6. Kết cấu đề tài
1.2.3 Triển khai đào tạo nhân lực
Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo nhân lực cần trả lời các câu hỏi cơ bản nhƣ: Có những hoạt động cụ thể nào? Phân công phối hợp nhƣ thế nào cho có hiệu quả?
Tổ chức sao cho chi phí phù hợp để kết quả cao?
Do đó, để thực hiện kế hoạch đào tạo nhân lực, cần phân tích kế hoạch đào tạo thành các công việc cụ thể để triển khai thực hiện: từ ra quyết định
tổ chức khóa học, triệu tập học viên, in ấn tài liệu, mời giảng viên, tổ chức chọn địa điểm, điều phối chƣơng trình, theo dõi các hoạt động giảng dạy, chi phí thanh toán, đánh giá, báo cáo sơ tổng kết, thanh quyết toán…
Quá trình triển khai thực hiện đào tạo nhân lực thể hiện rõ vai trò của tổ chức, điều phối, hƣớng dẫn động viên của nhà quản trị trong việc tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt nhất mục tiêu đào tạo đã vạch ra. Sau khi đã đƣợc nhà quản trị cấp cao nhất có thẩm quyền phê duyệt, kế hoạch đào tạo nhân lực sẽ đƣợc phòng quản lý nhân sự và các bộ phận liên quan triển khai thực hiện. Quá trình có thể thực hiện trong tổ chức hoặc bên ngoài tổ chức.
1.2.3.1 Triển khai trong tổ chức
Quá trình này bao gồm :
- Mời giảng viên: Cần lập danh sách giảng viên và lựa chọn, mời tham gia (đối với giảng viên ngoài tổ chức). Trong trƣờng hợp giảng viên là ngƣời của tổ chức cần thông báo kế hoạch để có sự chuẩn bị;
- Đối với giáo viên là cán bộ trong tổ chức: Với ƣu điểm am hiểu sâu về tình hình thực tế tại tổ chức, thực tế công việc nên việc sử dụng đội ngũ
cán bộ sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí đào tạo. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của đội ngũ này là hạn chế trong việc cập nhật thông tin, kiến thức mới, khả năng truyền đạt kiến thức không cao, gián đoạn thời gian giảng dạy.
- Thông báo danh sách và tập trung ngƣời học ;
- Chuẩn bị tài liệu theo đúng nội dung chƣơng trình đã đƣợc xác định và phƣơng pháp đào tạo đã đƣợc lựa chọn ;
- Chuẩn bị điều kiện vật chất : trang thiết bị đào tạo, địa điểm… - Triển khai chính sách đãi ngộ…
1.2.3.2 Triển khai ngoài tổ chức
Tổ chức liên hệ với các đối tác đào tạo ngoài tổ chức để đƣa nhân lực tham gia các khóa đào tạo. Tổ chức cần lựa chọn các đơn vị đối tác có khả năng đảm đƣơng yêu cầu đã đƣợc đề ra. Một số cơ sở để lựa chọn đối tác thích hợp nhƣ :
- Uy tín năng lực của đối tác trong những năm gần đây; - Các dịch vụ đào tạo mà đối tác đã cung cấp;
- Cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị;
- Khả năng đáp ứng về yêu cầu đào tạo của tổ chức; - Năng lực trình độ đội ngũ giảng viên;
- Chi phí đào tạo.
Dù là đào tạo bên trong hay bên ngoài tổ chức vẫn cần phải theo dõi sát sao quá trình triển khai thực hiện. Ngoài các điều kiện vật chất, cần quan tâm đến các yếu tố khác nhƣ :
- Cách thức tổ chức khóa học: bởi nó ảnh hƣởng nhiều đến chất lƣợng và hiệu quả đào tạo nhân lực. Cần phân chia quá trình đào tạo theo từng giai
đoạn cụ thể, lựa chọn nội dung và phƣơng pháp đào tạo phù hợp, đặt ngƣời học ở vị trí trung tâm, kết hợp “học” đi đôi với “hành”.
- Thông tin phản hồi để giúp nhân lực nắm bắt đƣợc kiến thức của mình, biết phải làm gì để nâng cao kết quả học tập, từ đó giúp họ tự tin và tiến bộ nhanh hơn.
- Động viên khuyến khích nhằm tạo động cơ cho nhân lực tham gia đào tạo bằng cách: khen thƣởng kết quả học tập, chỉ ra các cơ hội thăng tiến sau khi đào tạo, tạo môi trƣờng văn hóa thuận lợi, tạo điều kiện để ngƣời học tích cực, chủ động tham gia vào quá trình đào tạo. (Hoàng Văn Hải và Vũ Thùy Dƣơng, 2010)
Chất lƣợng giảng dạy của đội ngũ giáo viên là nhân tố quan trọng để quyết định chất lƣợng công tác đào tạo.
