IV. Tình trạng thiết bị:
t Tên TSCĐ Nớc
2.5.1 Hạch toán TSCĐ thuê ngoài tại Công ty
Tình trạng máy móc phục vụ thi công của Công ty vẫn còn thiếu nhiều đặc biệt là những máy móc thi công hiện đại có giá trị lớn. Tuy nhiên do tình hình tài chính còn hạn hẹp Công ty không thể tự mua. Mặt khác, do đặc thù sản
xuất của Công ty phải thờng xuyên di chuyển xa trụ sở chính, việc vận chuyển một số máy móc thiết bị cồng kềnh sẽ không mang tính kinh tế. Vì vậy, để đáp ứng kịp thời tiến độ thi công cũng nh tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển, Công ty đi thuê máy móc trong thời gian ngắn. Thờng thì, những TSCĐ này để phục vụ cho những khâu, hạng mục phức tạp khó thi công nên việc thuê máy thờng đã đợc lên kế hoạch sẵn trong dự toán. Theo kế hoạch, các phòng ban chức năng của Công ty tiến hành tìm kiếm đối tác và ký kết hợp đồng kinh tế thuê thiết bị. Máy đợc chuyển xuống đội thi công theo giấy đề nghị cấp máy thi công và quyết định điều động TSCĐ của Công ty. Trong quá trình hoạt động, máy sẽ đ- ợc đội quản lý và theo dõi hoạt động thông qua bản Nhật trình sử dụng máy thi công. Tất cả các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này nh hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, biên bản điều động hoá đơn GTGT, hoá đơn vận chuyển, nhật trình sử dụng máy thi công …sẽ đợc sử dụng làm căn cứ để kế toán xác định chi phí:
Nợ TK 623: chi tiết theo đội, công trình Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
Có TK 3388: Số tiền thuê phải trả Có TK 111,112..: Các chi phí khác Khi trả tiền cho đơn vị cho thuê:
Nợ TK 3388: Số tiền thuê đã trả Có TK 111,112….
Lấy ví dụ trờng hợp thuê cẩu 30 tấn phục vụ lắp đặt và sửa chữa kết cấu thép, bao che tại nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2_ thị trấn Phả Lại _ Chí Linh_ Hải Dơng làm ví dụ. Căn cứ vào kế hoạch thuê máy đã lập và nhu cầu sử dụng máy thi công Công ty tiến hành ký kết hợp đồng thuê máy với bên đối tác. Hợp đồng đợc lập thoả thuận về một số nội dung cơ bản nh thời gian thuê máy, hình thức thuê máy, hình thức thanh toán, trách nhiệm của mỗi bên
Theo nh thoả thuận của hợp đồng, máy đợc chuyển xuống chân công trình để hoạt động. Hết thời gian thuê máy, Công ty và bên Công ty Thơng mại và Dịch vụ Đức Tuấn lập Bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đồng thời bên cho thuê cũng gửi hoá đơn GTGT để thanh toán đến Công ty.
Hoá Đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 20 tháng12 năm 2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL 02-B GA: 2025381
Đơn vị bán hàng: Công ty Thơng mại và dịch vụ Đức Tuấn
Địa chỉ : số 106BE8 -tập thể Quân đội_ Quỳnh Mai _HBT _ Hà nội Điện thoại:
Họ và tên ngời mua hàng: Đơn vị: Công ty Hoàng Trà
Địa chỉ: 167 - Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - Hà Nội 0 1 0 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 1 Hình thức thanh toán: T.Mặt MS: Stt Tên hàng hoá, dịch vụ
đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Thuê 01 cẩu 30 tấn Ca 42 1.363.636 57.272.712
Cộng tiền hàng 57.272.712 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 5.727.298 Tổng cộng tiền thanh toán 63.000.000 Số tiền viết bằng chữ : Sáu mơi ba triệu đồng chẵn
Ngời mua hàng ( ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trởng (ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên,đóng dấu)
Những chứng từ trên cùng với bản nhật trình sử dụng máy thi công sẽ làm thành bộ hồ sơ về thuê TSCĐ để kế toán làm căn cứ ghi nhận chi phí thuê máy này vào tài khoản chi phí máy thi công và nhập vào máy theo định khoản:
Nợ TK 623 : 57.272.712 Nợ TK 1331 : 5.727.298
Có TK 3388: 63.000.000
Sau đó, khi đội trởng đội thi công nơi sử dụng máy gửi giấy đề nghị thanh toán đã đợc giám đốc, kế toán trởng, trởng phòng kỹ thuật ký duyệt, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi và định khoản nh sau:
Nợ TK 3388 : 63.000.000 Có TK 111 :63.000.000
Trong trờng hợp này, kế toán sử dụng TK 3388 để theo dõi khoản phải trả cho bên cho thuê máy. Thực chất việc Công ty thuê máy thi công là Công ty đang tiêu dụng một dịch vụ, ngời cho thuê chính là ngời cung cấp dịch vụ. Vì vậy kế toán sử dụng tài khoản 331” Phải trả ngời cung cấp” để hạch toán thì sẽ phù hợp hơn.