Các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí logistics

Sau khi nghiên cứu các yếu tố cấu thành chi phí logistics đối với từng nhóm doanh nghiệp LSP trên địa bàn Hà Nội, bước tiếp theo để xây dựng các biện pháp tối ưu hóa chi phí đó là tìm hiểu những chi phí đó đang chịu tác động của những nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như thế nào. Hiểu được mức độ tác động của các nhân tố này chính là điều kiện tiên quyết để kiểm soát, tác động vào cơ cấu chi phí logistics.

Trong cuộc khảo sát thực tế các LSP trên địa bàn Hà Nội, nhóm nghiên cứu đã tiến hành phỏng vấn và đưa ra đánh giá của các doanh nghiệp về các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí (Tham khảo phụ lục 1B). Có rất nhiều các yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng tới chi phí nhưng dựa vào ý kiến của các LSP, nhóm nghiên cứu đã lựa chọn ra tám nhân tố chính. Tám nhân tố được khảo sát có thể chia thành 3 nhóm chính:

- Nhóm nhân tố thuộc về môi trường bên ngoài doanh nghiệp như: Cơ sở hạ tầng giao thông vận tải, thông tin liên lạc, hệ thống pháp luật và thủ tục hải quan;

- Nhóm các nhân tố liên quan tới hàng hóa: Loại hàng hóa, trọng tải vận chuyển;

- Nhóm nhân tố thuộc về bản thân doanh nghiệp: Năng lực chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên làm chứng từ, đội xe chuyên nghiệp và quan hệ kinh doanh của doanh nghiệp với các đối tác cung cấp dịch vụ khác.

Biểu đồ 2.9. Các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí logistics

Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiêncứu, 2013

Qua biểu đồ trên ta có thể thấy rằngnhóm nhân tố đầu tiên, bao gồm mức độ hoàn thiện của cơ sở hạ tầng giao thông vận tải, thông tin liên lạc và thủ tục hành chính, hải quan được đánh giá là có tác động lớn tới chi phí logistics. Có tới 40% các doanh nghiệp được khảo sát cho rằng các yếu tố trên rất ảnh hưởng tới chi phí hoạt động của mình, đặc biệt là sự hoàn thiện của cơ sở hạ tầng giao thông vận tải cố định như các tuyến đường, hệ thống ga, bến cảng, kho bãi lại được hơn một nửa số doanh nghiệp đồng ý rằng có tác động tới chi phí (53%). Từ đó, ta có thể thấy các nhân tố khách quan và thuộc về môi trường kinh doanh có mức độ tác động rất lớn tới cơ cấu chi phí logistics. Điều này là hợp lý bởi lẽ, thực trạng hạ tầng cơ sở tại Việt Nam nói chung và tại Hà Nội nói riêng còn rất nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng lớn tới hoạt động cung cấp dịch vụ của các doanh nghiệp logistics nói riêng và sự phát triển của cả ngành logistics nói chung. Cụ thể, những doanh nghiệp cung ứng dịch vụ vận tải hàng hóa theo tuyến đường từ Hà Nội về cảng Hải Phòng cho rằng nếu hệ thống đường bộ liên tỉnh tốt hơn thì đội xe của họ có thể nâng cao năng lực hoạt động, vận chuyển được nhiều hàng hóa hơn trong khoảng thời gian ngắn

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Mức độ am hiểu của đội xe về tuyến đường … Mối quan hệ kinh doanh với đối tác cung cấp … Kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên …

Trọng tải vận chuyển Loại hàng hóa Thủ tục hải quan Cở sở hạ tầng cố định (tuyến … Mức độ hoàn thiện của cơ sở hạ tầng thông tin …