Căn cứ vào mục tiêu, nội dung, đối tƣợng đào tạo có thể lựa chọn các giáo viên từ những ngƣời trong biên chế của tổ chức hoặc thuê ngoài là giảng viên các trƣờng đại học, cao đẳng, trung tâm đào tạo….
- Đối với giáo viên thuê ngoài: Với ƣu điểm kiến thức có hệ thống, thƣờng xuyên cập nhật những kiến thức, thông tin mới, có kỹ năng giảng dạy nên việc sử dụng đội ngũ này trong quá trình đào tạo sẽ có hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, hạn chế trong việc sử dụng đội ngũ này là tốn kém về chi phí, khả năng am hiểu sâu về công việc thực tế của tổ chức hạn chế hơn so với công nhân lành nghề.
Việc sử dụng nguồn giáo viên nào cũng đều có ƣu nhƣợc điểm riêng. Do đó, để có thể thiết kế nội dung chƣơng trình đào tạo phù hợp nhất với thực tế tại tổ chức, có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm tại tổ chức. Việc kết hợp này cho phép nhân lực tiếp cận với kiến thức mới, đồng thời không xa rời với thực tiễn tại tổ chức. Sau khi lựa chọn đƣợc giáo viên, thì cần tiến hành tập huấn, cung cấp cho họ những thông tin về mục tiêu, đối tƣợng và nội dung đào tạo để họ có thể phát huy đƣợc hiệu quả nhất.
1.2.3.3 Tổ chức lớp học
Đây là giai đoạn tiến hành việc đào tạo trong thực tế. Ngƣời phụ trách giám sát sự tiến bộ và phản ứng của ngƣời học, thử đánh giá hiệu quả của việc thiết kế và chuyển giao khi việc đào tạo bắt đầu trải qua và điều chỉnh trong suốt thời gian cần thiết. Những ghi nhận trong giai đoạn này có giá trị trong giai đoạn đánh giá, khi đã chuẩn bị đầy đủ các tƣ liệu liên quan đến đào tạo thì tiến hành triển khai kế hoạch đào tạo.
1.2.3.4 Chuẩn bị cơ sở vật chất
Chuẩn bị cơ sở vật chất là một trong những việc triển khai kế hoạch đào tạo đầu tiên. Nó là yếu tố quan trọng bởi vì ngƣời học sẽ cảm thấy thoải mái để tập trung vào việc học tập. Nếu nơi đào tạo gây ra sự mất tập trung do công tác chuẩn bị môi trƣờng đào tạo sẽ làm ảnh hƣởng tới kết quả của quá trình đào tạo. Do đó, nên tìm cách loại bỏ hay giảm thiểu chúng. Trong quá trình triển khai kế hoạch cần chú ý đến các vấn đề sau: sắp xếp lớp học, mức độ thích ứng về cơ sở vật chất của nhân lực, môi trƣờng vật lý tại nơi làm việc.
Trong việc sắp xếp lớp học nên chú ý tới việc sắp xếp chỗ ngồi cho thoải mái, Chỗ ngồi là điều quan trọng vì nó thiết lập mối quan hệ trong gian giữa ngƣời dạy và ngƣời học. Tùy theo nội dung học của môn học mà
sắp xếp chỗ ngồi phù hợp với nội dung của chƣơng trình học. Ví dụ trong một buổi hội thảo, hội nghị để trao đổi, thảo luận về một chủ đề nào đó thì nên sắp xếp theo hình chữ U. ngƣời học vừa dễ quan sát đƣợc nhau trong khi thảo luận, khuyến khích sự tƣơng tác phản hồi của những ngƣời tham gia.
Chuẩn bị cơ sở vật chất cũng phải quan tâm đến mức độ thích ứng của đối tƣợng đào tạo. Nhiệt độ nơi đào tạo quá cao sẽ gây khó khăn cho việc học tập của nhân lực. Một căn phòng nóng nực có thể làm cho ngƣời tham gia cảm thấy mệt mỏi. Ngƣợc lại, một căn phòng nhiệt độ quá thấp sẽ làm giảm sự tập trung của ngƣời học. Môi trƣờng vật lý cũng ảnh hƣởng tới quá trình học tập nhƣ tiếng ồn, ánh sáng…có thể gây khó khăn cho những kế hoạch đã đƣợc lập sẵn.
Khi đã chuẩn bị đầy đủ các bƣớc, giai đoạn cần thiết để hoàn thiện một chƣơng trình đào tạo thì bƣớc tiếp theo là tiến hành thực hiện.