IV. Tình trạng thiết bị:
t Tên TSCĐ Nớc
2.7.2. Sửa chữa lớn TSCĐ
Nh đã đề cập ở trên, TSCĐ của Công ty còn tồn đọng khá nhiều máy móc cũ, thờng xuyên hỏng hóc nhng do hạn chế về tài chính nên Công ty cha thể đầu t mua mới. Vì vậy, để khắc phục khó khăn trên, Công ty tiến hành sửa chữa phục hồi TSCĐ đó. Thờng thì chi phí để sửa chữa khá cao, thời gian sửa chữa kéo dài.
Hàng năm, trên cơ sở kết quả kiểm kê và kiểm tra kỹ thuật của TSCĐ, Công ty lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ. Tuy nhiên, việc kiểm tra hiện trạng cũng nh lập kế hoạch sửa chữa còn sơ sài, mang tính hình thức. Kế toán không trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ mà phân bổ dần chi phí sửa chữa vào chi phí sản xuất chung các kỳ sau khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa. Nh vậy xét về bản chất, những hoạt động sửa chữa lớn TSCĐ tại Công ty đều là sửa chữa ngoài kế hoạch.
Để thấy rõ hơn thực tế việc sửa chữa lớn TSCĐ tại Công ty, ta xem xét ví dụ về trình tự tiến hành và cách hạch toán sửa chữa cẩu Krúp tại xởng trong tháng 9 năm 2002.
Công ty Hoàng Trà Xởng cơ khí
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập -Tự do - Hạnh phúc
Đông Anh, ngày 04/09/2002
Giấy đề nghị sửa chữa
Kính gửi : Ông giám đốc Công ty Hoàng Trà Phòng kỹ thuật Công ty
Tên thiết bị sửa chữa : Cẩu Krúp Mã hiệu: số máy
Trong thời gian qua, do cẩu đã cũ lại phải thờng xuyên phải làm việc trong địa hình xấu. Một số bộ phận của cẩu đã có biểu hiện h hỏng nặng: trục trớc bị gẫy, phanh rão, chảy dầu… nên cẩu không thể vận hành đợc. Thời gian tới xởng cần vận chuyển một khối lợng thiết bị cho chuyển xởng. Vì vậy, để đáp ứng đợc yêu cầu này, Xởng đề nghị lãnh đạo Công ty, phòng kỹ thuật Công ty cho phép xởng sửa chữa cẩu Krup. Cụ thể nh sau:
+ Thay trục trớc
+ Mua mới bình và ống dẫn dầu + Thay ti ô
+Thay cupben tổng hơi
+ Sửa chữa và bảo dỡng tổng phanh hơi.
……….
Trên đây là các thiết bị cần phải sửa chữa và thay thế, kính mong Công ty cho phép sửa chữa để sản xuất đợc đảm bảo.
P.Giám đốcPT-KV PT. Thiết bị CT Kế toán xởng
(Ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Sau khi nhận đợc đơn đề nghị sửa chữa cẩu của xởng , phòng kỹ thuật cùng với cán bộ phụ trách thiết bị ở xởng và thợ lái cẩu tiến hành kiểm tra và lập biên bản kiểm tra thiết bị.
Công ty Hoàng Trà Xởng cơ khí
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập -Tự do - Hạnh phúc
Biên bản kiểm tra thiết bị
Tên thiết bị: Cẩu Krúp Mã hiệu Số máy:
Hôm nay, ngày 5 tháng 9 năm 2002 Chúng tôi gồm:
Ông Nguyễn Mạnh Hùng .Cán bộ phụ trách thiết bị Ông Nguyễn Văn Vụ .Cán bộ phụ trách kỹ thuật Ông Nguyễn Văn Chính .Thợ lái cẩu
Đã tiến hành lập biên bản kiểm tra thiết bị nh sau:
*Hiện tợng : Hỏng trục giữa, phanh không ăn, đờng dẫn dầu phanh bên lái bánh giữa chảy dầu.
