II. QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở
3. Quy trình thực hiện đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị của Tổng công ty DKVN
536-Th ờ i gian g ử i th ư m ờ i th ầ u
Văn phòng Thẩm định thầu thường xác định thời gian gửi thư mời thầu trong vòng 7 ngày kể từ khi cấp có thẩm quyền phê duyệt danh sách các ứng thầu viên.
7-Thời gian xây dựng thang điểm đánh giá và mức giá trần
Nhằm bảo đảm tính khách quan, Văn phòng Thẩm định thầu xây dựng thang điểm đánh giá mức giá trần sau khi đã hết hạn nộp hồ sơ và trước khi mở thầu.
8-Thời gian mở thầu
Thời hạn mở thầu là 30 ngày sau khi gửi thư mời thầu và không quá 48 giờ sau khi kết thúc quá trình nhận hồ sơ dự thầu theo đúng quy định của quy chế đấu thầu.
9- Thời hạn xét thầu
Trong vòng 10 ngày sau khi mở thầu, Văn phòng Thẩm định thầu sẽ họp để xem xét và gửi kết quả đấu thầu đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt.
10- Phương thức thực hiện hợp đồng
Do gói thầu của Tổng công ty DKVN có thể xác định rõ về số lượng, chất lượng, thời gian.. cho nên phương thức thực hiện hợp đồng chủ yếu là phương thức hợp đồng trọn gói với giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng.
11- Thời gian thực hiện hợp đồng
Tuỳ theo từng cuộc đấu thầu, phạm vi đấu thầu cũng như các thiết bị và dịch vụ mua sắm, Tổng công ty DKVN sẽ quyết định thời hạn thực hiện hợp đồng cho hợp lý khi đàm phán hợp đồng với đơn vị trúng thầu.
Văn phòng Thẩm định thầu xem xét thực hiện một số nội dung chủ yếu trên khi lập kế hoạch đấu thầu cho bất cứ cuộc đấu thầu nào. Ngoài ra trong cuộc họp đầu tiên lên kế hoạch của Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc, nhiệm vụ của từng thành viên phải được thông qua. Cuộc họp phải lập biên bản báo cáo trình chủ đầu tư phê duyệt.
54
Căn cứ vào kế hoạch của từng gói thầu và nhiệm vụ được giao, Tổng công ty DKVN sẽ chuẩn bị hồ sơ và văn kiện đấu thầu. Văn phòng Thẩm định thầu dự thảo hồ sơ mời thầu trước rồi trình TCT phê duyệt trước khi gửi tới các ứng thầu viên. Tài liệu mời thầu cho phép các ứng thầu tiềm năng dựa trên nội dung của các hồ sơ mà quyết định xem có nên tham gia hay không. Mục tiêu của thông báo mời thầu là tạo ra sự cạnh tranh và cơ hội công bằng cho các nhà ứng thầu.
Hồ sơ mời thầu bao gồm:
Thư mời thầu (invitation for bids) phải nêu rõ: + Mục đích mời thầu
+ Nguồn vốn của dự án ( chủ yếu là nguồn vốn tự bổ sung) + Nhận dạng cơ quan chủ đầu tư, địa chỉ nhận hồ sơ mời thầu.
+ Lệ phí mua hồ sơ dự thầu: được xác định trên các chi phí mà Văn phòng Thẩm định thầu bỏ ra để soạn thảo hồ sơ dự thầu. Có trường hợp các nhà thầu được nhận bộ hồ sơ dự thầu miễn phí.
+ Quy định số tiền bảo đảm chung cho tất cả các nhà thầu. + Ngày giờ mở thầu
+ Chữ ký đại diện bên mời thầu
Chỉ dẫn đối với nhà thầu (instruction to bidder for the bidding documents)
Thuyết minh đặc tính kỹ thuật (technical specification) bao gồm: danh mục, số lượng, quy cách thiết bị...
Mẫu đơn dự thầu (bid form) Mẫu giá thiết bị (price schedue)
Mẫu bảo hành dự thầu (bid bond form)
Mẫu bảo hành thực hiện hợp đồng (performance bond form) Dự thảo hợp đồng cung cấp thiết bị (contract form)
Mẫu hồ sơ dự thầu được áp dụng thống nhất cho tất cả các cuộc đấu thầu trong TCT, trong trường hợp có sự thay đổi lớn mới thay đổi hồ sơđấu thầu.
55
3.3- Thông báo mời thầu
Do đặc điểm của ngành dầu khí nên thông báo mời thầu chỉ gửi cho một số hạn chế các nhà thầu dưới hình thức chỉđịnh thầu.
Thông báo mời thầu của Tổng công ty DKVN
Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Địa chỉ: 22- Ngô Quyền- Hà Nội
Tel: 84- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942
Tên công ty:(được mời thầu)
Địa chỉ:
Ngày... tháng.... năm ...
Chủđề: Mời thầu cung cấp tàu dịch vụ dầu khí.
Với sự tham gia của Ngài... - Chức danh: Thưa Ngài,
Tổng công ty Dầu khí Việt Nam xin mời ngài tham dự thầu cho việc cung cấp tàu ở trên. Tài liệu đấu thầu được kèm dưới đây.
Xin hãy trả lời bằng Fax hoặc điện thoại tới văn phòng Tổng công ty Dầu khí Việt Nam (với bản copy có ký ở dưới), đảm bảo những tài liệu về đấu thầu và cho biết công ty của quý ngài có tham dự thầu hay không? Kính thư
Tổng giám đốc Tổng công ty Dầu khí Việt Nam
(ký tên và đóng dấu)