6.1. Tổ chức logistics
6.1.1 Sự cần thiết phải thiết lập tổ chức logistics
Tổ chức Logistics là nội dung cơ bản đầu tiờn để thực thi Logistics.
Tổ chức Logistics cú thể hiểu là sơ đồ hỡnh thức cỏc mối quan hệ chức năng, một tập hợp vụ hỡnh cỏc mối quan hệ được cỏc thành viờn của doanh nghiệp ngầm hiểu.
Logistics là hoạt động mà mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện để đảm bảo cho sự dịch chuyển của hàng húa và dịch vụ. Điều này cú nghĩa mọi doanh nghiệp luụn cần một cấu trỳc chức năng nhất đinh dự cú tớnh hỡnh thức hay khụng, để thực hiện hoạt động này. Tuy nhiờn cú thể thấy rằng khi cơ cấu tổ chức logistics ra đời sẽ mang lại một số lợi ớch thiết thực.
6.1.1.1.Giải quyết mõu thuẫn.
Hỡnh thức tổ chức truyền thống của nhiều doanh nghiệp là tạo nhúm cỏc hoạt động theo chức năng chủ yếu: Tài chớnh, Sản xuất và Marketing (hỡnh 6.1).
Theo quan điểm Logistics, sự sắp xếp này là do phõn tỏn cỏc hoạt động Logistics vào trong 3 chức năng với mục đớch chủ yếu cú phần nào khỏc với Logistics. Điều này cú nghĩa, trỏch nhiệm vận chuyển cú thể bị coi nhẹ, dự trữ bị phõn tỏn ở 3 chức năng, và quỏ trỡnh cung ứng (thực hiện đơn đặt hàng) hàng hoỏ cho khỏch hàng xếp sau marketing hoặc tài chớnh. Tuy nhiờn, trỏch nhiệm chủ yếu của marketing cú thể là tối đa hoỏ doanh thu, của nghiệp vụ cú thể là giảm đến mức thấp nhất chi phớ bỡnh quõn, cũn của tài chớnh cú thể là tối đa hoỏ chi phớ vốn sao cho tối đa hoỏ mức thu hồi đầu tư của doanh nghiệp. Tuy nhiờn, những mõu thuẫnvề mục đớch cú thể làm cho hệ thống Logistics hoạt động dưới mức tối ưu, và do đú hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bị giảm sỳt. Vớ dụ, marketing cú thể yờu cầu cung ứng nhanh để hỗ trợ cho bỏn, trong khi đú cỏc hoạt động nghiệp vụ lại mong muốn chi phớ vận chuyển thấp nhất. Trừ phi cú sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc tuyến chức năng, cũn trong đa số mọi trường hợp, khụng đảm bảo được sự cõn đối chi phớ- dịch vụ Logistics. Như vậy cần thiết phải cú cấu trỳc tổ chức để phối hợp cỏc hoạt động Logistics phõn tỏn.
6.1.1.2.Tăng cường hiệu quả cụng tỏc quản trị.
Thiết lập cấu trỳc tổ chức cho cỏc hoạt động Logistics cũng cú nghĩa xỏc định tuyến quyền lực và trỏch nhiệm cần thiết để tin chắc rằng, hàng hoỏ được di chuyểnphự hợp với kế hoạch và việc kế hoạch hoỏ lại cú thể được tiến hành khi cần thiết. Nếu như cõn đối giữa dịch vụ khỏch hàng và chi phớ là cấp thiết cho cỏc hoạt động của doanh nghiệp thỡ một số người sẽ được giao nhiệm vụ theo dừi sự chuyển dịch của hàng hoỏ, tức là đó quản trị Logistics. . . Yờu cầu chuyờn mụn hoỏ quản trị Logistics đũi hỏi phải cú cấu trỳc tổ chức Logistics thớch ứng.
