CHƯƠNG 3 QUẢN TRỊ DỰ TRỮ 3.1Khỏi niệm, phõn loại dự trữ
3.1.2 Phõn loại dự trữ
Dự trữ gồm nhiều loại và cú thể phõn theo nhiều tiờu thức khỏc nhau. Một số tiờu thức chủ yếu để phõn loại dự trữ trong hoạt động logistics:
* Phõn loại theo vị trớ của sản phẩm trờn dõy chuyền cung ứng; * Phõn loại theo cỏc yếu tố cấu thành dự trữ trung bỡnh
* Phõn loại theo mục đớch của dự trữ * Phõn loại theo thời hạn dự trữ;
a. Phõn loại theo vị trớ của sản phẩm trờn dõy chuyền cung ứng
Logistics là một chuỗi cỏc hoạt động liờn tục, cú liờn quan mật thiết với nhau, tỏc động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một cỏch khoa học và cú hệ thống, nhằm chu chuyển hàng húa dịch vụ, … và những thụng tin cú liờn quan, từ điểm đầu đến điểm cuối của dõy chuyền cung ứng với mục tiờu thỏa món nhu cầu của người tiờu dựng một cỏch tốt nhất. Để đảm bảo cho quỏ trỡnh logistics diễn ra liờn tục thỡ dự trữ sẽ tồn tại trờn suốt dõy chuyền cung ứng, ở tất cả cỏc khõu (hỡnh 3.1):
Ghi chỳ: Quy trỡnh logistics Quy trỡnh logistics ngược (Reverse logistics flow)
Hỡnh 3.1: Cỏc loại dự trữ phõn theo vị trớ trờn dõy chuyền cung ứng
* Nhà cung ứng – thu mua * Thu mua – sản xuất * Sản xuất – Marketing * Marketing – Phõn phối * Phõn phối – Trung gian * Trung gian – Người tiờu dựng
Dự trữ nguyờn vật liệu thành phẩmDự trữ bỏn Dự trữ thành phẩm của nhà sx Dự trữ sản phẩm trong phõn phối Dự trữ của nhà cung cấp Dự trữ của nhà bỏn lẻ Dự trữ trong tiờu dựng Tỏi tạo và đúng gúi lại Phế liệu phế
Hỡnh 3.1 cho thấy, để thực hiện quỏ trỡnh logistics liờn tục cần cú nhiều loại dự trữ. Trước tiờn là nhà cung cấp muốn đảm bảo cú đủ nguyờn vật liệu để cung ứng theo đơn đặt hàng của người sản xuất thỡ cần cú dự trữ của nhà cung cấp. Khi nguyờn vật liệu được giao cho người sản xuất, sau khi kiểm tra và làm thủ tục cần thiết sẽ được nhập kho – dự trữ để đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất được tiến hành liờn tục, nhịp nhàng, đú là dự trữ nguyờn vật liệu. Trong suốt quỏ trỡnh sản xuất, nguyờn vật liệu dưới dự tỏc động của cỏc yếu tố khỏc, như: mỏy múc, sức lao động, … dần biến thành sản phẩm. Để quỏ trỡnh sản xuất được liờn tục, thỡ trong mỗi cụng đoạn của quỏ trỡnh lại cú dự trữ bỏn thành phẩm. Để cú đủ sản phẩm theo yờu cầu của cỏc đơn đặt hàng, thỡ sản phẩm làm ra sẽ được dự trữ tại kho thành phẩm của nhà mỏy, chờ đến khi đủ số lượng mới xuất đi. Đú là dự trữ sản phẩm tại kho của nhà sản xuất. Trong quỏ trỡnh lưu thụng, phõn loại hàng húa sẽ được dự trữ tại cỏc trung tõm phõn phối khu vực, tại kho của cỏc nhà buụn … - Dự trữ sản phẩm trong phõn phối. Khi sản phẩm đến tay cỏc nhà bỏn lẻ, để đỏp ứng yờu cầu của người tiờu dựng mọi lỳc, nhà bỏn lẻ sẽ tổ chức dự trữ hàng húa tại cỏc kho, cửa hàng – Dự trữ của nhà bỏn lẻ, và cuối cựng sản phẩm đến tay người tiờu dựng, họ sẽ tổ chức dự trữ để đỏp ứng nhu cầu cỏ nhõn – Dự trữ của người tieu dựng.
