II. Những vấn đề cần l uý khi xuất khẩu hàng hoá sang thị trờng Nhật Bản
2. Những điểm cần l uý khi đàm phán và đi đến lập quan hệ kinh doanh với công ty Nhật
với công ty Nhật
Sau khi nắm bắt đợc các đặc điểm và xu hớng tiêu dùng của ngời Nhật Bản. Một trong các bớc tiếp theo để đa hàng vào thị trờng Nhật là liên hệ với các công ty Nhật ký kết hợp đồng. Để đạt đợc hiệu quả cao trong công tác đàm phán, tìm hiểu phong cách đàm phán của đối tác đóng một vai trò hết sức quan trọng.
nghiệp Nhật Bản
Coi đàm phán nh một cuộc đấu tranh thắng bại:
Đối với ngời Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh thắng bại. Họ thờng tiến hành đàm phán theo chiến lợc đàm phán kiểu cứng. Khi họ đa ra yêu cầu thì những yêu cầu đó đảm bảo khả năng thắng lợi cao, song cũng đảm bảo lễ nghi, lịch sự theo đúng truyền thống của họ. Do đó trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh với đối phơng, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề sao cho có lợi nhất về phía họ.
Tránh xung đột bằng thoả hiệp:
Ngời Nhật luôn coi đàm phán nh một cuộc đấu tranh nhng đồng thời ng- ời Nhật lại không thích tranh luận chính diện với đối thủ. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phơng tiếp tục tranh luận thì họ nhất định sẽ không phát biểu thêm. Họ thờng tránh xung đột bằng cách thoả hiệp, không áp dụng hành động nếu nh cha suy nghĩ thấu đáo vấn đề. Đôi khi họ có thể cời ngay cả khi từ chối vì vậy rất khó biết họ đang nghĩ gì. Trớc cuộc đàm phán, ngời Nhật rất coi trọng các câu chuyện “bên lề” khéo léo trong giai đoạn thuyết phục và thờng đạt đợc thành công trong cuộc đàm phán cuối cùng.
Tìm hiểu rõ đối tác trớc khi đàm phán:
Ngời Nhật trớc khi bớc vào đàm phán luôn có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phơng. Đối với họ “ trớc hết phải tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ ngồi vào bàn trớc, rồi mới làm rõ đó là
ai”. Vì vậy trớc khi đàm phán họ không những tìm hiểu đầy đủ thông tin về công ty họ sẽ tiến hành đàm phán mà còn điều tra về cả các bạn hàng của công ty này. Ngoài ra đối với các doanh nghiệp nớc ngoài, họ còn tìm cách thao túng nhật trình làm việc đồng thời kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không để đa đối phơng vào tính huống bất lợi.
Lợi dụng điểm yếu của đối thủ:
Một điểm quan trọng trong phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nh- ờng kính trọng nhng trên thực tế thì lại rất nhiều toan tính bên trong. Họ luôn mong đợi đối phơng đa ra vấn đề trớc, sau đó mới liên tiếp đa ra các câu hỏi. Chính vì vậy trong quá trình đàm phán có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tởng họ ngủ gật, nhng điều đó không có nghĩa là họ không lịch sự, không tập trung vào cuộc đàm phán mà đó là tập quán của ngời Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ. Nếu không biết đợc hết những đặc điểm này của các doanh nghiệp Nhật mà đối tác cảm thấy bực mình khó chịu thì sẽ rất dễ lâm vào thế bị động và bất lợi cho mình.
Quy trình ra quyết định:
Trên cơ sở đàm phán, tìm hiểu đối tác, các doanh nghiệp Nhật thờng ra quyết định cuối cùng sau khi tập trung đợc ý kiến của tất cả mọi ngời liên quan. Nội dung vấn đề đợc ghi thành văn bản và lần lợt đợc chuyển tới và lấy thông tin, ý kiến của những ngời liên quan theo thứ tự từ thấp đến cao. Ưu điểm của cách làm này là mọi ngời đều có cơ hội tham gia ý kiến và do đó việc thực thi quyết định sẽ rất thuận lợi, nhanh chóng. Nhng nhợc điểm là
mất quá nhiều thời gian và không xác định đợc tránh nhiệm thuộc về ai. Vì vậy hiện nay hình thức này chỉ áp dụng trong các công ty lớn đối với các vấn đề hết sức quan trọng, còn những vấn đề khác thì thờng có một nhóm nhỏ phụ trách và đợc toàn quyền quyết định. Mặc dù vậy quyết định cuối cùng vẫn thờng đợc đa ra theo ý kiến của tập thể chứ không phải theo một cá nhân nào đó.
Xuất phát từ thực tế đó, các nhà xuất khẩu trong quá trình đàm phán cần phải kiên trì, không nên nôn nóng ngay sau những lần đàm phán đầu tiên. Thái độ kiên nhẫn, có trách nhiệm trong suốt quá trình đàm phán, đồng thời thờng xuyên xác nhận và sẵn sàng cung cấp các thông tin cần thiết để trả lời các thắc mắc sẽ là chìa khoá mang lại thành công cho các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình đàm phán và giao dịch với các doanh nghiệp Nhật Bản.
Những điểm cần chú ý khi lập quan hệ kinh doanh với công ty Nhật
Hiểu rõ đối tác, và nhanh chóng để đối tác hiểu mình- yếu tố chính quyết định thành công trong quan hệ với công ty Nhật Bản.