Trỏch nhiệm
* Bỏn hàng * Chi phớ đảm bảo dự trữ * Mỏy múc, thiết bị * Quảng cỏo * Xử lý thụng tin * Lập kế hoạch sản xuất * Dịch vụ KH * Lợi nhuận từ đầu tư * Chất lượng hàng húa
* Tập hợp đơn hàng * Mua hàng * Kờnh phõn phối * Vận chuyển Động cơ * Dự trữ lớn * Dự trữ nhỏ * Dự trữ lớn * Sản xuất hàng loạt nhỏ, thường xuyờn * Sản xuất hàng loạt lớn, khụng thường xuyờn * Xử lý đđh nhanh chúng * Xử lý đđh với chi phớ thấp * Quỏ trỡnh giao hàng nhanh chúng
* Gửi hàng hoỏ theo đơn hàng với CF thấp nhất * Trỡnh độ dịch vụ cao * Trỡnh độ dịch vụ cõn đối chi phớ * Trỡnh độ dịch vụ thấp
* Số lượng mua nhỏ * Số lượng mua lớn
Hỡnh 6.1: Tổ chức với yờu cầu khỏc nhau đối với cỏc hoạt động Logistics.
6.1.1.3. Tầm quan trọng của tổ chức đối với quản trị Logistics
Cỏc ngành kinh doanh khỏc nhau thỡ tầm quan trọng của tổ chức đối với Logistics cũng khỏc nhau:
Ngành khai thỏc: Đõy là ngành sản xuất vật liệu thụ và do đú, mua và vận chuyển là cỏc hoạt động Logistics chủ yếu. Cỏc doanh nghiệp thuộc ngành này thường cú bộ phận (phũng)quản trị vật liệu.
Ngành dịch vụ: Gồm cỏc lĩnh vực như bệnh viện, cụng ty bảo hiểm, cụng ty vận tải. Cỏc ngành này biến đổi việc cung cấp hữu hỡnh thành quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ - tiờu thụ một số sản phẩm hữu hỡnh để sản xuất ra dịch vụ. Mua và quản trị dự trữ là những hoạt động Logistics chủ yếu, ớt quan tõm đến vận chuyển do nhiều hoạt động cung ứng được chấp nhận theo mức giỏ cung ứng. Tổ chức Logistics chủ yếu tập trung cho quản trị vật tư, nguyờn liệu và hàng húa phục vụ cho quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ.
Ngành thương mại: Kinh doanh thương mại là kinh doanh dịch vụ phõn phối nờn hầu hết cỏc hoạt động mua, bỏn và dự trữ tại doanh nghiệp đều sử dụng dịch vụ ngành logistics, hoặc doanh nghiệp tự tổ chức thực hiện cỏc hoạt động logistics cho
Giỏm đốc Tài chớnh
mỡnh. Tại cỏc quốc gia đang phỏt triển, do ngành logistics ra đời sau, phỏt triển chậm nờn cỏc doanh nghiệp cú nhu cầu logistics thường tự thực hiện lấy cỏc hoạt động logistics cho mỡnh. Chớnh vỡ vậy tại cỏc doanh nghiệp thương mại, hầu hết cỏc hoạt động cũng như cơ cấu tổ chức bộ mỏy doanh nghiệp thường tập trung cho hoạt động Logistics.
Ngành sản xuất hàng hoỏ: Được đặc trưng bởi việc cỏc doanh nghiệp mua nhiều vật tư nguyờn liệu từ nhiều nhà cung ứng để sản xuất ra những mặt hàng hữu hỡnh cú giỏ trị cao. Cỏc doanh nghiệp này phải triển khai cỏc hoạt động Logistics quan trọng, cả khớa cạnh cung ứng và phõn phối. Thiết kế tổ chức trong cỏc doanh nghiệp này bao gồm cả quản trị vật tư và phõn phối vật lý.
6.1.2. Sự phỏt triển của tổ chức Logistics
Cú thể chia quỏ trỡnh phỏt triển của tổ chức Logistics thành 3 giai đoạn
Giai đoạn 1 từ trước những năm 70 thể hiện một tập hợp cỏc hoạt động quan trọng đảm bảo sự phự hơp chi phớ vốn thuộc về quản trị Logistics. Cỏc hoạt động vận chuyển được quản trị phối hợp với cỏc hoạt động dự trữ và thực hiện đơn đặt hàng nhằm đạt được mục đớch chi phớ phõn phối vật lý và dịch vụ. Cỏc hoạt động Logistics như: mua, vận chuyển, dự trữ hàng hoỏ được tập hợp trong một bộ phận tổ chức để phối hợp. Nhận thức cỏc hoạt động Logistics thớch ứng với phõn phối và cung ứng vật lý, và trước những năm 70 đó cú nhu cầu phối hợp chỳng, nhưng cấu trỳc tổ chức đó tỏ ra yếu kộm, và do đú cần phải thay đổi cấu trỳc tổ chức cho thật phự hợp.
