Muốn điều khiển được người khác không chỉ có quyền thực sự mà còn biết sử dụng quyền của mình như thế nào để tạo động lực thúc đẩy mạnh mẽ đến đối tượng hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ của mình. Khích động quản trị là cách thức mà nhà quản trị thực hiện cái quyền “điều khiển“ người khác nhằm tạo động lực thúc đẩy người khác thực hiện các mệnh lệnh của mình một cách mạnh mẽ nhất. Nếu có ai đó chỉ biết dùng quyền ra lệnh cho người khác làm mà không cách tạo ra một động lực nhất định để thúc đẩy dưới quyền làm việc thì chắc chắn là hiệu quả quản trị không cao. Hiện có nhiều lý thuyết về tạo động lực thúc đẩy. Sau đây chỉ tóm tắt một số nội dung cơ bản của các lý thuyết tạo động lực thúc đẩy thuộc trường phái Cổ điển và trường phái Tác phong.
1. Theo trường phái Cổ điển
Để tạo động lực thúc đẩy phải phân công trách nhiệm rõ ràng, tăng cường kiểm tra, kiểm soát và khuyến khích bằng lợi ích vật chất. Bởi vì họ cho rằng, bản chất con người là lười biếng tránh nặng tìm nhẹ, không tự giác thực hiện đầy đủ các trách nhiệm của mình mà cấp trên đã giao phó.
Thực chất lý thuyết này là lý thuyết “Cây gậy và củ cà rốt”. Sử dụng cây gây để đe dọa trừng phạt (phân công trách nhiệm, kiểm tra - kiểm soát) và sử dụng “củ cà rốt” để khuyến khích sự nhiệt tình hăng hái của họ bằng lợi ích vật chất.
Lý thuyết này đã thực sự đóng góp không nhỏ cho sự tiến bộ của nhân loại về lĩnh vực quản trị trong thế kỷ XX mà đặc biệt nó lại càng có ý nghĩa to lớn đối với các nước đang phát triển, mức độ dân trí còn thấp và nhu cầu cơ bản của người lao động vẫn đề cao vai trò vật chất trong đời sống xã hội.
2. Trường phái Tác phong
Trái lại với trường phái Cổ điển, trường phái Tác phong chủ trương tác động về mặt tinh thần, họ coi trọng các yếu tố tâm lý, các mối quan hệ xã hội của tổ chức như: Trắc nghiệm tâm lý khi tuyển chọn nhân viên; thừa nhận sự đóng góp của cá nhân trong tổ chức; tìm hiểu nhu cầu để đáp ứng nhu cầu của cá nhân; tìm hiểu tâm lý cá nhân và tâm lý tập thể để tác động phù hợp tâm lý của từng đối tượng…
Từ những tư tưởng của trường phái này, ngày nay chúng đã được phát triển thành nhiều môn khoa học mới như: Tâm lý học; xã hội học. Và đã được các nhà quản trị ứng dụng chúng vào thực hành quản trị đạt được nhiều thành quả to lớn.