hơn. Chính vì hệ thống đường bộ còn yếu kém, chất lượng đường xuống cấp, nhiều chỗ mặt đường rạn nứt khiến tốc độ di chuyển của các phương tiện vận tải chưa cao và dễ xảy ra tai nạn, ùn tắc, gây ảnh hưởng lớn tới thời gian trả hàng và tốn kém chi phí cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, thủ tục hành chính và hải quan cũng là một trong những nhân tố có ảnh hưởng lớn tới chi phí logistics, với 47% doanh nghiệp được khảo sát cho rằng yếu tố này có ảnh hưởng tới chi phí hoạt động của họ. Nếu thủ tục hành chính đơn giản, thống nhất và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình xin giấy phép nhập khẩu, khai quan hải quan thì dịch vụ của LSP càng đáp ứng được tốt hơn yêu cầu của khách hàng về thời gian giao nhận, hoàn thành đơn hàng. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp cho biết những thủ tục cấp phép nhập khẩu hiện tại đang còn phức tạp và sự quản lý chồng chéo của các bộ, ban, ngành khiến cho doanh nghiệp bị động trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh, tốn kém thời gian và chi phí giấy tờ. Điều này gây ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ được cung cấp mà cụ thể là làm gia tăng tổng chi phí vì những khoản phụ phí giấy tờ, thủ tục không đáng có.

Nhóm nhân tố thứ hai cũng được hầu hết các LSP cho rằng chi phí hoạt động của họ là chịu tác động lớn, đó là các nhân tố liên quan tới hàng hóa như loại hàng hóa, trọng tải hàng hóa vận chuyển. Theo sơ đồ trên, có thể thấy quan điểm của các LSP không thống nhất về mức độ tác động của yếu tố này tới chi phí logistics, với 35% cho rằng yếu tố này rất ảnh hưởng tới chi phí logistics nhưng cũng một con số tương tự có quan điểm ngược lại. Điều này có thể giải thích là các doanh nghiệp sở hữu phương tiện vận tải sẽ có khả năng cắt giảm chi phí vận chuyển đối với những loại hàng hóa thông thường, còn đối với những hàng hóa không thông dụng, hàng nguy hiểm thì tương đối khó cắt giảm chi phí vì việc vận chuyển những mặt hàng này yêu cầu nhiều khâu phức tạp và rủi ro cao. Những doanh nghiệp có quan điểm là loại hàng hóa không tác động tới chi phí logistics thường là những doanh nghiệp không sở hữu phương tiện vận tải mà đi thuê lại các LSP khác thực hiện dịch vụ này, vì thế đối với bất cứ loại hàng hóa nào, họ chỉ dựa vào biểu giá của hãng vận tải và báo giá lại với khách hàng.

Cuối cùng là nhóm các nhân tố liên quan tới chính bản thân doanh nghiệp như chuyên môn của nhân viên, quan hệ kinh doanh với các đối tác hay sự chuyên nghiệp của đội ngũ vận tải. Nhóm nhân tố này được hơn 90% số doanh nghiệp khảo sát đánh giá là ảnh hưởng hoặc rất ảnh hưởng tới chi phí logistics, với con số doanh nghiệp cho rằng mức độ ảnh hưởng cao nhất là 35% tới 53%. Thực tế cho thấy trình độ chuyên môn của nhân viên làm chứng từ có vai trò quan trọng trong chất lượng dịch vụ của LSP. Bởi vì hoạt động logistics liên quan tới nhiều lĩnh vực khác nhau, từ vận tải, kho bãi tới thủ tục hải quan cho nên nếu nhân viên chứng từ còn chưa có kiến thức chuyên môn vững vàng và thiếu kinh nghiệm sẽ rất dễ gặp phải những nhầm lẫn, sai sót trong quá trình tạo lập và xử lý chứng từ. Những sai sót đó sẽ dẫn tới các thủ tục sửa chữa, thời gian chờ đợi vô cùng lãng phí, ví dụ như sai sót trong giờ cập bến của tàu hàng mà đội xe vận chuyển không thể có mặt đúng lúc để nhận hàng, làm phát sinh chi phí thuê kho bãi.

Một điều đặc biệt đó là có tới 53% doanh nghiệp đồng ý rằng mối quan hệ với các đối tác là đại lý vận tải quốc tế là nhân tố quan trọng tác động lớn quy mô chi phí của doanh nghiệp LSP. Đây là nhân tố tác động tới chi phí logistics nhận được sự đồng thuận lớn nhất từ các LSP kể cả từ các nhóm khác nhau. Một thực tế rõ ràng giải thích cho điều này đó là phần lớn các LSP tại Việt Nam nói chung và tại Hà Nội nói riêng không sở hữu phương tiện vận tải, do vậy, chi phí vận tải chủ yếu tới từ hoạt động thuê ngoài dịch vụ này. Khi các LSP chú ý củng cố mối quan hệ với các đối tác cung cấp dịch vụ vận tải, đặc biệt là vận tải quốc tế, họ có thể được hưởng những ưu đãi chiết khấu về cước phí vận tải dành cho khách hàng thân thiết hay ưu tiên trong việc đặt chỗ cho hàng hóa. Chính nhờ những ưu đãi này giúp cho doanh nghiệp phần nào giảm được chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động.