Giai đoạn 2 trong đú tổ chức đó được điều khiển ở mức cấu trỳc chớnh thức hơn và quản trị thượng đỉnh đó coi trọng cỏc hoạt động Logistics thớch đỏng, thường là cung ứng vật lý hoặc phõn phối vật lý, nhưng khụng phải cả hai. Điều này đó đem lại việc kiểm soỏt trực tiếp hơn sự phối hợp cỏc hoạt động Logistics. Đõy là một bước phỏt triển của tổ chức Logistics thể hiện sự nhận thức và đỏnh giỏ được giỏ trị của quản trị Logistics trong cỏc doanh nghiệp. Tuy nhiờn vào năm 1985, đa số cỏc doanh nghiệp cú qui mụ lớn hơn(42%) vẫn duy trỡ ở giai đoạn 1 hoặc chuyển sang giai đoạn 3(20%).
Giai đoạn 3 trong đú, cấu trỳc tổ chức gắn liền với việc thống nhất hoàn toàn cỏc hoạt động Logistics bao gồm cả cung ứng và phõn phối vật lý. Sự thống nhất toàn bộ cỏc hoạt động Logistics và cấu trỳc tổ chức để phối hợp chỳng sẽ trở nờn phổ biến. Thống nhất toàn bộ đang được định hướng bởi việc đỏp ứng nhanh chúng và kịp thời, và quan điểm rỳt ngắn thời gian đũi hỏi phải phối hợp chớnh xỏc mọi hoạt động trong cả doanh nghiệp. Cũng vậy, những tài sản chung như phương tiện vận tải hoặc kho được sử dụng trong cả quỏ trỡnh cung ứng và phõn phối vật lý cũng đũi hỏi phối hợp cẩn thận nhằm sử dụng chỳng một cỏch tối đa.
6.1.3. Lựa chọn loại hỡnh tổ chức Logistics
Khi cần phải thiết lập một số hỡnh thức cấu trỳc tổ chức, doanh nghiệp cú thể cú 3 cỏch lựa chọn: Hỡnh thức cấu trỳc khụng chớnh tắc (informal); Hỡnh thức cấu trỳc nửa chớnh tắc (semiformal); Hỡnh thức cấu trỳc chớnh tắc (formal). Khụng cú loại hỡnh nào nổi trội hơn đối với cỏc doanh nghiệp, cũng như khụng cú loại hỡnh nào phổ biến hơn loại hỡnh khỏc đối với cỏc doanh nghiệp cú cỏc đặc điểm giống nhau. Lựa chọn loại hỡnh tổ
chức đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào bao giờ cũng là do cỏc lực lượng phỏt triển diễn ra bờn trong doanh nghiệp. Điều này cú nghĩa, hỡnh thức tổ chức Logistics thường nhạy cảm với những bản sắc riờng cú trong hóng, với truyền thống tổ chức, và với tầm quan trọng của cỏc hoạt động Logistics.
6.1.3.1. Hỡnh thức tổ chức khụng chớnh tắc
Mục tiờu chủ yếu của tổ chức Logistics là phối hợp cỏc hoạt động Logistics để kế hoạch hoỏ và kiểm soỏt. Cú thể đạt được điều này bằng cỏc cỏch khụng chớnh tắc. Về cơ bản, cỏc cỏch này khụng đũi hỏi bất kỳ một sự thay đổi nào trong cấu trỳc tổ chức hiện tại, nhưng dựa vào bắt buộc hoặc thuyết phục để tạo nờn sự phối hợp giữa cỏc hoạt động và sự hợp tỏc giữa những người cú trỏch nhiệm.
