500 22,059 559 2.6 (Nguồn: Phòng TC-KT)
- Xử lí các phát sinh trong quá trình tổ chức mua hàng :
Mặc dù đã có kế hoạch chuẩn bị từ trƣớc song việc tổ chức mua hàng trên thực tế vẫn gặp các sai số về sản lƣợng. Một số trƣờng hợp dẫn đến sai số so với kế hoạch ban đầu nhƣ xuất hiện khách hàng mới có nhu cầu mua hàng với số lƣợng lớn, hoặc việc ban lãnh đạo tìm kiếm đƣợc nguồn nhập hàng mới với giá chào hàng thấp hơn giá trung bình chung trên thị trƣờng...
Một thực trạng khác đang tồn tại ở Hƣng Việt trong quá trình mua hàng đó là bài toán về trình độ nhân lực. Ngành dƣợc là ngành kinh doanh có điều
kiện, nên nhân viên mua hàng thƣờng sẽ là dƣợc sĩ, có am hiểu về chuyên môn mới làm đƣợc việc. Tuy nhiên không phải dƣợc sĩ nào cũng có kiến thức cũng nhƣ kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, đàm phán mua hàng. Bởi vậy đôi khi nhân viên mua hàng làm việc máy móc theo chỉ đạo của cấp trên, mua hàng mà chƣa biết cách xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp, hoặc chủ động tìm kiếm các bên mua mới cho mình. Và một hạn chế nữa phải kể đến đó là ngoại ngữ. Khi mua hàng với bên cung cấp nƣớc ngoài, ngƣời có chuyên môn nghiệp vụ thì hạn chế về ngoại ngữ, ngƣời có ngoại ngữ lại thiếu học vấn chuyên ngành dƣợc, chƣa kể đến các giao dịch nƣớc ngoài luôn đi kèm với nghiệp vụ logistics nên khả năng phản ứng, xử lí các tình huống bất ngờ còn lúng túng. Quá trình đặt và mua hàng chƣa đạt hiệu quả cao. Công tác phối hợp giữa các phòng ban chƣa thực sự nhuần nhuyễn, còn hiện tƣợng ỷ lại.
- Theo dõi lịch về hàng và nhập kho:
Công tác theo dõi hàng trong quá trình vận chuyền và đƣa hàng về kho tƣơng đối đƣợc công ty chú trọng. Các đơn đặt hàng đều đƣợc ấn định ngày giao. Các đơn hàng trong nƣớc, trƣớc ngày giao từ 1-2 ngày, nhân viên mua hàng sẽ liên lạc với nhà cung cấp để nhắc lại cũng nhƣ đốc thúc nếu thấy có sự trì trệ từ phía ấy. Các đơn hàng nƣớc ngoài thì phức tạp hơn, công tác theo dõi từ khi hàng xuất cảnh, di chuyển, rồi cập cảng, xuất cảng,... đều phải đƣợc theo sát để tránh rủi ro nhƣ quá hạn lƣu kho lƣu bãi, trục trặc về giấy tờ nên hàng không xuất đƣợc hàng từ cảng về kho,... Công ty có bộ phận kho vận chuyên nhận hàng và kiểm tra lại hàng hóa để đảm bảo đủ số lƣợng, quy cách, số lô, nhãn hiệu theo chứng từ. Việc nhận hàng và nhập hàng vào kho, bảo quản cũng đƣợc yêu cầu phải làm hết sức tỉ mỉ để tránh gây thất thoát hàng hóa, giảm chất lƣợng hàng từ đó ảnh hƣởng xấu đến công tác bán hàng về
sau. Công ty đã cho xây dựng hệ thống kho lạnh, kho mùi, kho bảo quản hàng riêng biệt theo tiêu chuẩn GSP, GDP của ngành dƣợc.