Khi nhận được thông báo mời thầu hay thư mời thầu, các công ty, các tổ chức nếu đủ điều kiện và muốn tham dự thì tham khảo hồ sơ mời thầu,
27
chuẩn bị hoàn tất hồ sơ dự thầu và gửi đến cho bên mời thầu theo thời gian và địa chỉ đã ghi trong thông báo mời thầu hay thư mời thầu. Căn cứ vào quy mô và sự phức tạp của gói thầu, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước và 30 ngày với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu.
6.1- Thủ tục nộp hồ sơ dự thầu
Nhà thầu phải niêm phong bản gốc và mỗi bản sao của hồ sơ dự thầu vào các phong bì riêng, đánh dấu đầy đủ vào các phong bì để phân biệt "bản gốc" và "bản sao". Sau đó các phong bì sẽ được niêm phong vào các phong bì chung.
Phong bì trong và phong bì ngoài phải:
+ Gửi cho bên mời thầu theo địa chỉ đã thông báo trong bảng dữ liệu đấu thầu thông qua bưu điện hoặc trực tiếp.
+ Mang tên của dự án, tiêu đề của thông báo mời thầu nêu trong bảng dự liệu đấu thầu, và dòng chữ "không được mở trước", cùng với ngày giờ đã quy định.
Phong bì ngoài phải ghi rõ tên, địa chỉ của nhà thầu để hồ sơ có thể được trả lại trong trường hợp hồ sơđược coi là nộp muộn.
6.2- Thời hạn nộp hồ sơ
+ Hồ sơ dự thầu phải được bên mời thầu nhận tại địa chỉ đã quy định, không chậm quá ngày giờ đã quy định. Thời hạn nộp thầu sẽ phụ thuộc quy mô và sự phức tạp của từng gói thầu nhưng tối đa không quá 60 ngày đối với đấu thầu mua sắm thiết bị.
+ Bên mời thầu có thể chủ động mở rộng thời hạn nộp hồ sơ dự thầu bằng cách sửa đổi tài liệu đấu thầu. Việc gia hạn thời gian nộp hồ sơ dự thầu phải được thông báo cho tất cả các bên nhận tài liệu đấu thầu. Trong trường hợp này, mọi quyền lợi và nghĩa vụ của bên mời thầu và nhà thầu trước đây bị phụ thuộc vào thời hạn cũ sẽ theo thời gian đã được gia hạn.
28
Những hồ sơ dự thầu nộp sau ngày đã quy định trong hồ sơ dự thầu là không hợp lệ sẽ bị từ chối và được hoàn trả nhà thầu dưới dạng chưa mở trừ trường hợp bất khả kháng.
6.4- Thay đổi và rút hồ sơ dự thầu
+ Nhà thầu có thể thay đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu sau khi nộp. Nhưng họ phải gửi thông báo bằng văn bản về sự sửa đổi đó, bao gồm việc thay thế hoặc rút hồ sơ với điều kiện có yêu cầu trước thời hạn nộp cuối cùng đã quy định.
+ Thông báo thay đổi hoặc rút hồ sơ của nhà thầu sẽ được chuẩn bị, niêm phong, đánh dấu và gửi đi đúng quy định. Thông báo rút hồ sơ có thể gửi bằng telex, fax hoặc thư bảo đảm tới bên mời thầu.
+ Không được thay đổi hồ sơ dự thầu sau thời hạn nộp hồ sơ.
+ Không được rút hồ sơ trong khoảng thời gian giữa thời hạn nộp hồ sơ và thời hạn kết thúc hiệu lực của hồ sơ mà nhà thầu đã ghi trong mẫu đơn xin dự thầu. Việc rút hồ sơ trong thời gian này nhà thầu có thể bị tước bảo lãnh dự thầu.
6.5- Nội dung hồ sơ dự thầu
+ Đơn dự thầu: trong đó ghi rõ thời hạn hiệu lực của đơn dự thầu, cam kết sẽ tiến hành thực hiện ngay công việc khi nhận được thông báo trúng thầu và hoàn thành bàn giao toàn bộ công việc đúng thời hạn nêu trong hợp đồng.
+ Bản sao giấy đăng ký kinh doanh và chứng chỉ hành nghề nhằm cung cấp thông tin chung về pháp lý, chứng tỏ tính hợp pháp của bên mời thầu.
+ Tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu: gồm có năng lực tài chính của doanh nghiệp, năng lực công tác của cán bộ điều hành, danh sách các hợp đồng đã thực hiện, kinh nghiệm trong công việc... Đây là một trong những khâu quan trọng đối với nhà thầu. Nó góp phần quyết định nhà thầu có thắng thầu hay không nhất là trong trường hợp có nhiều nhà thầu có giá dự thầu gần như ngang nhau để chủ đầu tư lựa chọn.
29
+ Biện pháp tiến hành công việc cụ thể, chi tiết trong từng hạng mục. + Tổ chức tiến hành thực hiện hợp đồng.
+ Bản dự toán giá thầu: phải đưa ra mức giá hợp lý để chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng thiết bị và đem lại lợi nhuận cho nhà thầu.
+ Bảo lãnh dự thầu: là số tiền bên dự thầu gửi cho bên mời thầu có giá trị từ 1-3% tổng giá trị ước tính dự thầu để bảo lãnh cho nhà thầu tham dự đấu thầu. Trong một số trường hợp, mức bảo lãnh dự thầu được bên mời thầu quy định một mức thống nhất trong hồ sơ mời thầu.