3.2.2.1. Phát triển nguồn nhân lực cho hoạt động logistics
Trong thực tế, kỹ năng chuyên môn và trình độ nghiệp vụ của nhân viên tại các công ty logistics cũng là một nhân tố có ảnh hưởng tới chi phí. Trong nhiều trường hợp những sơ suất của nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận có thể làm chậm thời gian giao hàng và điều này còn làm phát sinh chi phí để sửa chữa những sai sót đó. Mục tiêu cắt giảm chi phí tiến tới tối ưu hóa chi phí hoạt động của doanh nghiệp có đạt được hay không chính là nhờ đội ngũ nhân viên trong công ty có ý thức về tiết kiệm chi phí, do đó tự bản thân nâng cao trình độ chuyên môn của mình hay không. Chính vì vậy việc đầu tư đào tạo, phát triển một đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ và chuyên môn cao hiện đang là mối quan tâm hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp LSP nói chung và các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics trên địa bàn Hà Nội nói riêng.
Kết quả phỏng vấn với các doanh nghiệp LSP tại Hà Nội cho thấy, việc đào tạo nghiệp vụ và nâng cao chuyên môn của hầu hết các doanh nghiệp mới chỉ dừng
lại ở việc truyền đạt kinh nghiệm của những người làm việc trước cho những nhân viên mới. Tại một số doanh nghiệp LSP nước ngoài thì cũng đang tiến hành một số quy trình đào tạo khá bài bản, tuy nhiên, đó là những chương trình đào tạo được lấy từ tổng công ty có trụ sở ở nước ngoài, vì thế có những kiến thức chưa phù hợp với môi trường kinh doanh thực tế ở Việt Nam nên nhân viên cũng chưa vận dụng được toàn bộ kiến thức từ những chương trình đó vào làm việc thực tế. Bên cạnh đó, thu nhập trung bình của nhân viên hoạt động trong ngành này cũng được đánh giá theo thực tế là tương đối thấp so với thu nhập trung bình trong các lĩnh vực dịch vụ khác như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm… điều này cũng ảnh hưởng tới lựa chọn của nhiều nhân lực có trình độ.
Gợi ý của nhóm nghiên cứu đó là các doanh nghiệp LSP nên tập trung xây dựng một quy trình đào tạo chuyên môn tốt và sử dụng quy trình này vào việc đào tạo những nhân viên mới. Đồng thời với đó, doanh nghiệp còn cần mở ra các khóa học nâng cao nghiệp vụ để cập nhật những kiến thức mới cho nhân viên đang làm việc, vì ngành logistics là ngành dịch vụ luôn vận động, biến đổi và phát triển không ngừng cùng những tiến bộ công nghệ thông tin và sự thay đổi của nhu cầu thị trường. Trong những chương trình đào tạo đó, mỗi nhân viên trong một doanh nghiệp LSP có thể theo dõi nhiều lô hàng trong cùng một lúc và tự mình xử lý những tình huống phát sinh. Việc phân công cụ thể từng đơn hàng, từng đầu việc sẽ tạo điều kiện cho nhân viên hình thức ý thức tự giác cao trong việc hoàn thành công việc với mức chi phí hợp lý nhất. Đồng thời, doanh nghiệp nên có chế độ đãi ngộ hợp lý để khuyến khích và giữ chân những người có kinh nghiệm và năng lực làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp thu hút nguồn nhân lực có chất lượng chuyên môn cao, kỹ năng tốt và đồng thời cũng là động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Mặt khác, ngoài việc trang bị cho nhân viên các kỹ năng về chuyên môn tốt, các doanh nghiệp LSP cần khuyến khích việc nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học cho đội ngũ nhân viên của mình để đáp ứng yêu cầu làm việc trong môi trường quốc tế.
Cuối cùng, để bảo đảm chất lượng ổn định của đội ngũ nhân viên và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung, các doanh nghiệp LSP cần xây dựng cho mình một quy trình hoạt động thống nhất giữa các phòng ban trong doanh
nghiệp. Trên cơ sở những quy trình hoạt động đó mà nhân viên điều chỉnh các thao tác nghiệp vụ của mình. Ngoài ra, lãnh đạo doanh nghiệp nên thường xuyên điều chỉnh, cải tiến quy trình hoạt động cho phù hợp với những thay đổi trong quy định của pháp luật và phổ biến kịp thời cho các nhân viên trực tiếp thực hiện các hoạt động đó.
