I. Nguyên nhân của những khó khăn trong công tác theo dõi thực hiện
1.Nguyên nhân chủ quan
Không nên quá nhấn mạnh nguyên nhân khách quan, mà cần thẳng thắn nhìn nhận những hạn chế, yếu kém do chủ quan của con người gây ra; cần nhấn mạnh một số nguyên nhân chủ yếu:
1.1 Công tác đào tạo cán bộ theo dõi dự án
Nguyên nhân trực tiếp và trước tiên do công tác đào tạo cán bộ chưa tốt dẫn đến trình độ, năng lực của cán bộ theo dõi dự án đầu tư còn hạn chế; công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức theo dõi dự án đầu tư xây dựng còn non kém, công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, giám sát và xử lý vi phạm trong lĩnh
vực đầu tư xây dựng chưa thường xuyên, liên tục, số lượng dự án, công trình được kiểm tra, thanh tra, kiểm toán so với tổng số còn chưa cao.
Đối với những gói thầu do các nhà thầu Việt Nam thực hiện, thực tế cho thấy năng lực thiết kế, nhân lực, thi công… còn hạn chế. Đặc biệt chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động theo dõi tiến hành các dự án lớn, thường phải thuê các chuyên gia nước ngoài theo dõi dự án.
1.2 Cơ sở vật chất, công nghệ
Trong điều kiện đất nước còn khó khăn, cơ sở vật chất còn thiếu thốn, công nghệ lạc hậu cũng là nguyên nhân dẫn đến hiệu quả kém trong theo dõi dự án đầu tư. Trong khi số lượng các dự án sử dụng vốn Nhà nước tăng theo các năm, trong đó có nhiều dự án lớn mà trình độ cán bộ theo dõi dự án đầu tư chưa được nâng cao, số lượng tăng không đáng kể, nhất là các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho theo dõi các dự án lớn, hiện đại còn hạn chế. Điều này dẫn đến công tác theo dõi dự án đầu tư chưa đạt hiệu quả cao dẫn đến gây thất thoát, lãng phí, tham nhũng nguồn vốn của dự án.
Bên cạnh đó, trình tự thủ tục tổ chức, triển khai theo dõi dự án đầu tư còn phức tạp. Nhiều quy định mới ban hành hiện nay cũng có nội dung chưa phù hợp và thiếu các văn bản hướng dẫn.
1.3 Phương pháp theo dõi dự án
Nghị định 131/2006/NĐ-CP chỉ rõ theo dõi chương trình, dự án là hoạt động thường xuyên và định kỳ cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện chương trình, dự án; phân loại và phân tích thông tin; kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý
nhằm đảm bảo chương trình, dự án được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định.
Theo dõi là việc thường xuyên và liên tục thu thập và phân tích các dữ liệu thực hiện nhằm xem xét tiến độ của một dự án đầu tư. Mục tiêu của theo dõi là nhằm so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch để có thể đưa ra các điều chỉnh hợp lý trong quá trình đầu tư, đảm bảo thành công của dự án. Theo dõi trước hết là một hoạt động nội bộ - một phần quan trọng để quản lý tốt, và vì vậy là một phần không thể thiếu trong công việc quản lý hàng ngày. Theo dõi là trách nhiệm của cán bộ quản lý quá trình thực hiện dự án, thường là các cán bộ của Ban QLDA, Chủ dự án hoặc CQCQ, đôi khi có sự hỗ trợ của nhà thầu hoặc tư vấn.
Quy trình theo dõi hiện nay là:
- Bước 1: Xác định, chuẩn bị theo dõi dự án
Xác định phạm vi và mục tiêu của hệ thống theo dõi
Đưa ra các câu hỏi hoạt động và các chỉ số cơ bản cùng với cơ chế theo dõi
Xác định các cơ cấu tổ chức cho công tác theo dõi Xây dựng điều khoản giao việc cho các cán bộ theo dõi
Đưa ra tiến trình thiết lập hệ thống theo dõi ngay từ khi bắt đầu chương trình, dự án
Dự trù ngân sách dành cho theo dõi - Bước 2: Giai đoạn khởi động
Phản ánh các vấn đề nêu trên trong khung theo dõi
Rà soát lại các câu hỏi, chỉ số hoạt động và cơ chế theo dõi sau khi đã nghiên cứu chiến lược đầu tư
Tổ chức đào tạo cho các cán bộ và các đối tác sẽ tham gia vào công tác theo dõi
Tiến hành nghiên cứu đầu kỳ nếu phù hợp
Xây dựng sổ tay thực hiện với các các bộ chủ chốt
Cùng với các bên liên quan nghiên cứu thiết kế đầu tư liên quan đến công tác theo dõi
Xây dựng kế hoạch theo dõi chi tiết, có tính đến các cơ chế phối hợp hiện có với các đối tác
- Bước 3: Thực hiện
Đưa ra các điều kiện và năng lực cần thiết cho công tác theo dõi Đảm bảo đáp ứng các nhu cầu thông tin phục vụ cho quản lý Điều phối việc thu thập và quản lý thông tin
Hỗ trợ thu thập và trao đổi thông tin không chính thức
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp kiểm điểm và giao ban định kỳ giữa tất cả các bên thực hiện
Chuẩn bị cho các đoàn công tác giám sát Thông báo kết quả tới các bên liên quan
Chuẩn bị báo cáo quý và báo cáo năm theo yêu cầu
Phương pháp theo dõi dự án hiện nay còn đơn giản, khép kín. Dẫn đến hoạt động theo dõi chưa phát huy được hết tác dụng của nó. Cần có đổi mới nhiều hơn trong quy trình, phương pháp theo dõi dự án để hiệu quả theo dõi dự án đạt kết quả cao nhất.