II. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ QUẢN LÝ ĐA NGÀNH, ĐA LĨNH VỰC TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC CHÍNH PHỦ KHÓA
1. Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập một cách có hệ thống các thông tin liên quan đến công việc, xác định các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cần phải có để thực hiện công việc. Phân tích công việc giúp xác định mục đích tổng thể của công việc, bản chất và phạm vi của công việc theo chức năng, nhiệm vụ sẽ được thực thi, trách nhiệm cá nhân, tiêu chuẩn hoàn thành, trách nhiệm về mặt tổ chức, mức độ và phạm vi trách nhiệm ra quyết định, giải quyết vấn đề, quan hệ qua lại, kiểm tra khối lượng và chất lượng các nguồn lực, vị trí công việc trong tổng thể của tổ chức... Tóm lại, phân tích công việc là một bộ phận của quá trình thiết kế một tổ chức hiện có, là một công cụ của quản lý nhân lực. Kết quả cụ thể của phân tích công việc là sự mô tả các nhiệm vụ và chức năng người thực thi, xác định chức năng cần có để thực hiện công việc, xác định cơ cấu công chức. Phân tích công việc là nền tảng cho việc tuyển chọn công chức, thi nâng ngạch, đánh giá năng lực công chức.v.v... Phân tích công việc gồm 3 bước cụ thể sau:
Bước 1: thu thập dữ liệu công việc
Thu thập thông tin có thể tiến hành bằng phương pháp tự mô tả. Đây là phương pháp nhanh nhất và kinh tế nhất. Tuy nhiên, chất lượng phụ thuộc vào khả năng và kiến thức của người giữ vị trí công việc. Khi kê khai, đòi hỏi phải liệt kê tất cả công việc nằm trong và ngoài chức năng cũng như công việc thường xuyên, không thường xuyên, công việc đột xuất.v.v... Thu thập thông tin theo phương pháp tự mô tả do chính cá nhân công chức tiến hành theo mẫu liệt kê công việc. Mẫu này bao gồm các nội dung như: họ và tên, nam - nữ, năm sinh, ngạch công chức, tên đơn vị đang làm việc, trình độ đào tạo, nghề đào tạo, thời gian công tác, thời gian làm việc ở cơ quan hiện tại, thời gian đảm nhiệm công việc hiện tại, chức vụ hiện tại, chức vụ đã qua trong 10 năm, các nhiệm vụ chính được giao.
Bước 2: chia tách công việc và phân tích
Thực hiện chia tách công việc được tiến hành sau khi kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu. Chia tách công việc là quá trình chia nhỏ để xác định các thành phần cấu thành công việc. Việc chia nhỏ này càng chi tiết càng tốt cho đến khi xác định được thành phần công việc đơn giản nhất. Tuy nhiên, điều đó còn tuỳ thuộc vào mục đích, vị trí của tổ chức mà việc chia nhỏ theo mức độ khác nhau. Tiếp theo chia tách công việc là tiến hành phân tích, mô tả công việc theo các yếu tố sau đây: tên công việc; trách nhiệm: xem xét phạm vi và mức độ ảnh hưởng của công việc; mối quan hệ đối với các công việc khác; giám sát: kiểm tra ai, chịu kiểm soát của ai?; sử dụng các giác quan để thực hiện công việc; những đòi hỏi về giao tiếp nội bộ và giao tiếp bên ngoài; ngôn ngữ sử dụng; máy móc thiết bị phục vụ cho công việc; kỹ năng, kỹ xảo của người thực thi công việc; đòi hỏi về các đặc điểm cá nhân; đòi hỏi về
điều kiện làm việc: lưu ý đến các yếu tố công việc hay phải đi nhiều nơi, làm việc biệt lập, làm việc về đêm, làm việc kéo dài trong nhiều giờ v.v...
Nội dung của phân tích công việc phụ thuộc vào mục đích phân tích. Nếu mục đích chính là xác định nội dung công việc thì tập trung vào các chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm. Nếu mục đích chính là phân tích vai trò thì tiêu điểm sẽ là các khía cạnh xử sự mà công việc đòi hỏi. Nếu mục đích là phân tích thẩm quyền, thì những kỹ năng và khả năng tại nơi làm việc sẽ là mối quan tâm chính.v.v... Chia tách và phân tích công việc được tiến hành theo mẫu phân tích công việc.
Bước 3: đánh giá và phân loại công việc
Có thể đánh giá, phân loại công việc theo các phương pháp sau: phân loại công việc theo tầm quan trọng đối với tổ chức; phân loại công việc bằng cách so sánh với các yếu tố trong cơ cấu lý tưởng được thiết lập từ đầu; phân loại công việc theo độ phức tạp công việc bằng thang điểm.
Trong quá trình công tác, dù ở vị trí nào cũng đều bao gồm các yếu tố cơ bản trên, từng yếu tố sẽ được lượng hoá thành các mức độ khác nhau. Mỗi loại công việc ứng với một thang điểm. Tổng hợp các điểm sẽ thấy mức độ phức tạp của từng công việc, kết hợp với tiêu chuẩn ngạch công chức để xếp công chức vào các vị trí làm việc của tổ chức cho phù hợp.