Đối với những doanh nghiệp thiết kế phõn tỏn cỏc hoạt động như vận chuyển, kiểm soỏt dự trữ, thực hiện đơn đặt hàng, đụi khi cú thể tạo ra một hệ thống khuyến khớch để phối hợp chỳng. Ngõn sỏch- là phương sỏch kiểm soỏt chủ yếu đối với nhiều doanh nghiệp -thường lại khụng khuyến khớch sự hợp tỏc, đụi khi nú là cơ chế phối hợp khụng hiệu quả. Ngõn sỏch cú thể khụng khuyến khớch bởi nhà quản trị vận chuyển sẽ phỏt hiện ra sự vụ lý do phải chịu những chi phớ vận chuyển cao hơn mức cần thiết để đạt được chi phớ dự trữ thấp hơn. Chi phớ dự trữ khụng thuộc vào trỏch nhiệm ngõn sỏch của nhà quản trị vận chuyển. Kết quả của nhà quản trị vận chuyển được đo bằng chi phớ vận chuyển so với ngõn sỏch.
Một hệ thống cú thể khuyến khớch sự hợp tỏc là tiến hành hạch toỏn nội bộ giữa cỏc hoạt động Logistics khỏc nhau. Phải cõn nhắc việc lựa chọn phương tiện vận tải khi nú giỏn tiếp ảnh hưởng đến mức phớ dự trữ, đồng thời người ra quyết định vận chuyển sẽ khụng cú động cơ khỏc hơn là tỡm cỏch cho chi phớ vận chuyển thấp nhất.
Một cỏch khuyến khớch khỏc là thiết lập hỡnh thức chia sẻ tiết kiệm chi phớ. Tất cả cỏc nhà quản trị cỏc hoạt động Logistics phõn tỏn đưa ra những mụ hỡnh chi phớ mõu thuẫn cú thể làm giảm sự tiết kiệm chi phớ của họ. Cú thể định trước chương trỡnh để phõn chia tiết kiệm nhằm phõn phối lại tiền lương. Cú sự khuyến khớch sự hợp tỏc tiết kiệm tiềm năng lớn nhất xẩy ra khi mà sự hợp tỏc là cõn đối những hoạt động cú mụ hỡnh chi phớ mõu thuẫn. Những kế hoạch chia sẻ lợi nhuận này hạn chế thành cụng của một số doanh nghiệp, nhưng một số doanh nghiệp sử dụng chỳng lại cú hiệu quả.
Một cỏch tiếp cận khụng chớnh tắc khỏc nữa để tổ chức Logistics là sử dụng uỷ ban kết hợp. Uỷ ban này tập hợp cỏc thành viờn từ mỗi lĩnh vực Logistics quan trọng. Bằng cỏch cung cấp cỏc phương tiện để truyền tin, việc kết hợp cú thể đem lại kết quả. Đối vớp những cụng ty cú truyền thống uỷ ban kết hợp, hỡnh thức uỷ ban cú thể rất thoả đỏng. Dẫu rằng cỏc uỷ ban xem ra là giải phỏp đơn giản, khụng phức tạp cho vấn đề kết hợp, nhưng chỳng cú thiếu sút là thường ớt sức mạnh để thực thi những đề nghị của mỡnh.
Một cỏch thỳc đẩy sự kết hợp khỏ hiệu quả là việc trưởng phũng xem xột lại cỏc quyết định và nghiệp vụ Logistics. Quản trị thượng đỉnh cú vị trớ thiết yếu trong cấu trỳc tổ chức để dễ dàng nhận ra việc đưa ra quyết định kộm tối ưu trong tổ chức. Do cỏc nhà quản trị cấp dưới trong cỏc lĩnh vực hoạt động Logistics chịu trỏch nhiệm trước cỏc nhà
quản trị thượng đỉnh, nờn việc động viờn và hỗ trợ của quản trị thượng đỉnh trong phối hợp và hiệp tỏc giữa cỏc hoạt độmg chức năng này là giải phỏp lõu dài theo hướng đạt được cỏc mục đớch tổ chức mà khụng cần cú cấu trỳc tổ chức chớnh thức.
6.1.3.2.Hỡnh thức tổ chức nửa chớnh tắc
Hỡnh thức tổ chức nửa chớnh tắc nhận ra rằng, kế hoạch hoỏ và nghiệp vụ Logistics luụn luụn đan chộo qua cỏc chức năng khỏc nhau bờn trong cấu trỳc tổ chức của doanh nghiệp. Cỏc nhà quản trị Logistics được phõn cụng để phối hợp cỏc dự ỏn bao gồm Logistics và một số lĩnh vực. Kiểu cấu trỳc này thường được gọi là tổ chức ma trận, và đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực hàng khụng. Quan điểm đỏp ứng quản trị hệ thống Logistics được trỡnh bày ở hỡnh 6.2.