Theo chiều thuận, quỏ trỡnh logistics sẽ đi từ người cung cấp nguyờn vật liệu cho người tiờu thụ sản phẩm cuối cựng, ở mối khõu của quỏ trỡnh đều tổ chức dự trữ để đảm bảo cho quỏ trỡnh liờn tục và hiệu quả. Thực tế cho thấy, ở mỗi khõu trong quỏ trỡnh logistics cú thể xuất hiện những sản phẩm khụng đạt yờu cầu cần phải hoàn trả lại, những sản phẩm hư hỏng, khiếm khuyết, đũi hỏi phải tỏi chế, bao bỡ dỏn nhón lại. Từ đú dẫn đến nhu cầu phải tổ chức quỏ trỡnh logistics ngược (reverse logistics) và ở mỗi khõu cũng sẽ hỡnh thành dự trữ. Trong cỏc loại dự trữ ở hỡnh 3.1, cú 4 loại dự trữ chủ yếu (hỡnh3.2)
Hỡnh 3.2: Cỏc loại dự trữ chủ yếu phõn theo vị trớ trong hệ thống logistics
Theo hỡnh thỏi vận động của sản phẩm trong hệ thống logistics người ta cũn cú thể chia dự trữ làm hai loại: Dự trữ tại cỏc cơ sở Logistics và dự trữ trờn đường vận chuyển
- Dự trữ tại cỏc cơ sở logistics, bao gồm dự trữ trong kho nguyờn vật liệu, phụ tựng, … (gọi chung là kho vật tư); Dự trữ trong cỏc kho bỏn thành phẩm của cỏc tổ, đội, phõn xưởng sản xuất; Dự trữ trong kho thành phẩm của nhà sản xuất; Dự trữ trong cỏc kho của trung tõm phõn phối, kho của cỏc nhà bỏn buụn, bỏn lẻ; Dự trữ trong cửa hàng bỏn lẻ … Lượng dự trữ này đảm bảo cho sản xuất được liờn tục và đỏp ứng yờu cầu kinh doanh của cỏc nhà bỏn buụn, bỏn lẻ, cũng như thỏa món nhu cầu của người tiờu dựng.
- Dự trữ hàng húa trờn đường vận chuyển: là dự trữ hàng húa đang trong quỏ trỡnh vận động từ điểm đầu đến điểm cuối dõy chuyền cung ứng. Thường thời gian vận chuyển trờn đường vận chuyển bao gồm: Thời gian hàng húa được chuyờn chở trờn cỏc phương tiện vận tải, thời gian bốc dỡ, chuyển tải, thời gian hàng được bảo quản, lưu trữ tại kho bói của cỏc đơn vị vận tải.
Dự trữ bỏn thành phẩm Dự trữ sản phẩm trong sản xuất Dự trữ sản phẩm trong phõn phối Dự trữ nguyờn vật liệu
b. Phõn loại theo cỏc yếu tố cấu thành dự trữ trung bỡnh
Dự trữ chu kỳ : là dự trữ để đảm bảo cho việc tiờu thụ sản phẩm (sản xuất hoặc bỏn hàng) được tiến hành liờn tục giữa hai kỳ đặt hàng (mua hàng) liờn tiếp
Dự trữ định kỳ được xỏc định bằng cụng thức: Dck =Qn =m.tdh
Trong đú:
Dck : Dự trữ chu kỳ (Qui mụ lụ hàng nhập - Qn)
m : mức bỏn/ tiờu thụ sản phẩm bỡnh quõn 1 ngày đờm. Tdh : thời gian của một chu kỳ đặt hàng (ngày)
Như vậy dự trữ chu kỳ phụ thuộc vào cường độ tiờu thụ sản phẩm và độ dài chu kỳ đặt hàng. Khi những yếu tố này thay đổi thỡ dự trữ chu kỳ sẽ thay đổi theo.
Trong trường hợp chỉ cú dự trữ chu kỳ, dự trữ trung bỡnh bằng 1/2 qui mụ lụ hàng nhập (D Qn
2 1
= )
+ Dự trữ bảo hiểm: Dự trữ chu kỳ chỉ cú thể đảm bảo cho quỏ trỡnh tiờu thụ sản phẩm được liờn tục khi lượng cầu (m) và thời gian cung ứng/ chu kỳ đặt hàng (tdh) khụng đổi. Một khi m hoặc tdh hoặc cả hai yếu tố này thay đổi, dự trữ chu kỳ khụng thể đảm bảo cho quỏ trỡnh diễn ra liờn tục, mà cần cú dự trữ dự phũng, hay dự trữ bảo hiểm.