Bên cạnh đó, yếu tố về năng lực vận tải của đội xe cũng được các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá cao trong vai trò tối ưu hóa chi phí hoạt động. Một đội xe có kinh nghiệm và am hiểu đặc điểm các tuyến đường vận tải khác nhau của địa phương và của khu vực sẽ đem tới một ưu thế lớn trong việc cung ứng dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra những chi phí lớn để khắc phục hư hỏng của hàng hóa khi xảy ra tổn thất trong quá trình vận chuyển do lỗi của đội xe chọn sai tuyến đường. Việc đánh giá tác động của các nhân tố này

lại càng có ý nghĩa hơn khi doanh nghiệp nhận thức được rằng những nhân tố thuộc nhóm thứ ba này là những nhân tố mà doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát được.

Khái quát lại, khi đánh giá các nhân tố tác động tới chi phí logistics theo quan điểm của chính các nhà cung ứng dịch vụ logistics, các nhân tố khách quan của cơ sở hạ tầng và môi trường pháp lý được đánh giá là tương đối ảnh hưởng tới sự biến động chi phí logistics trong khi các nhân tố chủ quan lại được cho rằng có ảnh hưởng lớn nhất. Ngoài ra, các doanh nghiệp không đánh giá mức độ ảnh hưởng của nhóm các nhân tố liên quan tới hàng hóa tới chi phí là quá cao. Việc hiểu rõ mức độ tác động của các nhân tố này chính là tiền đề để xác định các giải pháp nhằm tối ưu hóa chi phí logistics cho các LSP tại địa bàn Hà Nội.

2.4. Những khó khăn trong công tác tối ưu hoá chi phí logistics tại Hà Nội

Tối ưu hoá chi phí logistics là nhiệm vụ cần thiết của các doanh nghiệp trong ngành logistics nói chung, với các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics nói riêng, công tác này lại càng quan trọng vì nó quyết định lớn đến năng lực cạnh tranh và khả năng sinh lợi của bản thân doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, khảo sát các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics trên địa bàn thành phố Hà Nội cho thấy các doanh nghiệp này gặp phải không ít trở lực trong quá trình tối ưu hoá chi phí. Các nguyên nhân phát sinh trở lực này xuất phát từ cả trong nội bộ doanh nghiệp lẫn bên ngoài doanh nghiệp.

2.4.1. Khó khăn đến từ bên trong các doanh nghiệp

Thứ nhất, việc hạch toán chi phí trong công tác kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo các doanh nghiệp LSP về cơ bản vẫn khá giống với cách thức thực hiện trong kế toán tài chính. Việc tận dụng khả năng của bộ phận kế toán để tìm hiểu, phân tích cấu trúc chi phí của từng bộ phận, toàn doanh nghiệp và từ đó đưa ra những ưu tiên hành động chưa thành thói quen trong doanh nghiệp, do đó không có sự bóc tách rõ ràng tỷ trọng chi phí cố định, chi phí biến đổi trong các loại chi phí chính của các LSP nên việc ra quyết định nhằm tối ưu hoá những chi phí khả biến vốn dĩ có thể cắt giảm được cũng gặp nhiều hạn chế.

Thứ hai, nhân lực ở những LSP trên địa bàn Hà Nội, xét một cách toàn diện, vẫn chưa có trình độ chuyên môn cao. Đội ngũ lao động có trình độ và chất lượng

cao nhằm phục vụ cho quá trình tăng năng suất lao động của doanh nghiệp còn mỏng và thiếu nên việc đóng góp xây dựng ý kiến cải tiến cũng hạn chế. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình tối ưu hoá chi phí của các doanh nghiệp.