3.2.2.2. Phát triển mối quan hệ kinh doanh với các đối tác kinh doanh mới nhưng tập trung củng cố quan hệ kinh doanh với các đối tác đã có.
Do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính – kinh tế trong một vài năm trở lại đây mà nhu cầu về logistics giảm mạnh cùng với lượng xuất nhập khẩu hàng hóa và sản xuất giảm sút. Thực tế cho thấy các LSP tại Hà Nội nói riêng và tất cả các doanh nghiệp logistics trên địa bàn cả nước nói chung đang gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh vì nguồn cầu thuyên giảm. Trong thực trạng như vậy, theo chia sẻ của các LSP, họ đang tiến hành hoạt động theo cách hạn chế mở rộng thị trường mới mà tập trung phục vụ tốt hơn nhóm khách hàng đang có trong hiện tại, tức là đi vào chiều sâu chất lượng chứ không đầu tư vào số lượng.
Mặt khác, theo như phân tích về thực trạng chi phí ở trên, trong tổng chi phí logistics, chi phí vận tải luôn chiếm một tỷ trọng cao. Chính vì vậy, để tối ưu hoá chi phí vận chuyển các doanh nghiệp LSP cần phát triển mối quan hệ kinh doanh với các hãng tàu, hãng hàng không để có được mức giá vận chuyển tốt. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp LSP cần tìm kiếm những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển có uy tín, phù hợp theo từng tuyến và ký kết các hợp đồng hợp tác dài hạn với họ để đảm bảo sự ổn định về giá. Để làm được điều này doanh nghiệp LSP phải đảm bảo rằng lượng hàng của họ trong suốt thời gian ký kết là đủ lớn và ổn định. Thực tế, đây lại là một vấn đề khó khăn đối với doanh nghiệp LSP Việt Nam nói chung và LSP Hà Nội nói riêng trong điều kiện nền kinh tế suy thoái.
Doanh nghiệp LSP cần tăng cường mối quan hệ với khách hàng là các công ty XNK, các tập đoàn đa quốc gia nhằm ổn định lượng hàng hoá. Trong bối cảnh cạnh tranh khắc nghiệt và văn hoá kinh doanh còn tồn tại nhiều khác biệt, các công ty XNK vừa và nhỏ, đối tượng khách hàng chính của các doanh nghiệp LSP không có vốn đầu tư nước ngoài, thường có xu hướng thay đổi nhà cung cấp dịch vụ cũ bởi
những nhà cung cấp dịch vụ mới có giá cả thấp hơn. Vì vậy, doanh nghiệp LSP cần nỗ lực để giữ chân khách hàng cũ tiếp tục sử dụng dịch vụ.
3.2.2.3. Tham gia vào các hiệp hội logistics khu vực và quốc tế
Thực tế là từ lâu các doanh nghiệp LSP trên thế giới đã hợp tác với nhau hình thành lên các hiệp hội những nhà logistics hay hiệp hội giao nhận nổi tiếng. Có thể kể đến những hiệp hội như APLN (Advanced Professional Logistics Network), GLA (Global Logistics Associates), CLC (China Logistics Club). Những hiệp hội này không chỉ có vai trò thừa nhận uy tín cho hội viên thông qua việc những tiêu chuẩn thành viên; nâng cao nghiệp vụ của hội viên bằng cách mở cách khoá đào tạo, buổi gặp mặt hàng năm mà còn giúp các hội viên tăng sức mạnh đàm phán giá vận chuyển với đối tác là các hãng vận chuyển.
Việc các doanh nghiệp LSP Việt Nam tham gia vào những hiệp hội như vậy không những sẽ giúp các doanh nghiệp này tìm kiếm những đại lý uy tín ở nước ngoài mà còn giúp tăng cường mỗi quan hệ đối tác giữa các bên, tuy nhiên, việc tham gia vào các tổ chức như vậy với các LSP của Việt Nam còn nhiều hạn chế. Hạn chế lớn nhất là các LSP Việt Nam chưa đáp ứng được đủ các tiêu chuẩn mà các tổ chức trên đề ra cho các hội viên mới gia nhập nên thực tế, nếu chỉ tính các doanh nghiệp LSP trên địa bàn Hà Nội, chỉ có trên dưới 10 doanh nghiệp có tham gia vào các hiệp hội, tổ chức quốc tế về logistics trên tổng số 800 doanh nghiệp có kinh doanh dịch vụ logistics trên địa bàn Hà Nội. Nhóm nghiên cứu kiến nghị, khi nhận thức được vai trò của việc tham gia các tổ chức như vậy, các LSP tại Hà Nội nên tìm hiểu kỹ càng về các tiêu chuẩn gia nhập để có lộ trình hoàn thành các điều kiện, đàm phán để gia nhập các tổ chức giao nhận, logistics quốc tế nói trên.