Dự trữ bảo hiểm được tớnh theo cụng thức sau: Db = δ.z
Trong trường hợp doanh nghiệp phải cú dự trữ bảo hiểm, dự trữ trung bỡnh sẽ là:
b
DQ
Q
D = +
2
+ Dự trữ trờn đường: Dự trữ sản phẩm trờn đường được xem là một bộ phận cấu thành nờn dự trữ trung bỡnh, nú bao gồm: dự trữ hàng hoỏ được chuyờn chở trờn cỏc phương tiện vận tải, trong quỏ trỡnh xếp dỡ, chuyển tải, lưu kho tại cỏc đơn vị vận tải. Dự trữ trờn đường phụ thuộc vào thời gian sản phẩm nằm trờn đường và cường độ tiờu thụ hàng húa, và bờn đảm bảo dự trữ trờn đường là bờn sở hữu sản phẩm trong quỏ trỡnh vận chuyển.
Dự trữ trờn đường được tớnh theo cụng thức sau:
v
v
m t
D = .
Db- Dự trữ bảo hiểm
δ- Độ lệch tiờu chuẩn chung
z- Hệ số tương ứng với xỏc suất cú sẵn sản phẩm để tiờu thụ (tra bảng)
Dv- Dự trữ sản phẩm trờn đường
- Mức tiờu thụ sản phẩm bỡnh quõn một ngày - Thời gian trung bỡnh sản phẩm trờn đường
Nếu doanh nghiệp cú dự trữ trờn đường thỡ dự trữ trung bỡnh sẽ là: v b D D Q D= + + 2
c. Phõn loại theo mục đớch của dự trữ
+ Dự trữ thường xuyờn
Dự trữ thường xuyờn nhằm đảm bảo thỏa món nhu cầu hàng ngày. Dự trữ thường xuyờn phụ thuộc vào cường độ và sự biến đổi của nhu cầu và khoảng thời gian giữa 2 thời kỳ nhập hàng. Dự trữ thường xuyờn bao gồm dự trữ chu kỳ và dự trữ bảo hiểm.
+ Dự trữ thời vụ
Cú những loại hàng hoỏ tiờu thụ quanh năm, nhưng sản xuất cú tớnh thời vụ như: nụng sản, ngược lại cú những sản phẩm chỉ tiờu dựng theo mựa vụ nhưng cú thể sản xuất quanh năm như : quần ỏo thời trang. Để đỏp ứng những nhu cầu nờu trờn thỡ phải cú dạng dự trữ theo mựa vụ. Một số vớ dụ về dạng dự trữ này, như: ở xứ lạnh người ta dự trữ rau để phục vụ cho mựa đụng; cỏc cụng ty thiết bị trường học dự trữ sỏch, vở, dụng cụ học sinh để phục vụ cho ngày khai trường.
d. Phõn loại theo giới hạn của dự trữ:
Theo tiờu thức này cú cỏc loại dự trữ: * Dự trữ tối đa;
* Dự trữ tối thiểu; * Dự trữ bỡnh quõn.
- Dự trữ tối đa: Là mức dự trữ sản phẩm lớn nhất cho phộp cụng ty kinh doanh cú hiệu quả. Nếu dự trữ vượt quỏ mức dự trữ tối đa sẽ dẫn đến hiện tượng hàng húa bị ứ đọng, vũng quay vốn chậm, kinh doanh khụng hiệu quả.
- Dự trữ tối thiểu: Là mức dự trữ sản phẩm thấp nhất đủ cho phộp cụng ty hoạt dộng liờn tục. Nếu dự trữ sản phẩm dưới mức này sẽ khụng đủ nguyờn vật liệu cung cấp cho sản xuất, khụng đủ hàng húa cung cấp cho khỏch hàng, làm giỏn đoạn quỏ trỡnh sản xuất cung ứng.
- Dự trữ bỡnh quõn: Là mức dự trữ sản phẩm bỡnh quõn của cụng ty trong một kỳ định (Thường là một năm). Dự trữ bỡnh quõn được xỏc định bằng cụng thức: 1 2 1 ... 2 1 2 1 − + + + = n d d d D n Trong đú:
D
: Dự trữ trung bỡnh n d dd1, 2,..., - mức dực trữ ở những thời điểm quan sỏt; 1,2, …, n – thời điểm quan sỏt mức dự trữ.