Hỡnh 6.2: Tổ chức ma trận của Logistics
Trong tổ chức ma trận, nhà quản trị Logistics cú trỏch nhiệm đối với toàn bộ hệ thống Logistics, nhưng khụng cú quyền lực trực tiếp đối với cỏc hoạt động từng phần. Cấu trỳc tổ chức truyền thống của doanh nghiệp vẫn giữ nguyờn. Nhà quản trị Logistics chia sẻ quyền quyết định và giải quyết cỏc vấn đề với nhà quản trị khu vực hoạt động. Chi phớ cho cỏc hoạt động phải được điều chỉnh bởi mỗi phũng chức năng cũng như mỗi chương trỡnh Logistics, đay là cơ sở để hiệp tỏc và phối hợp. Tuy tổ chức ma trận cú thể là hỡnh thức tổ chức hữu ớch, nhưng chỳng ta cũng nhận ra rằng, tuyến quyền lực và trỏch nhiệm trở nờn khụng rừ ràng. Những mõu thuẫn cú thể xuất hiện khụng dễ giải quyết. Tuy nhiờn, đối với một số DN, cỏch lựa chọn này là sự dung hoà giữa hỡnh thức hoàn toàn khụng chớnh tắc và hỡnh thức cấu trỳc bậc cao.
Giỏm đốc điều hành
Marketing Tài chớnh Sản xuất
V.chuyển & lưu kho đra
Dịch vụ khỏch hàng Tớnh toỏn &xử lớ đđh Dự bỏo bỏn hàng Quản trị dự trữ Mua & q.lớ nguyờn v.liệu V.chuyển & lưu kho đvào
Đảm bảo chất lượng Logistics Thẩm quyền theo dự án Thẩ m qu yền th eo chứ c n ăn g Quản trị HT thụng tin
6.1.3.3.Hỡnh thức tổ chức chớnh tắc
Đõy là hỡnh thức tổ chức tạo nờn cỏc tuyến quyền lực và trỏch nhiệm rừ ràng đối với Logistics. Về cơ bản loại hỡnh này bao gồm
(1) bố trớ nhà quản trị vào vị trớ cấp cao đối với cỏc hoạt động Logistics;
(2) xỏc định quyền lực của nhà quản trị ở mức cấu trỳc của tổ chức cho phộp điều hoà hiệu quả với cỏc lĩnh vực chức năng quan trọng khỏc (tài chớnh, nghiệp vụ, và marketing). Điều này tăng cường và tổ chức nhõn sự Logistics vào trong hỡnh thức thỳc đẩy sự phối hợp hoạt động.
Cỏc doanh nghiệp lựa chọn hỡnh thức tổ chức này trong trường hợp cỏc loại hỡnh khỏc khụng hiệu quả hoặc khi cần phải tập trung mọi nỗ lực cho cỏc hoạt động Logistics.
Cấu trỳc tổ chức loại hỡnh này được trỡnh bày ở hỡnh 6.3.
Hỡnh 6.3: Cấu trỳc tổ chức Logistics chớnh tắc
Thiết kế cấu trỳc loại hỡnh tổ chức này đem lại một số kết quả quan trọng.
Thứ nhất, vị trớ của Logistics được nõng cao ngang tầm với cỏc lĩnh vực chức năng khỏc, và quyền lực của nhà quản trị Logistics cũng ngang bằng với cỏc nhà quản trị chức năng quan trọng khỏc. Khi chức năng Logistics ngang bằng với cỏc chức năng khỏc, thỡ sẽ tạo nờn sức mạnh kinh doanh của doanh nghiệp;
Thứ hai, tạo ra một số lượng hạn chế lĩnh vực quản trị dưới quyền trưởng phũng Logistics, cú nghĩa tạo khả năng chuyờn mụn hoỏ và tập trung hoỏ quản trị Logistics. Hỡnh 6.3 thể hiện việc taọ nờn 5 lĩnh vực với nhà quản trị phõn tỏn cho từng lĩnh vực và được quản trị như một thực thể phõn biệt. Như vậy, cấu trỳc tổ chức chớnh tắc là sự cõn đối giữa tối thiểu hoỏ số lượng cỏc nhúm hoạt động nhằm khuyến khớch sự phối hợp