3.2.2.4. Đầu tư phát triển hệ thống công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
Theo kết quả khảo sát của bài nghiên cứu, các doanh nghiệp LSP Hà Nội chưa sử dụng nhiều đến các ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong việc quản lý hoạt động logistics. Tuy nhiên việc đầu tư phát triển các hệ thống công nghệ thông tin hiện đại là rất cần thiết nếu như doanh nghiệp LSP Hà Nội muốn mở rộng đối tượng phục vụ sang các tập đoàn đa quốc gia lớn. Với những khách hàng lớn này, thời gian giao hàng, cũng như mức độ an toàn đối với lô hàng của họ là những mối quan tâm hàng đầu, chính vì vậy họ luôn đánh giá cao việc doanh nghiệp LSP được
trang bị những thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để quản lý hiệu quả các hoạt động logistics. Với những hệ thống quản lý hiện đại, Các LSP có thể chủ động kiểm soát được hành trình vận chuyển của lô hàng cũng như tình trạng của hàng hoá.
Cụ thể, nhóm nghiên cứu kiến nghị đối với các LSP tư nhân có thể cân đối để đầu tư khoản chi phí hợp lý để đào tạo nhân viên hiện có để họ có thể sử dụng một số ứng dụng, phần mềm quản lý đơn giản nhưng hiệu quả cao hơn cách quản lý truyền thống bằng sổ sách, ghi chép tay như hiện nay. Bên cạnh đó, việc ứng dụng các tiến bộ trong thông tin viễn thông như truy cập internet qua di động cũng là một hướng mà các LSP nên lưu ý. Hiện nay, công nghệ tiên tiến cho phép những chiếc điện thoại thông minh có thể truy cập internet qua mạng 3G tại Việt Nam với giá rẻ hàng đầu thế giới. Cước 3G một tháng tại Việt Nam chỉ khoảng 2 USD, rẻ hơn khoảng 10 lần so với cước phí ở Trung Quốc và rẻ hơn khoảng 40 lần so với cước phí ở các nước Châu Âu (Thông tin công nghệ, 2013). Người làm logistics hoàn toàn có thể truy cập để biết tình trạng chứng từ, hàng hóa một cách hết sức linh hoạt, tại bất kỳ địa điểm nào mà không cần tới những điểm có máy tính; thêm nữa, họ có thể in chứng từ và trao đổi thông tin dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí đi lại chỉ để in ấn, sửa chữa chứng từ. Tuy các LSP tư nhân không có vốn lớn để đầu tư xây dựng một đội ngũ kỹ sư tin học để vận hành hệ thống quản lý hiện đại nhưng với sự linh hoạt trong ứng dụng công nghệ mới trong việc thông tin liên lạc với khách hàng, đối tác và trong nội bộ doanh nghiệp thì họ hoàn toàn có thể tối ưu chi phí hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.
3.2.2.5. Chú trọng vào việc quản lý các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động
Trong các biện pháp tối ưu hoá chi phí trên, không thể không kể đến những biện pháp nhằm hạn chế những lãng phí không cần thiết, phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Dưới đây là những biện pháp nhằm tránh những lãng phí đó:
Thứ nhất, đặt ra các mức trần về chi phí cho từng hoạt động nhằm khuyến khích cho nhân viên tăng cường tiết kiệm, tránh lãng phí. Ví dụ như đặt ra mức trần cho từng lô hàng, mức trần này căn cứ trên cơ sở thông tin của các lô hàng tương tự thực hiện trước đó. Nếu như nhân viên phòng giao nhận (phòng operation) chi ra
vượt quá mức trần cho phép thì họ sẽ phải giải trình về số chi phí vượt trội đó. Tuỳ từng trường hợp mà người quản lý sẽ đưa ra các quyết định xử lý cho hợp lý để tạo ý thức tiết kiệm chi phí cho nhân viên.