Thứ ba, việc triển khai áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý các hoạt động logistics của doanh nghiệp chủ yếu vẫn dựa trên những phương pháp truyền thống. Nhiều doanh nghiệp chưa đủ khả năng áp dụng các biện pháp hiện đại. Mặc dù ban đầu, việc triển khai áp dụng những phương pháp quản lý hiện đại có thể làm gia tăng chi phí cho doanh nghiệp song xét trong dài hạn doanh nghiệp có thể được hưởng lợi nhiều từ những hệ thống đó. Điều này một phần là do vốn của các doanh nghiệp cũng hạn chế và đội ngũ nhân viên phục vụ công nghệ thông tin về logistics trong doanh nghiệp cũng không nhiều. Từ đó, việc triển khai áp dụng các tiêu chuẩn quản lý về chất lượng và thời gian dựa trên nền tảng công nghệ thông tin của doanh nghiệp cũng còn nhiều khó khăn.

2.4.2. Các khó khăn xuất phát từ bên ngoài doanh nghiệp

Thứ nhất, cơ sở hạ tầng của Hà Nội chưa tương xứng với tiềm năng phát triển của ngành cung ứng dịch vụ logistics, thể hiện ở: mạng lưới đường sắt từ Hà Nội chủ yếu thuộc sở hữu nhà nước do vậy vào lúc cao điểm ví dụ như vào dịp Tết hoặc các kỳ thi đại học – cao đẳng, vận tải hành khách được ưu tiên hơn là hàng hoá. Điều này gây ra việc trì hoãn trong việc giao hàng, làm tăng chi phí lưu kho không cần thiết. Ngoài ra hệ thống cầu, đường trong thành phố chưa được hoàn thiện gây hạn chế năng lực chuyên chở của đội xe. Ví dụ, có những tuyến đường trong thành phố mà xe tải dưới 3 tấn không thể đi qua, để khắc phục hạn chế này doanh nghiệp hoặc sẽ thuê xe tải chuyên chở lượng hàng thấp hơn khả năng chuyên chở của xe hoặc sẽ lựa chọn tuyến đường khác không bị giới hạn tải trọng. Cả hai cách này đều gây ra lãng phí không cần thiết và rõ ràng không hiệu quả cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Thêm vào đó, việc cơ sở hạ tầng yếu sẽ gây ra những rủi ro cao trong quá trình vận chuyển. Để đảm bảo độ an toàn cho phương tiện vận tải và hàng hoá (xe không bị trật bánh) các phương tiện sẽ phải giảm tốc độ và rõ ràng điều này gây cản trở trong việc thực hiện tiêu chí “just in time” (Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết).

Thứ hai, hệ thống pháp luật điều chỉnh hoạt động logistics của các doanh nghiệp LSP phức tạp, chồng chéo, thiếu tính ổn định. Có quá nhiều cơ quan điều chỉnh các hoạt động logistics, ví dụ như hoạt động quản lý quá trình xuất khẩu do Bộ Công Thương; Bộ Tài Chính và Bộ Y tế cùng đồng thời điều chỉnh (Bộ Công Thương,2010). Điều này gây khó khăn cho nhân viên chứng từ trong việc chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho việc giao nhận một lô hàng. Doanh nghiệp sẽ phải chi ra nhiều tiền và thời gian hơn để hoàn thành một hợp đồng dịch vụ. Sự không ổn định trong các chính sách, văn bản dưới luật cũng là nhân tố phát sinh chi phí cho doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp chưa kịp cập nhật những thay đổi về chính sách dẫn đến việc phải làm lại chứng từ, điều này làm phát sinh chi phí cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thủ tục hải quan còn phức tạp, chồng chéo tạo kẽ hở cho các tiêu cực.

Thứ ba, văn hoá kinh doanh cũng là một nhân tố gây khó khăn cho các doanh nghiệp LSP kinh doanh trên địa bàn Hà Nội. Đối với các doanh nghiệp LSP Việt Nam, văn hoá kinh doanh gây khó khăn trong việc tiếp cận nguồn khách hàng là các công ty liên doanh, những công ty trong khu công nghiệp bởi lẽ các công ty này có xu hướng sử dụng dịch vụ logistics của các công ty logistics ở nước của họ. Ví dụ, các doanh nghiệp Nhật Bản trong khu công nghiệp thường ký hợp đồng dịch vụ lâu dài với các công ty logistics Nhật Bản như Nippon, Yusen, NYK logistics, mà ít khi họ thay đổi nhà cung cấp sang các công ty LSP Việt Nam. Đối với các doanh nghiệp LSP nước ngoài, văn hoá kinh doanh tại thị trường Việt Nam gây cho họ