II. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ QUẢN LÝ ĐA NGÀNH, ĐA LĨNH VỰC TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC CHÍNH PHỦ KHÓA
2.Đo lường công việc
Đo lường công việc là một tập hợp các thủ tục để xác định khoảng thời gian cần thiết cho thực hiện công việc trong những điều kiện nhất định, phương thức làm việc nhất định. Đo lường công việc là đo độ dài thời gian của các hoạt động mà người lao động đã sử dụng để hoàn thành một công việc (hoặc một yếu tố cấu thành công việc). Giả sử, chất lượng công việc như nhau, thì khoảng thời gian thực hiện sẽ cho thấy người này làm việc có năng suất cao hơn hay thấp hơn người khác. Khi một công việc nào đó (có tính ổn định cao) đã được xác định về khối lượng và thời gian chuẩn để giải quyết, thì có thể xác định được một cách chính xác số công chức, trình độ của công chức và các nguồn lực cần thiết khác để thực thi công việc đó.
Đo lường công việc là giai đoạn tiếp theo của quá trình liệt kê, phân tích công việc, làm cơ sở để xác định về số lượng, chất lượng công chức trong xây dựng cơ cấu công chức của một cơ quan. Đo lường công việc được thực hiện theo ba bước sau:
Bước 1: chọn thời đoạn nghiên cứu
Đối với công việc đơn lẻ, chuyên môn đơn thuần, có tích chất lặp đi lặp lại một cách thường xuyên (như công tác văn thư, kế toán.v.v...) có thể chọn thời đoạn một tháng, ba tháng và nhiều hơn, tuỳ thuộc vào mục đích người nghiên cứu. Công việc chuyên môn có mức độ phức tạp cao, cần nhiều đến yếu tố tư duy, trừu tượng, thời đoạn xử lý khác nhau, thì
nên chọn thời đoạn nghiên cứu theo năm kế hoạch (12 tháng). Công việc mang tính chu kỳ và đột xuất.v.v... thì thời đoạn nghiên cứu nên chọn theo chu kỳ.v.v...
Bước 2: đo lường công việc cho từng yếu tố cấu thành công việc
Trên cơ sở kết quả chia tách (chia nhỏ từng phần việc) đã được thực hiện ở các bước trên, tiến hành đo lường cho từng yếu tố để xác định thời gian của từng yếu tố, từ đó xác định được tổng thời lượng cho từng phần việc ở từng mức độ khác nhau. Đây là cơ sở để xác định được tổng số ngạch công chức cho một cơ quan/đơn vị.
Bước 3: tổng hợp thời gian đo lường cho các phần việc
Từ kết quả đo lường của từng yếu tố cấu thành của các bước trên, tổng hợp thời gian của tất cả số lần thực hiện nhiệm vụ cho từng phần việc của thời đoạn nghiên cứu được tổng thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ cho một cơ quan, đơn vị. Đây là cơ sở để xác định tổng số biên chế cần có cho một cơ quan, đơn vị. Có rất nhiều cách để đo đếm thời gian thực hiện công việc của một cơ quan, đơn vị; chủ yếu phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Một cơ quan hành chính, sự nghiệp sẽ được áp dụng cách đo đếm khác với một dây chuyền sản xuất trong một doanh nghiệp.v.v... Một trong những phương pháp thường được dùng là tự kê khai thời gian. Khi áp dụng phương pháp này, mỗi công chức được yêu cầu kê khai công việc hoặc ghi nhật ký công việc mà mình đã sử dụng thời gian. Trong thời kỳ thử có sự giám sát, trong một thời đoạn nhất định đã được xác định, công chức đó tự ghi chép mọi hoạt động của bản thân, có bao nhiêu đầu việc được tiến hành, từ đó thu thập kết quả, tổng hợp và phân tích, thiết lập chuẩn mực.
Để sử dụng kỹ thuật đo lường này, cần phải chuẩn bị:
- Bảng liệt kê nhiệm vụ, với đầy đủ, chi tiết các hoạt động của công chức trong cả quá trình thử nghiệm;
- Mẫu ghi chép thời gian được thể hiện, liệt kê thời gian bắt đầu, thời gian thực hiện, thời gian chờ đợi của mỗi hoạt động, nếu có thể thì mô tả hoạt động và chi tiết các đầu ra;
- Công chức tự mình phải được thông tin và tập luyện thực tế trước khi bắt đầu thực hiện kê khai. Thời gian chuẩn được xác định có thể là thời gian thực hiện nhiệm vụ của người có năng suất lao động cao, người trung bình hay trung bình cộng, điều đó phụ thuộc vào đòi hỏi cao hay thấp của từng tổ chức.
Đo lường công việc được tiến hành theo mẫu phân tích công việc - đo lường thời gian.