* Kết quả kiểm tra : gãy trục giữa, bó tổng phanh, mất hơi( thủng ti ô hơi), hỏng cup ben tổng phanh, hỏng 4 cup ben bánh giữa bên lái.
* Nguyên nhân h hỏng : xe cẩu quá cũ, dùng quá tải , rỉ tổng phanh, chảy dầu bánh giữa bên lái.
* Đề nghi biện pháp xử lý: + Tháo, bảo dỡng tổng phanh + Thay 2 cup ben tổng hơi + Thay ti ô hơi
+ Thay 4 cup ben dầu bánh giữa bên lái + Thay trục giữa
……….
Biên bản này làm xong lúc : giờ … ngày 05 tháng 9 năm 2002
Nơi lập biên bản : Xởng - Đông Anh
Khi đợc sự phê duyệt của ban lãnh đạo, xởng chủ động tìm kiếm và ký kết Hợp đồng giao khoán sửa chữa thiết bị này với Ông Nguyễn Long Hải, chủ cửa hiệu sửa chữa, kinh doanh phụ tùng ôtô.
Khi cẩu đã đợc sửa chữa xong, tiến hành lập Biên bản kiểm tra kỹ thuật cẩu và thanh lý hợp đồng sửa chữa cẩu. Bên nhận sửa chữa gửi hoá đơn đến cho công ty. Hoá đơn GTGT Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 13 tháng 9 năm 2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL 02-B AX: 093166
Đơn vị bán hàng: Vật t hàng hoá tổng hợp -Dơng Quang Hải Địa chỉ : Đông Anh- Hà Nội
Điện thoại:
Họ và tên ngời mua hàng: Anh Hùng Đơn vị: Công ty Hoàng Trà
Địa chỉ: 167 Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - Hà Nội 0 1 0 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 1 Hình thức thanh toán: TM. MS: St t
Tên hàng hoá, dịch vụ đơn vị tính
Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 2
Sửa chữa tổng phanh hơi Cup ben hơi phanh Hàn Quốc Thay ti ô Cái Cái Cái 01 02 01 1.275.00 45.000 40.000 1.275.000 90.000 40.000
Thay trục giữa
……… Cái…… 01… 24.452.000………..
24.452.000 ………….
Cộng tiền hàng: 77.845.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 7.784.500 Tổng cộng tiền thanh toán 85.629.500
Số tiền viết bằng chữ : Tám mơi lăm triệu sáu trăm hai chín nghìn năm trăm đồng/
Ngời mua hàng ( ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trởng (ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên,đóng dấu) Căn cứ vào hình thức thanh toán trong trờng hợp này là thanh toán bằng tiền mặt, kế toán xởng nhập vào máy các bút toán sau
_ Khi trả tiền cho bên nhận sửa chữa, kết hợp với biên bản thanh toán tạm ứng (khoản tạm ứng này phát sinh khi Công ty tạm ứng cho Ông Hùng để trả cho bên sửa chữa), kế toán định khoản vào máy:
Nợ TK 241(2413): 77.845.000 Nợ TK 1331: 7.784.500
Có TK 141: 42.814.750 Có TK 111: 42.814.750
Vì trờng hợp này chi phí sửa chữa khá lớn nên Công ty không chuyển thẳng vào TK 627 mà quyết định phân bổ dần vào chi phí qua TK 142 trong ba kỳ liên tiếp
Trong kỳ này, kế toán phân bổ chi phí và nhập vào máy định khoản nh sau : Nợ TK 142: 51.897.120
Nợ TK 672(6277): 25.948.560
Có TK 241(2413): 77.845.680 Sang hai kỳ kế toán tiếp theo, kế toán hạch toán:
Nợ TK 627(6277): 25.948.560 Có TK 142: 25.948.560
Từ những định khoản trên đợc nhập vào chứng từ kế toán máy( nh mẫu đã trình bày tại biểu số 6 trang 36) máy sẽ tự động lọc số liệu để vào nhật ký chung và các Sổ cái các tài khoản tơng tự nh các trờng hợp tăng giảm tài sản cố định đã trình bày ở trên.
Chơng III
hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty hoàng trà