IV. Tình trạng thiết bị:
a.Trờng hợp tăng TSCĐ do mua sắm
Trong kỳ, xuất phát từ nhu cầu mua sắm trang bị thêm của các đơn vị, bộ phận, căn cứ vào thực trạng và nhu cầu đổi mới TSCĐ của Công ty (đã đợc lên kế hoạch từ đầu năm). Công ty tiến hành mua sắm TSCĐ theo trình tự sau:
Bộ phận có nhu cầu làm tờ trình đề nghị mua TSCĐ đầu t cho bộ phận mình, trong tờ trình phải nêu rõ mục đích, kế hoạch sử dụng, phơng pháp quản lý tài sản.
Căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty, lãnh đạo phê duyệt, chủ trơng về nguồn vốn đầu t cho tài sản đó.
Sau đó, các phòng ban chức năng tiến hành thủ tục mua sắm cần thiết theo quy định và bàn giao cho bộ phận sử dụng.
Khi các công việc trên hoàn tất, kế toán TSCĐ tập hợp các chứng từ có liên quan vào hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ cho hạch toán TSCĐ.
Các chứng từ ban đầu liên quan đến việc mua sắm TSCĐ bao gồm: tờ trình yêu cầu mua tài sản, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT, uỷ nhiệm chi, biên bản bàn giao TSCĐ …Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán ghi nh sau:
Nợ TK 2411: Tập hợp chi phí
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có các TK 111,112,311,331…
Khi công việc lắp đặt chạy thử đã hoàn thành, máy đợc đa vào sử dụng, kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 211( chi tiết TK 211) : Nguyên giá TSCĐ Có TK 2411
Và bút toán kết chuyển nguồn Nợ TK 441,414..
Có TK 411: nguồn vốn kinh doanh
Lấy trờng hợp mua 01 tổ máy phát điện hiệu ONIS VISA model P100 làm ví dụ. Căn cứ vào bản yêu cầu bổ sung thiết bị thi công do chủ công trình là ông Đinh Tiến Dũng lập đã đợc giám đốc, kế toán trởng, trởng phòng kỹ thuật ký duyệt. Công ty quyết định dùng vốn vay dài hạn ngân hàng để mua sắm. Trên cơ sở hợp đồng kinh tế với những thoả thuận về phơng thức thanh toán, bảo hành, và biên bản nghiệm thu về kỹ thuật, máy đợc bàn giao theo biên bản bàn giao TSCĐ (đã trình bày ở phần hạch toán chi tiết trang31).Cùng ngày giao nhận hàng,bên bán hàng gửi hoá đơn GTGT tới Công ty chờ thanh toán
Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (giao khách hàng) Ngày 18 tháng 3 năm 2002 Mẫu01GTKT 3LL GP/01-B No:001411
Đơn vị bán hàng: Công ty cung cấp thiết bị và giải pháp kỹ thuật Địa chỉ: 214A1 _ 17 Ngọc Khánh Tài khoản: 0011000334109 Điện thoại: MS: 0101165873
Họ tên ngời mua hàng: Đơn vị: Công ty Hoàng Trà
Địa chỉ: 167 - Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - Hà nội Tài khoản
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0100106440001 Stt Họ tên hàng hoá dịch vụ đơn vị
tính Số l-ợng Đơn giá Thành tiền
1 Tổ máy phát điện hiệu
ONIS VISA model P100M Tổmáy 01 193.500.000 193.500.000
Cộng tiền hàng 193.500.500 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 9.675.000
Tổng cộng tiền thanh toán 203.175.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm linh ba triệu một trăm bảy mơi lăm nghìn đồng./
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Từ những chứng từ này, kế toán lọc thông tin và khai báo vào trong máy tính theo mẫu chứng từ kế toán máy nh sau: (Biểu số 6)
Biểu số 6: Mẫu chứng từ kế toán máy tại Công ty
Nội dung chứng từ
Số: …482… Ngày kế toán: 18/01/02…. Ngày ghi sổ: 20/01/02…
Đối tợng: Ông Hà Địa chỉ đơn vị công tác : Phòng KT
Nội dung: Mua 01 tổ máy phát điện ONIS VISA- Ông Hà (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK ghi Nợ: 2411 TK ghi Có : 331
Mã chi tiết TK Nợ …………. Mã chi tiết tài khoản Có………
Mã Chi tiết sản phẩm:………
Số tiền: 193.500.000 Kèm theo 03 chứng từ gốc Kết thúc Nhập mới chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh kế phát sinh, kế toán đều cập nhật vào máy vi tính thông qua chứng từ kế toán máy có mẫu nh trên. Khi chứng từ đợc nhập vào máy, máy sẽ tự động chuyển các thông tin vào nhật ký chung (Biểu số 7).
Biểu số 7:
Nhật ký chung (trích)
Năm 2002
Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số tiền
SH NT Nợ Có
Quý I/2002
…. ……. ……….. ……. …… …………