Thứ hai, hạn chế việc lưu kho, lưu bãi trong quá trình nhận hàng. Đối với mỗi hình thức giao hàng, hãng vận tải cho phép lưu kho miễn phí trong một khoảng thời gian. Ví dụ như đối với lô hàng thông thường, vận chuyển bằng đường hàng không thời gian lưu khó miễn phí tại ga hàng hoá Nội Bài là hai ngày đầu tiên kể từ khi chuyến bay hạ cánh đối với hàng nhập, hoặc đối với hàng xuất, thời gian lưu kho miễn phí là hai ngày trước ngày dự kiến cất cánh của chuyến bay, kể cả ngày tiếp nhận hàng. Để hạn chế các chi phí phát sinh không đáng có, doanh nghiệp LSP cần theo sát hành trình lô hàng nhằm nhanh chóng chuẩn bị giấy tờ nhận hoặc gửi hàng trong thời gian hợp lý, tránh việc phải đóng thêm các khoản phí lưu kho tại ga không cần thiết.
Cuối cùng, quản lý chặt chẽ việc chi tiêu cho văn phòng phẩm, chi phí in ấn giấy tờ không cần thiết. Doanh nghiệp LSP Hà Nội có thể tối ưu hoá chi phí thông tin liên lạc bằng việc đăng ký những gói cước lớn trong thời gian khuyến mại và lắp đặt hệ thống điện thoại cố định sử dụng tại văn phòng công ty.
3.2.2.6. Kết hợp các lô hàng nhằm giảm chi phí vận tải
Thực tế, đây là cách được các LSP sở hữu phương tiện tiến hành thường xuyên và có hiệu quả nhất để tối ưu hóa chi phí vận tải. Theo đó, các lô hàng theo các đơn hàng khác nhau, thông thường có thể phải thuê các phương tiện khác nhau để chuyên chở tới địa điểm cuối cùng, nhưng nếu bộ phận điều phối xe tải có thể tính toán hợp lý về khối lượng của lô hàng và trọng tải của xe để một xe có thể chuyên chở kết hợp các lô hàng. Ngoài việc doanh nghiệp có thể kết hợp các lô hàng của mình để giảm thiểu chi phí vận tải, việc đẩy mạnh việc chia sẻ thông tin, hợp tác giữa các doanh nghiệp LSP trên địa bàn Hà Nội cũng là một cách thức để tối ưu hoá chi phí. Theo cách này, các doanh nghiệp LSP cần duy trì mối quan hệ công tác tốt với cả những doanh nghiệp khác kinh doanh dịch vụ giống họ. Thực tế rằng, khách hàng của các doanh nghiệp LSP có cả những khách hàng lẻ (LCL) để tối ưu chi phí cho những lô hàng lẻ như vậy doanh nghiệp LSP cần cộng tác với nhau, chia sẻ thông tin để sắp xếp việc gom hàng, đóng container một cách hiệu
quả. Bằng cách gom hàng như vậy, khối lượng hàng sẽ tăng lên do đó giá cước vận chuyển sẽ thấp hơn.
Tóm lại, phần nghiên cứu này đã đưa ra một số biện pháp tối ưu hóa chi phí mà các doanh nghiệp LSP tại Hà Nội có thể và đang tiến hành và cùng với đó là gợi ý cải tiến những biện pháp đó sao cho có hiệu quả cao hơn. Việc áp dụng các biện pháp này vào thực tế đòi hỏi sự vận dụng một cách linh hoạt, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể và những dịch vụ mà doanh nghiệp LSP tại Hà Nội cung cấp.
KẾT LUẬN
Tối ưu hoá chi phí logistics là một nhiệm vụ quan trọng của không chỉ các doanh nghiệp trong ngành logistics nói riêng mà còn có ý nghĩa to lớn đối với nền kinh tế nói chung. Thời gian tới, khi nước ta tiến hành mở cửa thị trường và tự do hoá lĩnh vực phân phối – logistics, nhiệm vụ tối ưu hoá chi phí logitics lại càng cấp thiết hơn bao giờ hết. Việc cụ thể hoá và hoạch địch những phương hướng mới cho công tác tối ưu hoá chi phí logistics đã trở thành thành mối quan tâm của cả cơ quan Nhà nước cũng như các doanh nghiệp trong ngành logistics trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Chính vì lý do đó mà nhóm nghiên cứu đã tiến hành thực nghiệm đề tài: “Nghiên cứu những giải pháp nhằm tối ưu hóa chi phí Logistics cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Logistics trên địa bàn thành phố Hà Nội”. Qua quá