Các đối tác Nhật bản luôn có yêu cầu cao về nội dung thông tin đợc cung cấp. Điều này xuất phát từ cách làm của chính bản thân họ. Trong giao dịch với đối tác, họ luôn đa ra những thông tin rất đầy đủ và chi tiết về tất cả những gì liên quan tới thơng vụ mà họ đang lu tâm tới. Thông tin thờng xuyên đợc nhắc lại và yêu cầu xác nhận rõ ràng cho dù là nói chuyện trực tiếp hay qua th từ. Vì vậy khi yêu cầu trả lời một vấn đề nào đó dù là nhỏ, họ luôn muốn đợc giải thích một cách cặn kẽ, cụ thể và rõ ràng, đầy đủ.
Tuy nhiên trên thực tế, nhiều trờng hợp ngay cả khi giới thiệu mẫu hàng với khách Nhật, chúng ta cũng không cung cấp đầy đủ các thông tin cho khách hàng ví dụ nh thông tin về xuất xứ nguyên liệu của sản phẩm. Đây là một trong những nguyên nhân làm chúng ta “mất điểm” trớc những vị khách khó tính này.
Để tránh tình trạng này trớc khi giao dịch với doanh nhân Nhật, các doanh nghiệp Việt Nam cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin, tìm hiểu xem loại nào là cần thiết và loại nào thuộc diện có liên quan. Trong trờng hợp giao dịch trực tiếp, cần gửi trớc cho họ những tài liệu cần thiết nh catalogue giới thiệu hàng (bản tiếng Nhật hoặc tiếng Anh), vật liệu làm hàng, xuất xứ...Đồng thời, sau khi giao dịch, cũng cần có xác nhận lại bằng văn bản (email, fax) về nội dung công việc đã đợc bàn.
Đối với trờng hợp giao dịch qua th từ, nên cố gắng trả lời càng sớm càng tốt để đảm bảo thông tin đợc trao đổi liên tục, thậm chí chỉ là xác nhận là đã nhận đợc fax hoặc điện của họ. Các doanh nghiệp Nhật luôn cho rằng việc trả lời nhanh chóng những vấn đề dù là nhỏ nhất là thể hiện sự quan tâm tới mối quan hệ của hai bên. Tuy nhiên cũng hết sức tránh việc đa ra các quyết định quá nhanh chóng. Bởi vì với ngời Nhật, thông tin luôn phải chính xác và đợc nghiên cứu kỹ lỡng.
Trao đổi danh thiếp:
Từ trớc tới nay danh thiếp luôn giữ vị trí quan trọng trong đời sống hàng ngày của ngời Nhật. Khi gặp nhau lần đầu, ngời Nhật bao giờ cũng trao đổi danh thiếp. Họ coi đó là một cử chỉ thân thiện, thể hiện sự mong muốn hợp tác. Đồng thời qua danh thiếp họ có thể nhanh chóng biết đợc chức vụ của đối tác và có thái độ, cách xng hô cho phù hợp.
Vì vậy, trớc khi đi gặp gỡ đối tác Nhật, các doanh nghiệp cần chuẩn bị danh thiếp đầy đủ, tránh tình trạng quên danh thiếp. Với họ không trao danh thiếp là cử chỉ thể hiện sự không sẵn sàng hợp tác. Khi nhận đợc danh thiếp từ phía họ, không nên cất ngay vào túi áo mà có thể cho vào sổ danh thiếp hoặc đặt lên bàn trong trờng hợp đang nói chuyện.
Luôn cố gắng giữ các mối quan hệ tốt trong hoạt động kinh doanh:
Tại Nhật Bản, các mối quan hệ trong hoạt động kinh doanh đợc đánh giá rất cao. Mặc dù giữa các công ty Nhật cũng có sự cạnh tranh hết sức gay gắt, nhng bao giờ họ cũng cố gắng tìm ra một giải pháp tối u sao cho vừa “lợi mình lợi ngời”. Yoichi Suminokura một doanh thơng nổi tiếng của Nhật đã thảo ra “Quy ớc trên thuyền” trong đó nhấn mạnh: quan hệ kinh doanh giữa các công ty cũng quan trọng nh quan hệ giữa các thuỷ thủ trên cùng một con tàu. Và chữ “Tín” đối với họ là yếu tố đầu tiên để thiết lập quan hệ lâu dài với một đối tác.
Quản lý chất lợng nghiêm ngặt: Các công ty Nhật Bản cho rằng chất l- ợng là yêu cầu cơ bản để đi đến ký kết hợp đồng làm ăn. Đôi khi có thể về cơ bản các doanh nghiệp Nhật chấp nhận mẫu hàng, nhng họ thờng đi đến quyết định đặt hàng sau khi thực tế xác định đợc rằng cơ sở của đối tác có thể sản xuất ra các sản phẩm đúng với tiêu chuẩn chất lợng trên đơn chào hàng. Vì vậy, đôi khi để có đợc một hợp đồng chính thức thậm chí giá trị không lớn lắm, nếu phải mất một thời gian dài đeo đuổi thì doanh nghiệp Việt Nam cũng nên chấp nhận để dành đợc sự tin cậy làm ăn lâu dài về sau.